浙江国蒙汽车零部件有限公司 质量管理体系程序文件 文件管理程序 编号：GM/B-GL—01 编 制 日期 审 核 日期 批 准 日期 受控状态： 分发号： "文件更改记录 " "序号 "更改状态 "页号 "更改单号 "更改人/日期 "批准人/日期 " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " 程序文件 版本：A 浙江国蒙汽车零部件有限公司 "文件编号 "文件管理程序 "修订状态 " "GM/B—GL—01 " "1 "3 " " " "2 "4 " "1。过程目的 " "建立文件编制、审批、发放、评审、更改、回收和销毁的统一管理办法，防止不适 " "用或旧版文件、作废文件的非预期使用；保证文件的符合性、适宜性和有效性。 " "2.过程范围 " "适用于本公司质量体系文件、技术文件、外来文件、行政文件等的控制. " "3。术语和定义 " "3.1体系文件:质量手册、程序文件、支持性文件、记录、体系报告与质量管理有关 " "的各种文件等。 " "3.2技术文件：产品标准、图纸和资料、检验指导书作业、指导书等。 " "3。3行政文件：公司行政部制定的规章制度、管理规定等。 " "3。4外来文件：法律法规、条例、相关标准、顾客图纸、工程规范等来自外部的文 " "件. " "4。作业流程 " " 输 入 " "销售部 技术部 品质部 顾客信息、顾客要求 " "技术部 品质部 法律法规 " "技术部 品质部 质量信息 " "最高管理者 质量体系策划 " "担当部门 "业务流程 "要点及记录 " "4.1、文件编制、审批、发放流程 " "品质部/技术" "1、文件包括质量手册、程序文件、体系管 " "部/行政部 " "理规定、技术文件、电子软件和记录表格。" " " "2、按受控要求分受控和不受控两类. " " " "3、按归类要求体系文件、行政文件由行政 " " " "部管理;技术文件由技术部管理。 " " " "4、技术文件、外来技术文件的管理流程说 " " " "明。 " "品质部、行 " "5、质量手册。 " "政部 " " " "品质部/技术" "6、程序文件、质量管理规定. " "部 " " " "技术部 " "7、技术文件. " "管理者代表 " "8、质量手册审核。 " " "NC " " " " " " " " " " " "OK " " "总经理 " "9、质量手册批准. " "副总经理/管" "10、程序文件、体系管理规定审核。 " "理者代表 " " " "总经理 " "11、程序文件批准。 " "技术部 " "12、技术文件审核。 " "副总经理 " "13、技术文件批准。 " "行政部/品质" "14、受控文件标识文件号及发文编写。在网" "部/技术部 " "络发布的电子文件一经打印就成为非受控文" " " "件，除非有受控标识。 " " " "15、作废保留文件加盖"作废"印章。 " "编制部门 " "16、确定文件发放范围。 " "申请部门 " " " "管理者代表 " "17、文件发放范围审批. " "行政部/技术" "18、受控文件归档. " "部 " " " " " "19、文件发放并填写《文件发放/回收记录》 " " " "。 " 第1页,共4页 "担当部门 "业务流程 "要点及记录 " "接收部门 " "1、建立部门《文件受控清单》 " "4.2、受控文件更改/复制/作废/配备流程 " "使用部门 " "1、文件更改时，填写《文件更改申请单》. " " " "2、使用者丢失文件后,应填写《文件领用登 " " " "记表》重新办理领用手续。 " " " "3、为法律和/或积累知识的目的，所保留的" " " "任何已作废的文件，需盖"作废保存"印象，" " " "并妥善保管。 " "归口部门 " NC "4、原审批部门审批,若指定其它部门审批时" " " "，该部门应获得审批所需依据的有关背景资" " "OK "料。顾客的工程变更应在两周内完成，并记" " " "录实际的实施日期。 " "技术部 " "5、换版时，文件需重新审批、会签和打印 " "品质部 " "，并注明新的版本号。 " " " "6、文件更改时需在文件更改记录中注明更 " " " "改状态；更改状态依修改顺序为：0、1、2…" " " "…。 " "使用部门 " "7、实际实施更改的日期记录在《文件更改申" " " "请单》。 " "行政部/品质" "8、过期、失效或作废的文件应及时从使用 " "部/技术部 " "现场撤出、收回，并标识其所处状态以防误" " " "用. " " " "9、文件更改后的实施时间在实施后3日内通" " " "知相关部门;归口部门应在《文件
【文件控制程序】是浙江国蒙汽车零部件有限公司质量管理体系中的重要组成部分，旨在确保所有相关文件的有效管理和控制。这个程序详细规定了文件从编制到销毁的全过程，以防止使用不适用或旧版文件，保证文件的合规性、适用性和有效性。
程序文件首先明确了【过程目的】，即设立统一的文件管理流程，防止非预期使用不适或旧版文件，并确保文件的符合性、适宜性和有效性。程序的【过程范围】涵盖了质量体系文件、技术文件、外来文件和行政文件的控制。
文件分为两类：受控和不受控。受控文件包括质量手册、程序文件、体系管理规定、技术文件等，由行政部和技术部分别管理。而技术文件和外来技术文件的管理有专门的流程。
文件的【作业流程】包括以下几个关键步骤：
1. 文件编制、审批、发放，涉及多个部门的协作，如品质部、技术部、行政部等。
2. 文件的更改需填写申请单，经过审批、重新审批（如有必要）、记录更改状态，并在实施更改后通知相关部门。
3. 文件的作废、保留和销毁，作废文件需加盖“作废”印章，保留的作废文件需妥善保管，过期文件应及时撤出并回收。
4. 外来文件的管理，包括登记、评审、归档或分发，确保符合法律法规和其他外部要求。
文件控制程序还强调了【文件受控清单】的建立，以及【受控文件更改/复制/作废/配备流程】的执行，确保文件的更新和流通得到有效控制，防止错误使用。文件的更改需经过审批，更改状态应明确记录，并在实施后及时通知相关部门，以保持信息同步。
此外，文件的发放和回收也有一套严谨的流程，包括文件发放范围的确定、审批、文件的标识和归档。文件销毁需经管理者代表批准，并记录在《文件销毁记录表》中，以追溯文件的生命周期。
通过这一文件控制程序，浙江国蒙汽车零部件有限公司能够保证其质量管理体系的文件始终保持最新、最准确的状态，从而更好地满足顾客需求和法律法规要求，提升整体运营效率和产品质量。
