文件记录管理程序.doc

"XX汽车零部件有限公司 "文件编号 " "版 本 号 " A/0 " "文件记录管理程序 "制定部门 " "生效日期 " " "1.目的： " "为确保本公司质量环境系统文件、资料、记录得以有效合理的管制，以落实公司政策并达成管理" "目标，进而使各项管理工作得以改善，特制定本程序。 " "2.适用范围： " "适用于本公司质量环境系统文件（外来文件）资料、记录的制订 发行 回收 归档 作废、设" "计、填写、保存、保护、检索管理。 " "3.定义： " "外来文件：非公司内部产生的有利用价值的文件。 " "记录：阐述取得的结果或提供活动完成证据的文件。 " "4权责： " "4.1文控：负责文件资料的整理、受控、发行、回收、变更、登录 归档、保存和销毁作业等。 " "4.2相关部门：按规定使用本部门文件，进行文件记录的修订 借阅、填写保管内部文件记录。 " "4.3 总经理：负责质量环境管理手册的批准。 " "5.文件与资料管理程序： " "作业流程图 "文件与资料管理程序 " " "负责部门 "输入 "过程重点提示 "输出文件/表 " " " " " "单 " " "相关部门 "文件编写 " " " " " " "各部门针对依据体系管理和实际工作的 " " " " " "需求，对文件的制定，记录表格实行"谁" " " " " "使用，谁设计"原则。 " " " "相关部门 "需求申请 " "《文件审批通 " " " " "各部门针对依据体系管理和实际工作的 "知单》 " " " " "需求，对文件的制定责任部门填写：《文" " " " " "件审批通知单》。 " " " "部门主管 "文件审批 "一阶文件：体系组制定、管理代理审核 " " " "总经理 " "，总经理批准； " " " " " "二阶文件：部门相关负责人制定、部门 " " " " " "经理审核，管理代理批准； " " " " " "三四阶文件：部门权责人员制定、部门 " " " " " "主管审核，部门经理批准。 " " " "各部门 "文件排版 "具体参照《文件版面设计管理办法》 " " " " " " " " " "文控 "文件受控 "质量手册编号规定: " " " " " "程序文件编号规定: " " " " " "三阶文件编号规定: " " " " " "外来文件编号规定: " " " " " "四阶表单记录编号规定: " " " " " "部门代号: " " " " " "参照《编号规则》（见附件）进行编号， " " " " " "不可出现重复的文件编号。 " " " " " " " " " "文控 "文件受控 " " " " " " "各部门将发行文件统一交文控进行统一 " " " " " "受控（印章）填写《文件总览表》。 " " " " " " " " " "文控 "文件发放、 "再根据文件分发的范围、权限和使用， "《文件分发签 " " " "回收 "分发给相关部门，接收部门人员收到文 "收表》 " " " " "件后要在《文件分发签收表》上签名，以 "《补发申请表》" " " " "便追溯。 " " " " " "因工作需要若某一职能部门需要多份受 " " " " " "控文件时,需向文控申请，经部门负责人" " " " " "批准后，方可办理填写《补发申请表》 " " " " " "文控发放的文件应有明确的生效日期， " " " " " "若在文件中未另加规定，按批准日期为 " " " " " "生效日期，文控负责发放的文件，受控 " " " " " "日期即生效日期及时发放到需要场所。 " " " "文控 "文件回收 "各部门文员依据文件管理要求针对本部 "《文件回收率 " " " " "门需回收的文件进行回收统一交文控中 "分析表》 " " " " "心回收处置填写《文件回收率分析表》 " " " "文控 "文件保管 " " " " " " "文控人员每月对各部门文件资料管理情 " " " " " "况进行检查，不符合的要求责任部门进 " " " " " "行整改。 " " " " " "各使用单位应严格保管文件，阅读时不 " " " " " "得于文件上任意涂改，发放至各部门受 " " " " " "控文件副本，由各部门保管，避免出现 " " " " " "受潮、涂改、标记、掉页、复印、遗失 " " " " " "等现象，保持书面整洁。 " " " "相关部门 "电子文件 "文控中心将经审批后管理体系相关文件 " " " " " "，电子档保存于公司公共系统平台，并 " " " " " "更新、存储（资讯部进行电子文件资料 " " " " " "的杀毒备份） " " " "相关部门 "文件更改 "各职能部门认为受控文件存在不