质量管理体系程序文件文件管理程序.doc

" 文 件 管 理 程 序 " "********************** " " " " " "制 定：闫鹏松 日 期：2013-8-25 " " " "审 核： 日 期： " " " "核 准： 日 期： " "制订日期 "制 定 "修订记录及内容摘要 "制定单位 "版 本 " "2013-8-25 "闫鹏松 "文件格式及相关内容 " 文 控 "0 " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "文件发行单位 " "总经"副总经理 "总务部 "品保部 "生产部 "业务部 " "理 " " " " " " " "质量手册 "总经理 "副总经理 "管理代表 "文 控 " " "程序文件 "副总经理 "管理代表 "部门经理 "文 控 " " "三阶文件 "部门经理 "部门主管 "部门职员 "文 控 " " "窗体表单 "部门经理 "部门主管 "部门职员 "文 控 " 5．5．1质量手册和程序文件由管理代表组织编写；副总经理审核，总经理核准；程 序文件由各部门主管或经理制定，管理代表审核，副总核准（必要时需经总经 理批准）。 5．5．2三阶作业类文件由使用部门组织编写，该部门主管、经理批准。（必要时需 经总经理批准：如化学品、安全管理类）。 5．5．3记录表格由使用部门组织设计，经部门主管、经理批准后按照表格的编号规 则进行编号，再报文控处受控后方可使用，无编号的表格不作为质量体系文件 要求存档。 5．5．4合同文件由业务部编写，部门主管、经理审核，总经理批准。 5．6 文件和资料的颁布和发放 5．6．1文件和资料在发布前，须按4．5条款规定的审批权限，由授权人审核、批准 。 5．6．2所有一至四阶文件的发行都由文控中心管控；文控按照经批准的文件分发号 ，将文件发放至有关部门或人员并按4.2.5.1条款的规定。二阶程序文件将发至 公司各个部门，所有文件的制、修订,各部门、单位将签核后的原稿和电子文件 一同交到文控,文控将签核后的制、修订文件发行，并将公用数据区的电子文件 做更新,所有文件以公用数据区的为准。 5．6．3文控中心发行文件(电子文件发行的文件除外)时按制定部门在"修订页"上所 注明的部门发行,发行时文控填写《文件发放收回登记表》给相关部门责任人员签 收,以便追溯；各部门原稿文件须盖有文控中心的文件发行章方为有效文件。 5．6．4文件发行的周期为一星期内，原则是不能超过文件的生效日期，工程规范必 须在收到的当天发行；工程规范的管理请参照相关工程部门之"工程规范"要 求。 5．6．5如各部门、单位遗失文控中心发行的原稿文件时,可填写《文件需求申请单》经 部门主管、经理批准后到文控中心, 由文控发行并作记录加以管制,不可随意复印；各部门须对所保管的受控文件制 作《文件一览表》,以便管制使用版次及追溯。 5．6．6文控中心发行的文件回收,在新版发下去后必须当场进行旧版回收 (特殊情况另行处理)；文控中心回收文件立即加盖"作废文件"章印,以防止回收 的文件被误用。 5．7文件和资料的更改修订及废止 5．7．1所有一至三阶文件的修订与废止(有关产品质量或技术性文件除外)，文件需 更改时（如不良发生时检讨是否需要对质量系统文件进行修订），由文件更 改提出人或部门负责人填写《文件制订、修订、废止申请单》说明更改原因及 更改内容。三阶文件的修订与废止：如非跨部门的文件，无需填写《文件制 订、修订、废止申请单》，责任部门只需把最新文件存于文控即可。 5．7．2文件更改修订:由原审批授权人审批；原审批人不在职，由接替其岗位人审 批；接替人应熟悉有关文件的背景材料；各部门权责人员提出有关体系文件 的变更时,需填写《文件修订、废止申请单》经部门主管级以上人员审核、核 准后,由责任单位修改文件内容,再按5.5.表"1"的要求实施. 5．7．3文件更改批准后，文品管部实施更改；文件更改后，应注明更改号和更改生 效日期，并填写相关的修改记录；《文件制订、修订、废止申请单》由文控保 存；发放更改后的文件同时，收回原来的文件，并对其销毁或加盖"作废"印 章。 5．7．4对需销毁的文件，文控填写《文件和资料销毁申请表》经管理者代表批准后执 行。 5．7．5有关产品质量或技术性文件的变更 5.7.5.1由提出部门填写"4M变更申请通知书"提出修改的要求,各相关部门会签, 经部主管级以上人员审核、核准后, 提出部门在文件中作相应的修改,再按5.5.表"1"的要求实施； 工程规范的制、修定要包括现场实施日期的记录,现场的实施日期由实施单位 记录于"4M变更申请通知书"上,记录完后反馈回文控,文控抽换原无实施日期 的"4M变更申请通知书 在现代企业管理中，文件管理是确保企业运行效率和产品质量的关键环节。文件管理体系的建立和维护，可以帮助企业实现文件的有序流通，支持质量改进，并确保所有员工都能及时获取最新有效的文件信息。本文将详细阐述质量管理体系程序文件文件管理程序，揭示其管理流程和执行细节。 企业中的文件管理程序覆盖从文件的创建、审批、发行、更改到废止的全过程。这其中包括各种文件，如质量手册、程序文件、作业指导书、检验规范、规章制度及窗体表单等。文件管理程序规定了文件的编写、审核、批准流程，以及文件的发行、更改和废止的具体操作步骤。 文件的创建过程涉及到不同角色的责任分配。质量手册的编写由管理代表组织，并由副总经理审核，总经理核准。程序文件则由各部门主管或经理负责制定，管理代表进行审核，副总经理核准，必要时还需总经理批准。对于三阶作业类文件，使用部门负责编写，并由部门主管或经理批准，某些特定情况（如化学品、安全管理类文件）还需要总经理批准。记录表格的设计和批准流程则较为简单，使用部门设计后，经部门主管、经理批准并编号，交由文控中心进行受控管理。 文件在发行前，必须通过规定的审批流程，授权人审核批准后方可发布。文控中心负责所有一至四阶文件的发行，并保证文件按审批权限和分发号发放至相关部门或个人。电子文件的发行除外，需遵循特定的电子文件发行流程。为确保文件的有效性，文控中心发行的文件通常需要加盖文控中心的文件发行章。 文件的发行周期一般不超过一周，特殊文件如工程规范必须在收到当天发行。文件丢失时，需要通过正规流程申请补发，并且不允许随意复制。文件的更改和修订须经审批，更改原因和内容必须明确。修订后的文件要注明更改号和生效日期，并回收旧版文件，进行销毁或作废标记。文件销毁需经管理者代表批准，以确保文件的安全和保密。 对于涉及产品质量或技术性文件的变更，提出部门需填写变更申请通知，各相关部门会签后，由高层管理人员审批执行。技术文件、图纸的管理由技术部门负责，保证文件的准确性和及时更新。 此外，企业还需要对外部文件如国际标准、法律法规、供应商规格和客户要求等进行识别和处理，确保符合外部要求。所有这些措施和规范，旨在建立一个有序可控的文件管理体系，以支持公司的质量管理目标，确保符合标准和法规要求，同时提高内部工作效率和沟通效果。通过遵守这些文件管理程序，企业能够确保信息的准确性、及时性，为质量控制提供坚实的基础，最终提升企业竞争力。