01-文件控制程序.pdf

1 目的 本程序规定了公司管理体系文件、适用的外部文件的审批、发放、 更改、处置等控制方法，防止使用作废文件。 2 范围 本程序适用于公司管理体系文件以及与本公司管理体系有关的外来 文件的控制管理。 3 职责 3.1 办公室是管理体系文件控制的归口部门。负责相应的质量、环境保 护及职业健康安全法律法规的收集与管理。 3.2 总经理负责批准管理手册，颁布管理体系文件； 3.3 管理者代表负责审核管理手册，批准管理体系程序文件； 3.4 办公室负责组织管理手册，程序文件的编写、发放、更改，负责工 作文件的编写、发放、更改。 3.5 办公室负责本单位所持有文件的管理。 3.6 办公室负责与管理体系有关的外来文件的管理。 4 程序 4.1 文件范围 本程序规定公司以下类型文件的管理： 4.1.1 管理体系文件：管理手册，程序文件，工作文件； 4.1.2 外来的适用于公司的与管理体系有关的法律法规及其它要求； 4.1.3 管理体系运行过程中形成的技术、指导性文件； 4.1.4 与管理体系有关的外来文件； 4.1.5 与管理体系有关运用的管理软件/电子文档。 4.2 编制、审核、批准 4.2.1 公司管理手册由办公室组织编制、经管理者代表审核后，由总经 理批准，程序文件由办公室组织编制，管理者代表审核、批准；工作文 件由使用部门编制，经部门负责人审核，报管理者代表批准。所有批准 发放的体系文件必须先报办公室备案，办公室建立《文件一览表》。 4.2.2 法律法规及技术标准的确认：办公室根据公司实际情况选择适 用、有效的与质量、环境、职业健康安全有关的法律法规和其它要求， 并由管理者代表进行确认。具体的动态管理见《法律法规获取识别控制 程序》。 4.2.3 管理体系运行过程中形成的技术文件的批准 4.2.3.1 管理者代表负责生产组织设计等技术文件的批准。 4.2.3.2 其它部门的技术文件由各主管领导批准。 4.2.4 与管理体系有关的外来文件由办公室部长（或由其指定专人）负 责文件的批阅并确定文件的传阅范围，办公室部长（或由其指定专人） 负责文件正本的控制，并负责进行收文登记。其它部门收到的此类文件 交办公室备案。 4.2.5 以上也适用于与管理体系有关的软件/电子文档的运用及管理。 4.3 文件发放 4.3.1 文件标识及发放部门 4.3 1.1文件和资料的编号 管理手册(一级文件) RLDGY-QES-01-01 程序文件(二级文件) RLDGY-QES-02-XX 工作文件(三级文件) RLDGY-QES-03-XX 记录表格 JL-条款号-XX 国家及上级部门下发文件和资料采用原编号。 4.3.1.2管理体系文件，包括：管理方针、管理目标、管理手册、程序 文件及作业文件，由办公室负责加盖红色受控印章进行发放，技术文件 由技术部负责加盖红色受控印章进行发放，分别填写《文件收/发记录 表》； 4.3.1.3 质量、环境、职业健康安全方面的法律法规由办公室收集并按 照《法律法规获取识别控制程序》，统一编制《适用法律法规、标准规 范一览表》。 4.3.1.4 管理体系运行过程中形成的技术、指导性文件由各主管部门负 责加盖受控印章和签名后发放； 4.3.1.5 与管理体系有关的外来文件由办公室负责识别，并加批意见后 转发至各相关部门； 4.3.1.6 与管理体系有关运用的管理软件、电子文件由办公室负责编制 《软件/电子文件一览表》，公司管理体系相关受控文件电子版本，与 书面文件具有同等效力； 4.3.2 文件破损、遗失或需增发时，相应部门应填写《文件增发申请 单》，经办公室负责人审批后重新办理发放手续。 4.4 评审更新 4.4.1当公司组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变时，文 件发放部门应组织相关部门对部门所发放的有关文件的合理性、有效性 进行评审。对需要改进的文件按本程序4.5条款进行更改。 4.5 文件更改 4.5.1管理体系手册、程序文件由办公室负责组织更改；技术性文件由 技术部负责组织更改。 4.5.2 各部门由于工作需要，对文件提出更改时，应填写"文件更改申 请单"，送办公室，由办公室对更改的内容进行审核，更改后的文件需 重新发放，并将更改前的文件收回。 4.5.3 质量、环境、职业健康安全法律法规、技术标准的更新见《法 律法规获取识别控制程序》。 4.5.4 其它各类技术文件的更改由发放部门实施。 4.5.5 与管理体系有关的外来文件的更新由办公室负责识别； 4.5.6以上条款同时适用于对有关的软件\电子文档格式文件的更改。 4.5.7以上所有文件的更改或更新按照原文件的流程更改，由原审批部 门审批后发放。 4.5.8 发放时，文件更改部门填写《文件更改通知单》，该《文件更 改通知单》随修改文件发至原文件持有人。 4 【文件控制程序】是企业管理体系中的关键组成部分，旨在确保所有使用的文件都是最新、有效的，防止过期或作废文件的误用。此程序主要涵盖了文件的审批、发放、更改、处置等多个环节，确保文件管理的规范化和高效性。 程序的目的是规范公司内部和与管理体系相关的外部文件的控制流程，防止使用无效文件。适用范围涵盖了公司的管理体系文件、相关法律法规和其他要求、技术指导文件、外来文件以及管理软件和电子文档。 在职责划分上，办公室作为文件控制的主导部门，负责质量、环保、职业健康安全法规的收集与管理，以及文件的编写、发放、更改。总经理批准管理手册，管理者代表审核并批准程序文件。各部门则根据其职责范围负责相应文件的编制、审核和更改。办公室还需管理所有单位的文件，并处理与管理体系相关的外来文件。 在文件管理的具体程序中，文件范围包括管理手册、程序文件、工作文件、法律法规及其他要求、技术文件、外来文件和电子文档。文件的编制、审核和批准过程需经过多个层级，如办公室组织编制管理手册和程序文件，使用部门负责工作文件，而管理者代表负责关键文件的批准。对于法律法规和技术标准，办公室会进行选择、确认，并进行动态管理。 文件发放时，各类文件需有特定标识，如管理手册、程序文件等由办公室发放并盖章，技术文件由技术部负责。文件破损、遗失或需要增发时，需通过审批并重新发放。文件的评审更新是根据公司变化如组织结构、产品、流程、法规等进行，若需要更改，由相关部门提出，办公室审核，原审批部门批准后执行。 文件更改由办公室或技术部负责，外来文件的更新和管理软件/电子文档的变更同样遵循此流程。文件更改后，更改通知单随修改文件发送给原持有者，以确保信息同步。文件的保存控制要求有效期内的报批文本存档，电子文件也有相应的管理措施。 文件控制程序确保了企业文件的有效性、一致性和合规性，是保证管理体系运行顺畅的关键工具。通过严格的审批、发放、更改和管理流程，企业可以降低错误风险，提高工作效率，并确保符合相关法律法规的要求。