浙江国蒙汽车零部件有限公司 质量管理体系程序文件 文件管理程序 编号：GM/B-GL—01 编 制 日期 审 核 日期 批 准 日期 受控状态： 分发号： "文件更改记录 " "序号 "更改状态 "页号 "更改单号 "更改人/日期 "批准人/日期 " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " 程序文件 版本：A 浙江国蒙汽车零部件有限公司 "文件编号 "文件管理程序 "修订状态 " "GM/B—GL—01 " "1 "3 " " " "2 "4 " "1。过程目的 " "建立文件编制、审批、发放、评审、更改、回收和销毁的统一管理办法，防止不适 " "用或旧版文件、作废文件的非预期使用；保证文件的符合性、适宜性和有效性。 " "2.过程范围 " "适用于本公司质量体系文件、技术文件、外来文件、行政文件等的控制. " "3。术语和定义 " "3.1体系文件:质量手册、程序文件、支持性文件、记录、体系报告与质量管理有关 " "的各种文件等。 " "3.2技术文件：产品标准、图纸和资料、检验指导书作业、指导书等。 " "3。3行政文件：公司行政部制定的规章制度、管理规定等。 " "3。4外来文件：法律法规、条例、相关标准、顾客图纸、工程规范等来自外部的文 " "件. " "4。作业流程 " " 输 入 " "销售部 技术部 品质部 顾客信息、顾客要求 " "技术部 品质部 法律法规 " "技术部 品质部 质量信息 " "最高管理者 质量体系策划 " "担当部门 "业务流程 "要点及记录 " "4.1、文件编制、审批、发放流程 " "品质部/技术" "1、文件包括质量手册、程序文件、体系管 " "部/行政部 " "理规定、技术文件、电子软件和记录表格。" " " "2、按受控要求分受控和不受控两类. " " " "3、按归类要求体系文件、行政文件由行政 " " " "部管理;技术文件由技术部管理。 " " " "4、技术文件、外来技术文件的管理流程说 " " " "明。 " "品质部、行 " "5、质量手册。 " "政部 " " " "品质部/技术" "6、程序文件、质量管理规定. " "部 " " " "技术部 " "7、技术文件. " "管理者代表 " "8、质量手册审核。 " " "NC " " " " " " " " " " " "OK " " "总经理 " "9、质量手册批准. " "副总经理/管" "10、程序文件、体系管理规定审核。 " "理者代表 " " " "总经理 " "11、程序文件批准。 " "技术部 " "12、技术文件审核。 " "副总经理 " "13、技术文件批准。 " "行政部/品质" "14、受控文件标识文件号及发文编写。在网" "部/技术部 " "络发布的电子文件一经打印就成为非受控文" " " "件，除非有受控标识。 " " " "15、作废保留文件加盖"作废"印章。 " "编制部门 " "16、确定文件发放范围。 " "申请部门 " " " "管理者代表 " "17、文件发放范围审批. " "行政部/技术" "18、受控文件归档. " "部 " " " " " "19、文件发放并填写《文件发放/回收记录》 " " " "。 " 第1页,共4页 "担当部门 "业务流程 "要点及记录 " "接收部门 " "1、建立部门《文件受控清单》 " "4.2、受控文件更改/复制/作废/配备流程 " "使用部门 " "1、文件更改时，填写《文件更改申请单》. " " " "2、使用者丢失文件后,应填写《文件领用登 " " " "记表》重新办理领用手续。 " " " "3、为法律和/或积累知识的目的，所保留的" " " "任何已作废的文件，需盖"作废保存"印象，" " " "并妥善保管。 " "归口部门 " NC "4、原审批部门审批,若指定其它部门审批时" " " "，该部门应获得审批所需依据的有关背景资" " "OK "料。顾客的工程变更应在两周内完成，并记" " " "录实际的实施日期。 " "技术部 " "5、换版时，文件需重新审批、会签和打印 " "品质部 " "，并注明新的版本号。 " " " "6、文件更改时需在文件更改记录中注明更 " " " "改状态；更改状态依修改顺序为：0、1、2…" " " "…。 " "使用部门 " "7、实际实施更改的日期记录在《文件更改申" " " "请单》。 " "行政部/品质" "8、过期、失效或作废的文件应及时从使用 " "部/技术部 " "现场撤出、收回，并标识其所处状态以防误" " " "用. " " " "9、文件更改后的实施时间在实施后3日内通" " " "知相关部门;归口部门应在《文件
在当今的市场环境中，任何一家企业的成功运作都离不开一套完善的质量管理体系。在这一系统中，文件控制程序起着至关重要的作用。对于浙江国蒙汽车零部件有限公司（以下简称“国蒙公司”）而言，质量管理不仅仅是一套标准，而是企业文化和运营核心，确保其产品和服务质量与国际标准接轨，满足客户和法律法规的要求。
国蒙公司的【文件控制程序】是其质量管理体系中的一个关键组成部分，其主要目的是确保公司内所有与质量相关的文件得以有效管理和控制。从文件的编制、审批、发放、评审、更改，到回收和销毁，每个环节都遵循严格的程序，以避免不适或旧版文件的非预期使用，确保文件的合规性、适宜性和有效性。
该程序明确了【过程目的】，即建立文件的统一管理方法。这些文件包括但不限于质量体系文件、技术文件、外来文件和行政文件。【过程范围】则广泛覆盖了公司内部与外部文件，涉及质量体系策划、法律法规、质量信息等多个方面。
文件控制程序的核心在于其【作业流程】。这一流程是一系列精心设计的步骤，包含文件的编制、审批、发放以及变更控制等关键环节。在这个过程中，多个部门如品质部、技术部和行政部等需紧密协作，确保文件的准确性和时效性。同时，对于技术文件和外来技术文件，程序还规定了专门的管理流程，以确保文件的准确性和可追溯性。
国蒙公司还特别重视文件的【更改/复制/作废/配备流程】。任何文件的更改都需要按照既定流程操作，从提出申请、审批到实施更改，每个步骤都要经过严格审核，并在更改后及时通知相关部门。作废的文件要盖上“作废”印章，并妥善保存或销毁。过期或不再需要的文件应及时回收并从使用现场撤出，以避免误用。
此外，国蒙公司还强调了【文件受控清单】的建立。这份清单记录了所有受控文件的状态，确保文件的流通和更新得到妥善管理。这一措施有助于员工及时获取最新文件，避免使用过时信息，从而维护了公司运营的高效性和产品质量的稳定性。
文件的发放和回收流程同样重要。文件的发放范围需要得到明确审批，确保正确的人群能够及时获取到正确的文件。发放过程中，还需对文件进行标识和归档，以便于日后的追踪和管理。文件的销毁则必须经过严格的管理程序，包括批准和记录，以保证公司文件的完整性和安全性。
通过执行这一严谨的文件控制程序，国蒙公司能够确保其文件管理体系的有效运作。这不仅提升了公司的内部管理效率，更为公司赢得了客户和合作伙伴的信任。在这个过程中，每个员工的积极参与和遵守规定至关重要，这体现了公司对质量管理和持续改进的承诺。展望未来，国蒙公司将继续完善和优化其文件控制程序，以适应不断变化的市场和客户需求，为公司的长远发展提供坚实的质量保障。
