1文件控制程序.doc

1.0 目 的 为规范本公司所有管理体系文件的制定、修订、核编、编号、借阅、发行、分发、修 改、废止等作业，使各部门适时获得最新有效之文件，以确保各管理体系之正确执 行，特制订本程序。 2.0 范 围 适用于本公司手册、程序文件、三阶文件、表单、以及客户标准、国家标准、国际 标准等外来文件和资料的控制。 3.0 权 责 3.1总厂文控中心： 负责管理体系手册及程序文件统一登记、分类、管理保存。所有分厂 有关管理体系手册及程序文件受控文件的发行，均由总厂文控中心 分发给分厂文控中心后，由分厂文控中心再分发到各部门。 3.2各分厂文控中心：负责本分厂管理体系受控文件、资料、记录的统一登记、分类、 管理保存。 3.3本公司文件的制订、审批、修改废止及收发控制职责表如下： "项目 "文件阶别 "制订 "审查 "批准 "控制部门 " "序号 " " " " " " "3.1.1 "一阶文件 "ISO办公室 "管理者代表 "总经理 "文控中心 " "3.1.2 "二阶文件 "各部门 "各部门主管 "管理者代表 "文控中心 " "3.1.3 "三阶文件 "各部门 "各部门主管 "正/副管理者代表 "文控中心 " "3.1.4 "四阶文件 "各部门 "随文件一并审核、批准 "各制订部门 " 3.4 外来文件：外来文件经接收部门负责人签收后，转交由文控中心统一控制（登录、 发行、回收、保存、销毁等）。 4.0 定 义 4.1 受控文件： 受控文件指经审核和批准，按照发放范围登记、分发，并能保证收回 的文件。受控文件未经文件管理部门批准不得复制，文件正本不盖章 保存于文控中心,发放于使用部门的文件必须加盖红色"受控文件章"予 以控制。 4.2 非受控文件：仅用作学习、参考的文件、在活动中不产生法律效力。非受控文件可 以是经权责批 准后的受控文件的影印本，作废版本。非受控文件必须加盖红色"参 考文件章"。 4.3 三阶文件（广义）：本公司的三阶文件包括：管理规定、作业指导书、检验标准书 和规范及它们的附件。还包括部分记录。 4.4 外来文件：指来源于公司外部用以指导、约束本公司某些作业的文件。（例如：顾 客标准、国家标准、国际标准、法律法规等）。 4.5 临时文件：在特殊情况下（如打样需要、工艺变更、设备原因、体系运作等），当 现行体系文件不能满足产品质量或体系运作要求时，并且这种情况只是 暂时性出现，则采用发行临时文件方式进行管制。 5.0 作业内容 5.1 文件编写原则 手册、程序文件与三阶文件文字由左到右横向书写，必要时辅以表单、图片及流程 作为附件。 5.2 文件打印格式 手册由文控中心依实际需要确定打印规格；程序文件由相关部门按5.6格式进行编 写；三阶文件按5.7由各部门自行依据实际编写，但同部门同类三阶文件格式须统 一。 5.3文件类别代号类别 依文件架构各分为四种文件代号，如下表： "代号 "文件类别 "代号 "文件类别 " "M "体系手册 "WI "作业指导书 " "P "体系的程序文件 "F "表单 " 4. 文件体系架构 文件体系架构分为：手册、程序、计划/作业指导书/检验标准书、表单。 5. 手册编号原则 5.5.1 手册编号原则 KL- M- 流水号（01～99） 文件阶别（M:手册） 体系类别[Q:质量(含TS16949),E:环境,F:财务,A:行政, R:ROHS,O:职业健康安全,P:三个以上体系共用 手册] 公司汉语拼音第一个大写字母 5.5.2 手册内容 5.5.2.1 封面、文件变更履历表、总经理声明、手册目录，手册说明。 5.5.2.2 公司简介，引用的标准，术语和定义，范围和适用领域。 5.5.2.3 方针、目标和承诺。 5.5.2.4 组织结构、职责、权限。 5.5.2.5 组织界面 5.5.2.5.1 体系程序展开权责表： 5.5.2.5.2 控制流程图。 5.5.2.5.3 管理体系要求描述。 5.5.2.6 管理体系要求描述。 5.6 程序文件之格式规范 5.6.1 程序文件编号原则： KL- P- - 分厂适用代码：（A：程序适用第一工场；B：程序适用第二工 场；无A或B程序为一二工场共用） 程序文件流水号（01～99） 文件类别：（QP：质量程序； EP：环境程序；RP：有害化学物质管理程序; PP：三个以上体系共用的） 公司汉语拼音第一个大写字母 5.6.2程序文件分段式编写 5.6.2.1 目的：叙述制订该作业程序的目的。 5.6.2.2 范围；说明该作业程序适用的范围。 5.6.2.3 权责：程序文件内容中，所涉及的主要部门或人员所应有的权限和必须承 担的责任。 5.6.2.4 定义：解释在本程序内容中，涉及非国际公认、特殊事项、专业名称或英 文缩写，若无需这义的名称，可标明"（无）" 文件控制程序是企业确保管理体系有效运行的关键环节，它涉及到文件的整个生命周期，包括制定、修订、核编、编号、借阅、发行、分发、修改和废止等过程。本程序旨在规范公司内部的所有文件管理，确保各部门都能及时获取最新的有效文件，从而保证管理体系的正确执行。 文件控制涵盖的范围广泛，包括公司手册、程序文件、三阶文件（如管理规定、作业指导书、检验标准书等）、表单，以及外部来源的文件，如客户标准、国家标准、国际标准等。这些文件的控制工作主要由总厂和各分厂的文控中心负责，它们承担着文件的统一登记、分类、管理和保存职责。 文件的制订、审批、修改和废止遵循一定的职责分配。一阶文件（如手册）由ISO办公室起草，管理者代表审查，总经理批准，文控中心控制；二阶文件由各部门负责起草、审批，管理者代表批准，文控中心控制；三阶文件则由各部门起草、主管审批，正/副管理者代表批准，同样由文控中心控制。四阶文件的起草、审批和控制由各部门自行完成。 文件分为受控文件和非受控文件。受控文件经过审核和批准，有明确的发放范围，需登记分发，并确保能够收回。它们不被随意复制，正本存放在文控中心，分发出去的文件应盖有“受控文件章”。非受控文件通常用于学习和参考，不具备法律效力，可以是受控文件的影印本或废止版本，需盖上“参考文件章”。 三阶文件是指管理规定、作业指导书、检验标准书等，包括附件和部分记录。外来文件是指来自公司外部，对公司某些作业具有指导和约束作用的文件，如顾客标准、国家标准等。在特定情况下，如工艺变更或体系运作需要，可能会发行临时文件以满足临时需求。 文件编写原则规定手册、程序文件和三阶文件的文字方向为从左到右，有时会辅助以表单、图片和流程图。文件打印格式根据文件类型有不同的规范，如手册由文控中心确定打印规格，程序文件按特定格式编写，三阶文件则由各部门按统一格式自行编写。 文件编号遵循一定的规则，例如手册编号包含公司拼音首字母、文件类别和流水号，程序文件编号则包括分厂代码、文件类别和流水号。手册内容一般包括封面、文件变更历史、总经理声明、目录、公司介绍、引用标准、术语定义、范围、方针、目标、组织结构、权限、流程图和管理体系描述等。程序文件则应包含目的、范围、权责、定义等分段式内容。 通过这样的文件控制程序，企业能够有效地管理和维护其文件系统，确保信息的准确性和一致性，从而支撑整个管理体系的有效运行。