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技术档案管理制度、质量控制制度、财务管理制度.doc
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技术档案管理制度、质量控制制度、财务管理制度.doc
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技术档案管理制度
1.总那么:1.1 为建立、健全公司技术档案工作,完整地保存和科学地管理公
司的技术档案,充分发挥技术档案在公司建立和开展中的作用,更好地为公司
各生产技术部门效劳。特制订本管理制度。1.2 本公司技术档案是指各技术部
门在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保
存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料
以及外来、外购的图纸、资料、图书等。1.3 公司技术职能部门、车间要把技
术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中,保证其技术文件材料的积累,
到达收集齐全、整理系统,并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的
顺利开展。1.4 按照集中统一管理技术档案的根本原那么,公司技术部设立综
合档案室,并配备专职人员管理。综合档案室在技术主管的直接领导下,集中
统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技
术档案工作,到达全公司技术档案的完整、准确、系统、平安和有效利用。
2 技术文件资料的归档:2.1 每一个技术工程完成或告一段落后,都要有完
整、准确、系统的技术文件资料,并按公司形成技术文件资料的归档围和要求,
将所形成的技术文件资料加以系统的整理,组成保管单位〔卷、代、册、盒〕,
由技术主管审查后及时向公司综合档案室移交归档。2.2 各部门或技术人员在
移交技术档案或技术文件资料时,交接双方应按规定办理交接手续(参见
PD423? 文件控制程序 ? 表码 PD423-02),签字归档备查。凡不符合组卷要求
或技术文件资料不全的,管理人员有权拒绝接收。2.3 凡需归档的技术文件资
料,应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良,字迹工整,
图纸按规格绘制,图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。2.4 凡各部
门形成的图纸类文件,应描制底图一份,并经技术责任签字后,向档案室移交
归档。2.5 凡外来、外购回公司的图纸资料,随仪器、设备入厂的图纸、使用
说明书、电气线路图等在前,有关单位必须通知资料管理人员参加清点,如数
归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。
3 综合档案室的任务和管理人员的职责:3.1 综合档案室的任务:3.1.1
集中、统一、科学地管理好技术档案,维护技术档案的完整、系统、准确和平
安,并及时、准确地提供利用。因工作严重失职,造成技术档案原件遗失、缺
漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等,管理人员应负主要责任,严重者
调离岗位。3.1.2 协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累
和正确地整理、立卷归档工作。3.1.3 承当技术文件资料的接收、复制、借
阅、发放和建档,提供技术资料为全公司有关单位和技术人员效劳。3.2 技术
档案管理人员的职责:3.2.1 认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研
业务,提高管理水平,保证技术档案工作任务的完成。积极主动地为生产、开
发提供技术资料。3.2.2 科学地管理全公司技术档案,承办技术资料和技术
档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及
绘制检索工具等工作。3.2.3 遵守公司 XX
制度 ,做好平安保卫工作。
3.2.4 严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。3.2.5 保持档案室整
洁、卫生,对破损或变质的档案,要及时修补和提出复制。
4 技术档案的鉴定和销毁:4.1 认真做好技术档案的容、保管期限的鉴定工
作。因破损或变质的档案,复制后,原档案保管期限为半年。因修改容而更换
- . 可修编.
- .
