" " " " "程序文件 " " " "文件名称： 记录文件管理程序 " "文件编号： " "文件版本： " " " "编制 " "审核 " "核准 " "发行章 " " " " " " " " " " " " " " " "版本 " "变更日期 " "变更编号 " "变更内容 " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "1.目的： " "对公司经营管理中各类记录进行管理与控制,确保记录的有效性和可追溯性。 " "2.范围： " "适用于公司各类记录(包括电子记录)的标识、贮存、保管与处理等管理。 " "3.定义：无 " "4.权责： " "4.1各部门负责各类表单申请、设计、复印并填写各类表单。 " "4.2行政办公室负责各类委外印刷表单的采购；表单和记录的分发、回收、最终归档与保管 " "、销毁。 " "5.流程图：（附件一） " "6.作业内容与补充说明： " "6.1内容要项: " "6.1.1表单格式：表单内容依各部门实际要求而定。 " "6.1.2表单编号要统一，具体编号原则参考【文件管理程序】。 " "6.2表单的新增、修改、作废申请： " "6.2.1当各部门需要增加新的表单时，向行政办公室申请编号。 " "6.2.2表单设计完成后，编制人员填写【表单申请表】，经相关部门会签以及权责主管批准 " "后,连同电子档交行政办公室提出文件发行申请。 " "6.2.3行政办公室收到申请后，由文控人员先行核对格式，申请内容,会签等相关资料是否符" "合要求,编号是否一一对应,否则退还申请部门重新修订后再申请。 " "6.2.4各部门设计表单时,需要考虑表单填写的目的与内容,确保设计的表单简单、合理、明 " "确。 " "6.2.5表单修改/作废： " "6.2.5.1表单修改由表单制订部门负责起草修订，填写【表单申请表】，将修改前/后内容描" "述清楚,经主管经理核准后，交行政办公室发行。 " "6.2.5.2表单作废由表单制订部门填写【表单申请表】, 经主管经理核准后，交行政办公室 " "处理。 " "6.3表单的分发与回收 " "6.3.1行政办公室文管员根据需要可以将电子档或文本档发放至相关部门使用。 " "6.5表单的归档:行政办公室收到核准的表单后建立【记录一览表】，并统一装订。 " "6.6表单印刷采购： " "6.6.1表单库存不多，需要委外印刷时,各部门提出需求,由行政办公室负责采购作业。 " "6.6.2印刷后的表单由使用部门开【领料单】向仓库领取。 " "6.7表单使用： " "6.7.1各使用部门依据行政办公室分发的表单,自行按需要复印相应份数。 " "6.7.2必须用钢笔、圆珠笔或电脑打印、填写各类记录。 " "6.7.3数据字迹必须清楚，不得随意涂改，如有错误,可以划改,相关人员在旁边签名。 " "6.7.4签核必须手写确认,不得打印。 " "6.7.5必须保持记录清洁,清晰,整齐和完整。 " "6.8记录归档/编目： " "6.8.1各部门记录应按照记录的类别进行归档保管。 " "6.8.2按日期分类的记录需要进行编目,并按日期进行分类。 " "6.8.3保存期在1年以下的记录,由各部门自主保管,超过1年保存期的记录,由各部门主管在每" "年年底进行整理、分类、标识后移交行政办公室归档保存,文控人员填写【记录归档清单】 " "。 " "6.9记录保管： " "6.9.1各部门的记录需进行分类保管,各记录的保存期限应符合以下要求： " "6.9.1.1设计开发记录、修改记录、产品认证或认可记录必须长期保存。 " "6.9.1.2客户订单、采购订单或修改单，必须保存至产品停产或合同期满后两年。 " "6.9.1.3生产运作过程相关的记录保存期限为二年。 " "6.9.1.4内审和管理评审的记录保存期限为三年。 " "6.9.1.5硬件拷贝永久保存。 " "6.9.1.6法律法规规定的记录,应按照法律法规规定期限保存。 " "6.9.1.7顾客规定的记录应符合顾客规定要求。 " "6.9.1.8以上记录保存期限应理解为最短期限。 " "6.9.2无论是各部门短期保存的记录还是行政办公室长期保存的记录，保存条件应符合以下 " "要求。 " "6.9.2.1所有记录应做好防潮、防蛀、防湿、防霉、防腐蚀、防火等防护工作。 " "6.9.2.2所有电子记录需要备份,并进行定期杀毒。 " "6.10记录借阅： " "6.10.1当各相关部门需要借阅或复印各类记录
《记录文件管理程序》是企业内部管理的重要组成部分，旨在确保公司各类记录的有效性和可追溯性。这份程序文件详细规范了从记录的创建、分发、使用到归档、保管直至销毁的全过程，确保了信息的准确性和完整性。
记录文件的格式与编号必须统一，以方便管理和查找。新表单的增设需要经过申请、审批和设计过程，各部门在设计时应考虑其实用性和合理性。修改或作废表单同样需遵循严格的流程，由制定部门负责，并经过审批才能执行。
表单的分发与回收由行政办公室负责，确保各个部门能够及时获得所需的表单。表单使用时，填写要求严谨，避免涂改，且签核必须手写，以保证真实性。同时，记录的保存需保持清洁，清晰，整齐和完整，以满足日后的查阅需求。
记录的归档和编目是一项关键环节，根据记录的类别和日期进行分类，有助于信息的快速检索。不同类型的记录有不同的保存期限，如设计开发记录需长期保存，客户订单则保存至产品停产或合同结束两年后。此外，法律规定的记录保存期限应遵循相关法规，客户指定的记录则按客户要求执行。
记录的保管不仅包括物理记录的防潮、防蛀等保护措施，还包括电子记录的定期备份和杀毒，确保信息安全。借阅记录时，需填写申请单，经过审批，归还时要注意保密性，借阅信息会被记录在专门的登记表上。
记录的处理，特别是销毁，需要经过审批，并由行政办公室统一进行，以保证记录的保密性。销毁后，应在文件销毁登记表上做详细记录，形成完整的管理闭环。
《记录文件管理程序》是企业内部信息流转和管理的指南，它强化了企业的内部控制，提升了工作效率，同时也保障了企业信息的安全和合规性。通过严格的执行，企业能够有效管理大量的业务数据，便于日后分析决策，同时也是应对法规审查和质量管理体系要求的重要工具。
