文件控制程序(19).doc

1. 目的 确保质量管理体系所要求的文件得到有效控制，以使其适用、有效和不致被误用。 2. 适用范围 本程序适用于与质量管理有关的文件，包括质量管理体系文件、技术文件和资料，以 及外来文件（各类标准、产品图样等）。 3. 职责 3.1质量管理体系文件（除技术文件和资料外）由管理部负责归口管理； 3.2技术文件和资料由工程技术中心负责管理； 3.3管理部负责人事文件资料的管理； 3.4各部门使用的文件，由各部门自行负责管理。同时，各部门应做好公司或部门所 发文件归档工作； 3.5工程技术中心负责外来标准、法规及其他外来质量文件(含客户的图纸)统一收发 控制。 4. 工作程序 4.1文件和资料的分类 4.1.1质量手册（包括方针、目标）； 4.1.2程序文件； 4.1.3作业规范（检验规范、操作规范等）； 4.1.4行政文件（如规章制度、任命书、通告等）； 4.1.5技术文件（如检验标准、技术标准、工艺文件、产品图纸等）； 4.1.6外来文件（如上级下文、信息反馈、行业标准、客户图纸、供方资料等）； 4.1.7记录。 4.2文件编制和审批 任何文件的编制都必须具备可靠性依据，并且保证依据的持续性和可查性。 4.2.1质量手册由品管部组织有关部门人员编写，管理者代表审核，由总经理批准发 布实施； 4.2.2质量体系程序文件由各有关部门负责起草，管理者代表审核，由总经理批准发 布实施； 4.2.3作业规范由各有关部门负责起草，部门负责人审核，由主管领导批准发布； 4.2.4行政文件由管理部负责组织各相关部门起草，经主管领导审核，报总经理批准 发布实施； 4.2.5技术性文件和资料由工程技术中心负责起草，部门经理审核，工程技术中心主 管领导批准后发布实施； 4.2.6记录按《质量记录管理程序》执行。 4.3文件发放 4.3.1质量手册、程序文件、作业规范文件由管理者代表确定发放范围，由管理部统 一发放，凡"受控文件"必须限制发放范围、份数，并作好文件分发、签收记录； 4.3.2技术文件由工程技术中心负责人确定发放范围，由工程技术中心发放； 4.3.3行政文件由总经理确定发放范围，由管理部发放； 4.3.4文件发放时应由领用人在《文件发放/回收登记表》上签收； 4.3.5 "受控文件"标识：凡质量手册、程序文件、技术文件等均盖"受控文件"章； 以重要通知形式发的文件（有编号、日期、公章/红）可不再盖"受控文件"章。 4.4有效版本 为了有效地控制文件版本的统一性，应做到： 4.4.1文件管理部门应建立各类文件的《有效文件清单》/《技术文件目录》发到各有关部 门，若文件进行更改， 应及时重新发布《有效文件清单》/《技术文件目录》以便识别文件现行修订状态； 4.4.2确保使用场所得到有效版本文件，使所有应该得到文件的部门或单位，都能得 到最新修订的有效版本的文件，应注意把发放范围尽可能缩小，具有针对性； 4.4.3将失效或作废文件及时清理整顿，遵循"谁发放，谁收回"的原则，确保不致发 生误用； 4.4.4当文件的局部或全部更换时（或废止时），应将原文件或作废的章页收回，以 确保在使用场所的文件为正确版本。作废文件正常保留一份备案后，其余的可予销 毁。保留的作废文件应标识"作废保留"，以防误用。 4.5文件更改 文件应根据实际情况适时加以更改，以保持文件的持续有效性和文件适宜性。文件 更改应由提出部门或人员填写《文件更改记录单》或《技术文件变更通知单》，报原审 批人进行审批。若因机构、人员发生变化或调动，原审批人不适于审批时，可以由 相应职务的人员进行审批，如发生重大修改，则应进行文件评审，评估这种修改对 全局的影响，文件评审按4.9的规定进行，文件更改经批准后，由相应的管理部门负 责修改，并通知到各部门。 4.6文件标识 4.6.1凡非受控文件一律不盖标识章； 4.6.2凡需受控文件一律加盖"受控"，并注明"分发号"； 4.6.3外来文件应加"受控"标识； 4.6.4文件编号唯一性具体详见《文件编号规则》。 4.7文件的使用要求 4.7.1文件应保持清晰。对多次修改、不够清晰的文件应换版。文件持有人应爱护文 件。如文件已模糊不清（如工艺图样遭油污），应按规定及时调换。 4.7.2易于识别和检索。文件编号应保持唯一性，并标注在显见的位置。档案管理应 按文件分类号便于检索。 4.8文件借阅、复制、外发 由于种种原因需借阅、复制、外发，需经相关部门主管批准并到文件管理文员登记 后方可执行。 4.9对外来文件的管理 4.9.1工程技术中心接收和搜集国际、国内、行业内等最新标准以及相关的法律法规 ，登录在《产品标准、规范清单》上。根据需要，由工程技术中心负责授权的人员确定 发放范围，并做好登记工作； 4.9.2 对于上级主管部门的文件，由管理部门负责存