行政接待管理制度
1.目的
为了保障接待工作有序、顺利、进行,建立系统、规范且行之有效的接待流程,确保相关政府
领导及客户满意。
2.范围
相关政府领导及客户接待。
3.责任者
来访部门及行政部
4.程序:
4.1 接待会前
4.1.1 客人来访部门首先提出需求,填写《来访客人接待申请表》,报部门领导审核后转行政部
审批。
4.1.2 来访客人接待申请内容要明确来访人姓名、人数、单位、来访事由、是否用餐、有否住宿、
其它(含民族禁纪)等。具体内容见《来访客人接待申请表》
4.1.3 行政部按照《来访客人接待申请表》有内容,安排接待,如有未达到要求的事项,需与来
访部门协商,确定替代方案。
4.1.4 行政人事部提前准备咖啡,茶水,水果等其他受访部门所需物品;
4.1.5 需要制作欢迎横福、欢迎牌需提前与来访部门确定内容,并委托设计部制作。
4.2 接待会中
4.2.1 接待室在接待前半个小时要做好清洁,桌椅摆放整齐,.水果、茶水杯清洁完毕后提前摆
放于会议室内,待来访者即将到来时(5 分钟内),将茶水、咖啡斟满,及时关注茶水、
咖啡若变凉,应及时更换;
4.2.2 会议地点保证温度适宜,提前打开空调,将桌椅摆放整齐;
4.2.3 来访者到来后,由受访部门迎接并将其带入原定会议地点。
4.2.4 提前通知与会人员时间、地点。
4.2.5 会议中要做好会议记录,
4.2.6 重要领导要进行摄像。
4.2.7.每隔 10-20 分钟进入会议地点,将领导及客户之茶水斟满。
4.3 接待会后
4.3.1 会后通知保洁人员并配合行政人事部同将剩余茶水、咖啡、水果等其他垃圾清理完毕,桌
面擦拭干净,桌椅摆放整齐;关闭空调、照明设备及投影仪等。
4.3.2 会后需要参观的地点要在会议进行时做好准备工作,会后结束后可马上参观。
4.3.3 做好车辆安排,及时做好客人用餐、住宿。