公司文件管理程序.doc

"文件编号 "飞腾手袋（深圳）有限公司 "编制日期 " "FT-HR- " "2014-01-03 " "版次 "文件管理程序 "生效日期 " "Rev.0 " "2014-01-03 " 1 目的范围 对质量、环境及社会责任体系所形成的文件予以控制，确保在使用场所能及时得到适用 文件的有效版本。本程序适用于与质量、环境及社会责任体系所有文件的管理。 2 职 责 2．1总裁办负责全公司范围内所有文件资料的具体控制、监督和检查。 2．2行政部负责全公司范围内所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。 2．3办公室负责本单位所有部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适 宜性的评审工作。 2．4各部门文件资料管理员负责本部门所有使用文件资料的管理工作。 2．5外来各种与质量、环境及社会责任体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关 法律法规，管理性的由品检部负责管理，技术性的由行政部负责管理。 3工作程序 3．1文件的分类 3．1．1质量、环境及社会责任管理手册：包括方针和目标指标。 3．1．2程序文件 3．1．3三级文件 1)管理性文件：包括岗位责任制、管理方案、各种运行控制与管理规定、办法等。 2)技术性文件： a)标准(质量标准、检验标准、工艺标准等)； b)设计(各类手袋系列产品的设计方案及纸样)； c)其它(如作业指导书、工艺操作规程、设备操作规程等)。 3．1．4 有效外来文件 1)国家及上级机关颁发的有关法律法规、法令、政策等文件； 2)本行业可直接引用或执行的规范、规则、技术标准等。 3．2文件的编号 公司范围内产生的所有体系文件都应进行编号，编号方法具体执行《文件资料编号规定》 3．3文件的编写、审核与审批 公司范围内产生的所有文件在发布前都应进行审批，未经审批的文件无效。若审批人不 在时，需以书面形式授权他人审批。 3．3．1质量、环境及社会责任管理手册由品检部负责组织编写，管理者代表审核，总裁 批准。 3．3．2公司级程序文件由品检部负责组织编写，各主管单位或部门负责人审核，管理者 代表批准。 3．3．3各单位的程序文件由各单位负责组织编写，各主管领导审核，第一负责人批准。 3．3．4与质量、环境及社会责任体系有关的管理性文件由产生部门负责组织编写并由其 负责人批准。 3．3．5各单位第一负责人《岗位责任制》由总裁批准，其他公司级的《岗位责任制》由各单 位第一负责人批准，各部门产生的《岗位责任制》由相关领导批准。 3．3．6与质量、环境及OHS体系有关的技术性文件由产生部门负责组织编写；质量标准 、配方等技术 性文件由产生部门负责人审核，总工程师审批；作业指导书、工艺操作规程等技术性文 件由品检部负责人审批；设备操作规程等由设备部负责人审批。 3．3．7所产生的文件必须有注明产生部门、起草人、审核人、批准人、生效日期等。当 文件汇编成册进行发布时，在文件封面注明以上内容。 3．4文件的发放 3．4．1各类文件在发放前，均由产生部门填写《文件处理单》，确定发放范围及文件适宜 性，经部门主管领导审核，第一负责人批准后，依据其发放范围办理发放手续，并在《发 文登记表》中详细记录(如无审核人可直接审批)。 3．4．2与体系有关的管理性文件，公司级文件由发放单位统计具体使用部门所需的文件 数量，然后发放至各单位办公室，再由各单位办公室将文件逐级发放；各单位下级部门 产生的文件由各部门自行发放，并报本单位办公室备案。 3．4．3需保密的技术性文件，由各产生部门确定发放范围后自行发放，不需中间转发环 节，也不需给各单位办公室备案。 3．4．4总裁办负责公司级手册及程序文件的发放，各单位负责本单位程序文件的发放( 程序文件以每个程序为一个独立单位)。 3．4．5各单位的程序文件须报总裁办、总工室、品控管理中心进行备案。 3．4．6文件发放后，总裁办建立全公司的管理性文件的《受控文件资料清单》；总工室建 立全公司技术性文件的《受控文件和资料清单》，各单位或部门建立本单位或部门的《受控 文件和资料清单》 3．5 文件的受控状况 文件分为"受控"和"非受控"两大类。与体系运行紧密相关的文件为受控文件，须在 文件上加盖"受控"印章，并注明发文号。 3．6文件的更改 文件更改时由文件更改提出人填写《文件更改申请(通知)单》，说明更改原因，由原文件 审批人批准后，由产生部门文件资料管理员按发放范围发给文件持有者或持有部门。文 件持有者或持有部门根据《文件更改申请(通知)单》的要求对文件进行更改，具体执行《文 件资料控制具体实施办法趴 3．7文件的换版、作废与销毁 若文件需换版时，可由文件产生部门文件资料管理员填写《文件更改申请(通知)单》，经 审批后按原发放范围发放到各使用部门(与文件更改履行同样手续)，并在《受控文件和资 料 【文件管理程序详解】 文件管理是企业运营中的关键一环，尤其对于质量、环境和社会责任体系的维护至关重要。本文档，即"飞腾手袋（深圳）有限公司"的文件管理程序，旨在确保所有相关人员能够及时获取适用文件的有效版本，涵盖与质量、环境和社会责任体系相关的所有文件。 该程序首先明确了不同部门的职责。总裁办负责全公司的文件控制，行政部负责技术性文件的管理，而办公室则负责部门内文件的控制与检查。各部门文件管理员则负责各自部门的文件管理工作。品检部和行政部分别负责管理性和技术性外来文件的管理。 文件被分为四类：质量、环境及社会责任管理手册，程序文件，管理性文件（如岗位责任制、管理规定），以及技术性文件（如标准、设计、作业指导书）。外来文件包括国家法律、行业规范等。所有文件在发布前都需经过审批，未审批的文件不具备效力。 文件编号是文件管理的重要环节，按照《文件资料编号规定》执行，确保文件的唯一性和可追溯性。文件的编写、审核和审批流程严谨，涉及不同层级的管理和审批角色。例如，管理手册由品检部组织编写，管理者代表审核，总裁批准；程序文件则由品检部编写，部门负责人审核，管理者代表批准。 文件的发放过程也十分规范，涉及文件处理单、发放范围的确定、审批以及记录。管理性文件和公司级文件由特定部门统一发放，技术性文件可能需要保密，由产生部门直接发放。所有这些操作都需在受控文件资料清单中详细记录。 文件分为受控和非受控两类，与体系运行密切相关的文件需标记为受控，并注明发文号。文件的更改、换版、作废与销毁需遵循严格的流程，以确保文件的准确性、一致性和安全性。文件更改时，由提出人填写申请单，经审批后分发给持有者，持有者根据申请单要求进行更改。文件换版和销毁也需要相应的审批手续，并更新相关清单。 飞腾手袋（深圳）有限公司的文件管理程序是一套全面、严谨的系统，确保了文件在整个企业内部的有效流通、控制和更新，从而支持质量、环境和社会责任体系的有效运行。通过这样的管理，公司可以确保政策的准确执行，避免因文件错误或过时导致的问题，同时保障了企业的合规性和效率。