汇编文件控制程序.doc

汇编文件控制程序 1 目的 对与质量/环境管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用文件的版本是有 效的。 2 适用范围 适用于与公司质量/环境管理体系有关的文件控制。 3 流程与职责 3.1本公司文件控制流程图如下： 不 合 不合格 格 损坏 合格 文件控制流程图 3.2 总经理负责管理手册和程序文件的批准；部门负责人负责批准本部门内部使用的文件。 3.3 分管副总经理、管理者代表负责管理手册和程序文件的审定，管理者代表负责组织有关 人员对现有文件进行评审。 3.4 管理者代表负责组织编写管理手册和程序文件，监督、审查文件控制程序执行情况，对 文件的更改或修订负责协调。 3.5 规划发展部负责管理手册和程序文件的发放和管理。 3.6 技术研发中心（股份）负责图纸、设计文件等技术文件的管理。 3.7生产技术部（股份）负责工艺规程、操作规程、检验规程、检修规程、作业指导书等 技术文件和资料的管理；负责相关法律法规的收集、整理和传递。 3.8 公司办负责公司一般行政文件和外来文件（客户提供的图纸除外）的管理；负责电子文 件的管理和协调。 3.9 安全技术部（股份）负责安全技术规程的编制和管理。 3.10化机厂负责对客户提供的图纸的管理。 3.11各部门/人员负责文件的起草和发放。负责本部门内部文件的管理。 3.12涉及国家秘密或公司商业秘密的文件按公司保密规定管理。 3.13档案科负责各类文件原稿的保存。 4 工作程序 4.1文件分类 公司的文件，分为如下几类： a) 公司制定的管理性文件，包括：管理手册，程序文件，各种规章制度、部门工作手册、 管理办法、管理标准、工作标准等。 b) 公司编制的技术性文件，包括：设计文件（图纸、设计规范等），工艺规程、分析（检 验）规程、操作规程、安全技术规程、检修规程等。 c) 外来文件，包括：来自政府部门或其他组织的行政文件、传真、电子邮件、联络函等； 接收到的法律法规、标准，客户提供的图纸等。 4.2新文件的编号 4.2.1规划发展部对管理手册和程序文件进行编号。 4.2.2公司管理文件由文件编制者从公司办文件管理员处取得文件号；部门文件，由文件 编制者从部门文件管理员处取得文件号。取号时，应填写"发文登记表"记录文件名及文 件号。 4.2.3 外来文件由公司办负责编号。编号规则由公司办确定。 4.3文件编写人员 4.3.1文件编写人员应掌握一定的文件编写技能，了解文件编写要求。 4.3.2编写技术性较强的文件（如技术标准、设计文件、工艺规程、操作规程等），编写 人员专业技术水平应达到一定的等级。 4.3.3接受文件编写任务后，编写人员应根据文件编写要求收集相关专业资料，为文件编 写做好充分准备。 4.4文件的编写 4.4.1管理手册和程序文件由管理者代表组织编写。 4.4.2技术研发中心（股份）负责编制设计文件。 4.4.3生产技术部（股份）负责编制工艺规程、操作规程、分析（检验）规程、检修规程 。 4.4.4安全技术部（股份）负责编写安全技术规程。 4.4.6各部门工作手册、质量/环境记录以及其他管理文件由相关部门组织编写。 4.5文件的审批 4.5.1管理手册、程序文件由分管副总经理、管理者代表审定、总经理批准。 4.5.2技术文件由相关部门编制，分管副总经理审定，总工程师批准。 4.5.3一般公司管理文件由总经理或副总经理批准。 4.5.4部门工作手册和适用于本部门内部的各类文件由各部门负责人批准。 4.5.5文件送审时，需在文稿上注明文件分发的部门/岗位/人员以及分发数量。 4.6文件的发放 4.6.1文件发放前，相关部门应对文件的完整性进行确认，包括：是否得到了批准，编号 、页数是否完整等，不完整时应进行修正。 4.6.2文件发放时，领用人应在"文件分发表"上签收。 4.7文件的使用 4.7.1使用人未领到文件时，不得随意复印其他人的文件，应填写"文件领用申请表"，经 有关文件管理部门批准后办理领用。 4.7.2使用人将文件丢失后，应填写"文件领用申请表"申请补发。补发的文件应给予新的 分发号。 4.7.3文件损坏后，可至文件发放部门换取新文件。新文件应与旧文件有相同的分发号。 4.8文件的更改和换版 4.8.1文件的更改需经该类文件的主管部门同意，更改后文件的审批应由原审批部门进行 。 4.8.2文件经过多次修改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废。 4.8.5作废的文件由该文件的主管部门回收，同时作出保留或销毁的决定。如需保留作废 文件，应作有效的隔离。 4.9 发外文件的控制 4.9.1提供给供方和认证机构的受控文件（如提供给外协厂的加工图纸、技术规范，提供 给认证机构的管理手册等），提供部门应做好发放登记。 4.9.2提供给客户的文件不受控，但需做好发放