010文件控制程序.doc

"1.0 目的及适用范围 " "本公司制定并保持文件化程序，旨在确保使用有效的版本，防止使用失效或作废的文件。" " " "适用于对公司所有质量管理体系文件的控制，其中记录的控制在《质量记录控制程序》中予" "以规定。 " "2.0定义 " "2.1内部文件：依据公司内部活动行为之特征或依据外来文件之需要而进行适切转换产生 " "的文件。 " "2.2外部文件：凡来自国际、国家标准机构、国家法律、行政机构、客户等之标准、法规 " "、要求性文件都属于外来文件，此类文件将规范或指导公司行为活动。 " "2.3主导部门：对某一活动之执行负管理、规划、跟催之责任部门。 " "2.4系统文件：阐述系统活动总体政策程序文件公司经营宗旨，并为此描述总体架势之纲 " "领性文件。 " "2.5程序文件：规定某一要素活动实现之流程、活动之时机与目的、担负管理与实施之责 " "任部门等指导性文件。 " "2.6指导书：为实现某项活动而详细描述其步骤、方法之文件。 " "2.7表单：规定用于记录活动内容、状况或结果之文件。 " "3.0 相关部门职责和权限 " "3.1 总经理负责批准、发布质量手册和程序文件。 " "3.2 管理者代表/质量负责人负责审核质量手册和程序文件。 " "3.3 文控中心负责体系文件的发放和管理。 " "3.4 研发部负责技术文件和资料的编制、送审后发放、更改和管理。 " "3.5 品管部负责质量管理体系文件的组织编制、校核、修改、换版和解释。 " "3.6 各有关部门负责各自部门的专用文件及资料的管理。 " "4.0 工作程序 " "4.1 文件和资料的分类和编号 " "4.1.1 文件和资料从内容上分为5类： " " 质量手册 " " 程序文件 " " 作业指导书 " " 外来文件 " " 质量记录 " " 建立获证产品的档案(认证的相关资料和记录，如认证证书、型式试验报告、初始/年度 " "监督工厂检查报告、产品变更/扩展批准资料、年度监督检查抽样检测报告、适用简化流 " "程的关键件变更批准的相关记录等。这些资料和记录在证书到期后，仍需保存24个月以上" ")。 " "4.1.2文件和资料的编号 " "4.1.2.1规则编号采用英文与阿拉伯数字相结合的方法,按文件类别、部门代码、序号项目" "排列组成。 " "4.1.2.2公司代码：本公司为深圳市谊宇诚光电科技有限公司，代码为英文字母:TKL 。 " "4.1.2.3 文件代码： " "质量手册：用英文字母QM表示 ； 程序文件：用英文字母QP表示； " "作业指导书：用英文字母WI 表示； 外来文件：用英文字母WL表示； " "4.1.2.4部门(或人员)代码用英文字母表示； " "总经办：MD； 行政部：HR； 仓管部：WD ； 采购部：BS ； " "品管部：QA； 销售部：BD； 研发部：RD ； 生产部：PD 。 " "4.1.2.5文件的版次用英文字母表示； " "初始为A，第一次修订为B，第二次修订为C，以此类推； " "4.1.2.6文件的状态用阿拉伯数字表示； " "初始为0，第一次修订为1，第二次修订为2，以此类推； " "4.1.2.7编号说明 " "a）质量手册：LKD-QM " "b）程序文件：LKD-QP-两位流水号； " "c）作业指导书、规范：LKD-WI-部门代码-两位流水号； " "d）外来文件的编号方式： " "　 " " " "　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 " " " "流水号 " "　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 " "　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 年 " "　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 " "　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 " "　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 外来 " "文件代码 " "4.2 文件的编写和审批 " "4.2.1 " "质量手册由管理者代表/质量负责人组织编写，管理者代表/质量负责人审核，总经理批准" "。 " "4.2.2程序文件由责任部门编写，管理者代表/质量负责人审核，总经理批准。 " "4.2.3 " "作业文件包括：检验文件、作业指导书、仪器设备操作指导书等与技术相关的指导类文件" "，由相关的职能部门组织编写，由部门主管批准，管理者代表/质量负责人批准。 " "4.2.4 " "必要时对文件进行评审与更新，并再次批准。文件更改的审核、批准应由原审批人进行，" "当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。 " "4.3 文件的发放 " "4.3.1 研发部负责技术文 文件控制程序是任何组织质量管理体系的核心组成部分，它确保了所有工作流程、标准和政策的一致性和有效性。在本文档中，我们看到一个名为"010文件控制程序.doc"的详细指南，它针对深圳市谊宇诚光电科技有限公司的文件管理系统。 文件控制的主要目标是确保使用当前有效的文件，避免使用过期或废弃的文件。这个程序适用于公司的所有质量管理体系文件，而质量记录的控制则在单独的《质量记录控制程序》中进行。文件被定义为内部文件（根据公司内部需求创建）和外部文件（如国际标准、法规），并进一步细分为系统文件、程序文件、指导书和表单等不同类别。 各部门在文件控制中的职责明确，总经理负责批准和发布质量手册和程序文件，管理者代表/质量负责人负责审核，而文控中心则负责文件的分发和管理。研发部、品管部、各业务部门等都有各自的文件管理任务，比如研发部负责技术文件的编制和管理，品管部负责质量管理体系文件的组织和维护。 文件的分类和编号是一个重要的环节，文件被分为五类，包括质量手册、程序文件、作业指导书、外来文件和质量记录。文件编号采用英文和数字结合的方式，包含公司代码、文件代码、部门代码、版次和状态。例如，质量手册的编号为LKD-QM，程序文件编号为LKD-QP加上两位流水号。 文件的编写和审批遵循一定的流程，质量手册和程序文件由相应责任人编写，管理者代表/质量负责人审核，最终由总经理批准。作业文件由相关部门编写，部门主管批准，如有需要，文件会经过评审和更新，并再次得到审批。 文件的发放和管理同样严谨，技术文件由研发部发放，其他受控文件由行政部统一处理，接收者需要核对文件完整性和编号并在《文件发放/回收一览表》上签字确认。 这个文件控制程序为深圳市谊宇诚光电科技有限公司提供了一个有序、规范的文件管理体系，确保了信息的准确性和一致性，从而支持了公司的质量管理目标和业务运行效率。通过这样的系统，公司可以有效跟踪文件版本，防止误用，同时保证内外部标准和要求的合规性。