文件控制程序 1 目的 对与组织质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用 文件为有效版本。 2 范围 适用于与质量管理体系有关的文件控制,包括外来技术文件、管理 文件、标准法律法规等。 3 职责 3.1总经理负责批准、发布质量手册和程序文件。 3.2 管理者代表负责审核质量手册、程序文件和审批其它现有体系文件 (包括质量记录表格)。 3.3 各部门经理负责本部门相关文件的编制、使用和保管。 3.4 办公室负责组织对现有体系文件的定期评审、发放和回收管理、负 责各种标准的收集与管理。 3.5 各部门负责与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 4 工作程序 4.1 文件分类及保管 4.1.1 质量手册为公司第一级质量管理体系文件,由办公室备案保存;各 部门对本部门的质量手册进行保管。 4.1.2 程序文件汇编为公司第二级质量管理体系文件,由办公室备案保 存; 各部门对本部门的质量手册进行保管。 4.1.3 公司第三级质量管理体系文件分为两类: a) 部门工作手册,作为各部门运行质量管理体系的常用实施细 则:包括管理标准(部门管理制度);工作标准(岗位责任 制和任职要求等);技术标准(国家标准、行业标准、企业 标准及作业指导书、检验规范等);质量记录文件等,由各 部门自行保存并报办公室备案存档; b) 其他质量管理文件:可以是针对特定项目、产品或合同编制 的质量计划或其他标准、规范等,文件组成应适合于其特有 的活动方式,由各相关部门保存、使用。 4.1.4 公司各级管理性文件,如各种管理规章制度、外来的管理性文件, 包括与质量管理体系有关的政策,法规文件等,由办公室保存。 4.2 文件的编号 质量管理体系文件的编号规定: a) 质量手册 公司名称代号-质量手册-发布年份 例如:JCH-QMS-2007;JCH-表示金川电子有限公司,QMS-表示质量 手册;2007年发布年份。 b) 程序文件 公司名称代号-程序文件-章节号(发布年份) 例如:JCH-QMSP-4.2.3; JCH表示金川电子;QMSP表示程序文 件,4.2.3表示文件控制文件代号. c) 质量记录:企业代号-质量记录代号-标准条款号-质量记录编号 例如:JCH-QR5.6-01;JCH表示金川电子;QR表示质量记录;5.6表 示标准条款号管理评审,01表示第一个质量记录表格。 d) 公司其它文件: 企业代号-文件代号+部门名称-文件顺序号-编 制年号 例如:JCH-G.PZ05-2007,JCH表示金川电子;PZ05表示品质 部发放的第5号放管理文件,2007表示发布年份。 流程图:企业代号-文件代号.流程图+文件顺序号-编制年号 例如:JCH-G.SP05-2006 JCH表示金川电子;G.SP05表示第5号 管理流程图, 2006表示发布年份。 4.3 文件的编写、审核、批准、发放 公司所有文件在发布前必须得到批准,以确保文件是充分与适宜 的: a)质量手册、程序文件由办公室负责组织编写,由管理者代表审 核,上报总经理批准发布,由办公室负责登记、发放、备案保 存; b)各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总,由管理者代表审 批,办公室负责登记、发放; c)办公室负责将各部门编写、使用的各类文件进行汇总并编制《受 控文件清单》,确保各部门、岗位使用有效文件。并根据该清单 将待发放和回收的文件名称、文件编号或标准号登入到《文件发 放、回收记录》中,实施发放和回收,确保文件使用的各场所都 能得到相关文件的适用版本。 d) 外来管理性文件、标准和法律法规文件由办公室负责登记、发放 并备案保存。 e) 技术性(外来)文件由工程部负责登记发放并备案保存。 4.4 文件的受控状况 -3- 本公司的质量管理体系文件分为"受控"和"非受控"两大类。 a)受控文件主要指与质量管理体系运行紧密相关的文件。主要控制 此类文件的编制、发放、修改、回收、作废等;所有受控文件应 在该文件封面加盖"受控"印章,并注明分发号。 b)向供应商提供的产品图纸或技术文件都必须加盖"受控"印章。 c) 非受控文件主要指用于投标或向顾客提供证实的文件,此类文 件发放时应在其封面加盖"非受控"印章。 4.5 文件的更改 a) 质量手册、程序文件由办公室主持更改,填写《文件更改通知 单》,经管理者代表审核,上报总经理批准后更改。 b) 其他文件的更改由各相应主管部门负责人主持更改,填写《文件 更改通知单》,经管理者代表审批,再由各相应部门指定人员进 行更改。如果指定其他人员审批时,该人员应获得审批所需依据 的有关背景资料; c)技术性文件的更改由工程部经理审批。 d) 技术文件由工程部按《文件发放回收记录》进行收回和重新发放, 其他被更改的原文件和更改后的文件由办公室按《文件发放回收记 录
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