文件控制程序(1).pdf

XXXX 有限公司 Q/ABC04-02.40.01-2012 2012 年 6 月 18 日发布 2012 年 6 月 18 日实施 文件控制程序 The Procedure for Document Control XXXX 文件控制程序 The Procedure for Document Control Q/ABC04-02.40.01-2012 编制：XX 校对：XX 审核：XX 批准：XX 编制单位： XX 实施日期： 2012 年 6 月 18 日 1 l 范围 本标准规定了相关部门和人员的职责及工作程序，以使一体化管理体系所要求的文 件，包括外来文件（以下简称文件）均受到有效控制，使其适用、有效而不被误用。 本标准适用于一体化管理体系和产品形成过程中所有文件的控制。 2 规范性引用文件 XX 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准 3.1 文件 信息及其承载媒介。 示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。 媒介可以是纸张，磁性的、电子的、光学的计算机盘片，照片或标准样品，或它们的组合。 3.2 受控文件 由归口部门加以标识和统一管理、控制的文件。 3.3 非受控文件 归口部门不加控制的文件。 3.4 文件管理 指文件的编制、批准、标识、编号、发放、使用、评审、更改、回收、作废和归档等 的控制工作。 4 培训和资格 Q/ABC04-02.40.01-2012 2 4 培训和资格 4.1 凡是与各类文件控制有关的所有人员需学习、熟悉并应用本程序。 4.2 档案管理人员和专、兼职资料员都应经档案专业知识培训和本程序学习。 5 职责 5.1 最高管理者负责一体化管理体系手册、程序文件和公司规章制度的批准。 5.2 管理者代表负责审定一体化管理体系手册和程序文件， 并定期组织手册和程序文件的 适用性评审；公司分管领导负责审定公司规章制度。 5.3 企划部负责一体化管理体系手册、程序文件及公司规章制度的管理。 5.4 设计研究院负责标准、产品设计图纸资料及外来设计产品的图纸资料的审查认可和 工艺文件的编制、打印、更改及归档。 5.5 档案室负责产品设计图纸资料及外来设计产品的图纸、 技术文件和工艺文件的发放、 回收、作废和归档等工作。 5.6 总经理办公室负责行政文件传送、审批、发放、回收及密件管理。 5.7 各职能部门负责本部门主管业务有关程序文件及规章制度的编制。 5.8 各部门负责本部门文件的管理。 6 工作程序 6.1 体系文件的分类与编号 6.1.1 文件分类（见下图） 层次 A 一体化管理体系手册 层次 B 体系程序、公司规章制度 层次 C 部门制度、作业标准 表格、报告、记录 按 GB/T19001-2008、GB/T24001-2004、OHSAS 18001：2007、GB/T23331-2009 和 ISO50001:2011 标准要求对各要素互相关系进行描述的文件，属 公司一体化管理体系管理体系纲领性文件 描述要素所涉及的职能部门对有关过程活动如 何进行控制的文件 对某一项活动、过程详细描述操作要领的文件 是体系运行的证实文件 Q/ABC04-02.40.01-2012 3 6.1.2 文件编号 6.1.2.1 一体化管理体系手册的编号 Q/ABC– 04 –01 – 年号 01 为第一层次文件 公司标准规定的 QHSE 管理类 公司代号 企业标准代号 6.1.2.2 程序文件编号 Q/ABC 04 – 02 . . – 年号 程序文件顺序号（01-99） QHSE 管理体系要求中的章节号 02 为第二层次文件即程序文件 公司标准规定的 QHSE 管理类 公司代号 企业标准代号 公司规章制度的编号参照另行规定。 6.1.2.3 第三层次文件编号 Q/ABC 04 – 03 . . . 年号 部门标识按 Q/ABC10-015-2005《业务联系单编制和管理规定》4.2 执行 程序文件顺序号（01-99） 03 为第三层次文件 公司标准规定的 QHSE 管理类 公司代号 企业标准代号 6.1.2.4 记录表式的文件编号按 Q/ABC04-02.40.02-2012《记录控制程序》的规定执行。 6.1.2.5 版本号 a) QHSE 管理体系文件的版本号由版号与修改次数号组成。版号用 1 位数字表示，修 改次数号用数字表示,从 0 开始。 b) 整个 QHSE 管理体系文件变更时，则应该重新编制版号；修改次数号变更主要用于 局部文件修改后。 c) 版本号主要用于文件封面，以示区别。 Q/ABC04-02.40.01-2012 4 例：[版次 1 / 修改 0]：则表示该文件为第一版，尚未修改过的文件。 d) 所有文件（包括引用文件）均以网上公布的最新版本为准。 6.2 文件的编制和批准 为使文件