程序文件汇编(2).doc

程序文件目录 "序 "程序文件名称 "程序文件编码 "主管部门 " "号 " " " " "1 "文件控制程序 "KEYANG-4.2-01-A "综合部 " "2 "记录控制程序 "KEYANG-4.2-02-A "综合部 " "3 "人力资源控制程序 "KEYANG-6.2-01-A "综合部 " "4 "设备管理控制程序 "KEYANG-6.3-01-A "技术部 " "5 "合同评审控制程序 "KEYANG-7.2-01-A "市场部 " "6 "采购控制程序 "KEYANG-7.4-01-A "市场部 " "7 "生产和服务提供过程控制程序"KEYANG-7.5-01-A "技术部 " "8 "内部审核控制程序 "KEYANG-8.2-01-A "综合部 " "9 "产品的监视和测量程序 "KEYANG-8.2-02-A "技术部 " "10 "不合格品控制程序 "KEYANG-8.3-01-A "技术部 " "11 "纠正/预防措施控制程序 "KEYANG-8.5-01-A "综合部 " 附件1管理制度清单 附件2记录清单 文件控制程序 编号：KEYANG-4.2-01-A 1目的 对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 2范围 适用于与质量管理体系有关的文件控制。 3职责 3.1总经理负责批准发布质量手册。 3.2管理者代表负责审核质量手册。 3.3各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 3.4综合部负责组织对现有体系文件的编写和定期评审。 3.5各部门相关人员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 4工作程序 4.1文件分类及保管 4.1.1质量手册、程序文件由综合部组织编写、备案、发放。 4.1.2公司质量管理体系文件分为两类： a.部门工作文件：包括管理标准（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职 要求等）；技术标准（国家标准、行业标准、检验规范等）；部门记录文件等。由各相 关部门自行保存并报综合部备案。 b.其他质量文件：可以是针对特定产品或合同编制的质量计划或其他标准、规范等， 文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。 4.1.3公司管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量 管理体系有关的政策、法规文件等，由综合部保存。 4.2文件的编号 4.2.1质量管理体系文件的编号 a.质量手册：公司名称代号-QB-版次，手册中各章以章节号区分； 例如：KEYANG-QB-A，表示公司质量手册第一版 b.程序文件：公司名称代号-标准条款-顺序号-版次； 例如：KEYANG-42-01-A ，表示公司文件要求第一个程序，A版。 c.记录：J/标准条款-记录编号； 例如：J/42-01，表示公司关于文件控制的第一份质量记录。 d.作业指导书：KEYANG/Z-顺序号； 例如：KEYANG/Z-01，表示公司第一份作业指导书。 e.各部门其他质量文件：部门代号-年号-顺序号； 例如：BG-2011-05，表示综合部于2011年发放的第5号文件。 4.2.2各部门代号（汉语拼音第一个大写字母号）及文件分发号规定如下： a.部门代号： 总经理：ZJL，管理者代表：GLZ，综合部：ZH，市场部：JS，技术部：JS，财务部： CW。 b.文件分发号： 总经理：01，管理者代表：02，综合部：03，市场部：04，技术部：05，财务部：0 6。 4.3文件的编写、审核、批准、发放 4.3.1《质量手册》由综合部负责组织编写，由管理者代表审核，报总经理批准发布， 由综合部负责登记、发放。 4.3.2《程序文件》由综合部组织各部门编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批 准，综合部负责登记、发放。 4.3.3应确保文件使用场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写 《文件发放、回收记录》。 4.4文件的受控状况 对公司的电子版本文件只有在管理者代表的授权下才能进行传递、发送、借阅；如要 进行更改须按照4.5条款执行。 4.5文件的更改 4.5.1所有文件的更改由综合部组织，经相关部门评审并填写《文件更改申请单》，经 管代审核，报总经理批准后更改，由综合部发放。综合部应保留文件更改、评审的记录 。 4.5.2所有被更改的原文件必须由综合部收回，以确保有效文件的唯一性。 4.6文件的领用 4.6.1文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经综合部负责人审批方可领用；技 术文件应填写《技术文件发放登记表》。 4.6.2因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应的旧文件；因丢失而补 发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失文件的分发号失效；发放部门作好相应签 收记录。 4.7文件的保存、作废与销毁 4.7.1文件的保 文件控制程序是组织质量管理体系中的核心环节，它确保了所有相关场所使用的文件都是最新且有效的。这份名为"程序文件汇编(2).doc"的文件详细描述了一个公司的文件控制流程，涉及从文件分类、编号、编写、审核、批准、发放到文件的受控状况、更改、领用、保存、作废与销毁等多个方面。 1. **文件分类及保管**： - 文件分为两类：部门工作文件和其它质量文件。前者包括管理、工作、技术标准以及部门记录，由各部门自行保存并报综合部备案；后者则根据特定产品或合同编制，由业务部门保存、使用。 - 公司管理性文件，如行政管理制度和外来文件，由综合部统一保存。 2. **文件编号**： - 文件编号系统严谨，包括质量手册、程序文件、记录、作业指导书和部门其他质量文件，每个类别的文件都有特定的编号规则，便于识别和管理。 3. **文件的编写、审核、批准、发放**： - 《质量手册》由综合部组织编写，管理者代表审核，总经理批准，由综合部负责发放。 - 《程序文件》同样由综合部组织编写、汇总，经过审核、批准后发放。 - 文件发放时需确保所有使用场所获得适用版本，并记录发放和回收情况。 4. **文件的受控状况**： - 电子版本文件的传递、发送、借阅需管理者代表授权，更改须按指定流程执行。 5. **文件的更改**： - 更改文件需由综合部组织，相关部门评审，通过《文件更改申请单》完成，更改后的文件由综合部发放，并保存更改记录。 - 原文件在更改后由综合部收回，以保持有效文件的唯一性。 6. **文件的领用**： - 领用文件需填写《文件发放、回收记录》，技术文件还需填写专门的发放登记表。 - 领用新文件时，因破损替换的文件分发号不变，丢失文件补发需给予新分发号并注明旧号失效。 7. **文件的保存、作废与销毁**： - 文件需妥善存储，保持清晰、易读和可检索。 - 失效或作废文件由综合部及时处理，防止误用。 通过这样的文件控制程序，公司能够有效地管理其质量管理体系中的文件，确保信息的准确性和一致性，从而提高工作效率，保证产品质量。这一体系体现了ISO9001质量管理体系的要求，对维持和改进组织的质量管理具有重要意义。