的档案,原档案报废,保管期限为一年。4.2 凡要销毁的技术档案,必须造具
清册,经主管领导审批后,在指定监销人监视下进展销毁,防止失密。有关鉴
定报告和销毁清册必须及时归档。
5 技术档案的保管和借阅:5.1 对接收来的技术档案进展分类、编目、登记、
统计和必要的加工管理,编制? 档案查阅目录 ? ,做到定位存放,妥善保管,方
便利用。5.2 认真执行技术档案的保管检查制度,每年年底全面检查、清理一
次,做到帐档一致。并于 12 月 30 日以前整理出检查报告,交技术主管审查。
技术主管根据检查报告的结果,对出现的问题勒令档案管理员进展整改,并对
检查报告的真实性进展复查。5.3 做好技术档案的平安、XX 工作,并履行批
准和借阅手续。经常保持室清洁通风,注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和
防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案,管理人员要
及时修补和提出复制。5.4 技术档案的 XX
制度 :5.4.1 全公司职工必须严
守 XX,维护技术档案的平安。凡借阅重要的档案〔包括外来、外购的资料,随
仪器、设备回公司的文件资料,原始底图等〕,要由技术主管批准前方可借阅。
借阅者必须妥善保管,不得遗失。5.4.2 技术档案如有丧失、被盗、泄密等
情况,应立即上报并采取措施作妥善处理。5.4.3 非工作人员未经允许,不
得随意翻阅技术档案。5.5 技术档案的借阅:5.5.1 凡本公司技术人员、
工作人员,因生产需要都可借阅技术档案。由管理人员填写? 文件借阅登记表 ? ,
借阅人员签字后,方可使用。用后按期归还,经管理人员检查后,方可办理注
销手续。5.5.2 技术档案和各种设备说明书等,均在公司控制使用,档案原
件不得借出档案室,仅供在室查阅。假设需借出室,应办理手续,借出副本。
如无副本时,需经技术主管批准方能借出。
5.5.3 经同意借出之档案,每次最长时间为三天。如工作需要,到期后需继
续使用的,应办理续借手续。如遇假期,必须将所借技术档案退回。到期未归
还或未办理续借手续者,由档案管理员负责催收,并要求其限期归还。到期还
未归还,由档案管理员根据所借资料的实际价值〔各类书籍按标价、资料按制
作价格〕报技术主管审查,总经理批准后,送公司财务部,对档案借阅人进展
处分。事后借阅者如能归还所借档案,根据其时间的长短,可按处分金额的
1/2 至全额返回。5.5.4 借阅者应保持档案的完整、平安、整洁,不得转借、
拆散、涂改、抽换和丧失。借、还双方应共同清点份数、页数,并检查完整情
况,做到认真负责。如发现问题或有损坏者,及时向主管领导汇报。并根据其
完整或损坏的程度及档案的重要性进展处分,由档案管理员报技术主管审查,
总经理批准后,送公司财务部,对档案借阅人进展处分。
6 技术档案的复制和技术资料的发放:6.1 凡归档的技术文件资料,一般应
存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份,供日常借阅或发放使用,备
份文件发放后,应及时复制补充完整。6.2 需加工制作的工装类图纸文件,应
晒制三套。一套用于技术员作工艺后发放采购部备料,以及转交质量部进展木
模、坯料检查,其中装配图发放于模具保管,供工装的管理使用;一套发放生
产部或采购部,用于加工订货;一套用于档案室存档,供日常借阅使用。6.3
用于指导生产及作为验收依据的铸件图、加工图等应晒制四份,发放生产车间、
质量部、分管技术员及档案室存档。经会签后的铸件图还应至少发放一份至顾
客处,其中,重油厂需发放三份。6.4 用于指导生产及作为验收依据的泥芯图,
应晒制四份,发放外协办、生产车间、质量部、及档案室存档。6.5 用作指导
生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等,应晒制三份,发放生产车间、
- . 可修编.
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分管技术员及档案室存档。6.6 作为验收依据的检验卡片,应晒制三份,发放
质量部、分管技术员及档案室存档。6.7 因工作原因,需要发放各使用场所的
技术资料,应在技术档案交接后次日发放至各使用场所。未规定发放场所的文
件应编制? 文件发放清单 ? 〔参见 PD423? 文件控制程序 ? 表码 PD423-01〕,
发放清单由文件编制部门填写,部门主管批准后交档案室。档案室按清单的要
求发放至各使用场所,发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等,
并有接收人员签字。其它需要文件的单位或个人,应提出申请,填写? 文件领用
申请单 ? 〔参见 PD423? 文件控制程序 ? 表码 PD423-06〕,经主管领导审查、
文件编制部门主管批准后,可签名领取。6.8 发放各使用场所的文件资料,使
用者应妥善保管,不得损坏或丧失。因受条件限制,破坏或污损至无法使用时,
可到档案室换取新文件,原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。凡
使用者无法提供原文件资料,而要求档案室重新发放时,文件使用者应承当重
复发放文件的资料费用,其金额按复〔晒〕制资料的实际价格核算,由档案管
理员报技术主管审查,总经理批准后,送交公司财务部。7 技术档案和受控技
术文件的更改:7.1 当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时,应有更
改通知单。对用户提供的文件资料进展更改时,还应有用户同意更改的书面证
明,并存档备查。更改人员根据通知单的容对技术档案实施更改。修改时统一
做好修改标记,坚持技术责任签字,标明日期。同时修改清单中的更改级别,
并将修改通知保存备查。7.2 技术档案更改后,资料管理人员应及时将更改通
知单发放各相应的文件受控场所,以保证文件的使用得到有效控制。7.3 为防
止各使用场所的受控文件失控,各类受控技术文件自发放之日起,其使用期限
为一年,过期自动作废。需重复使用时,经文件归口管理部门审查后,盖上“确
认〞印章,审查人员签字认可前方可再次使用。
达招标代理 XX
- . 可修编.
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