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电子文件形成标准.pdf
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电子文件形成标准指导意见
(征求意见稿)
1 范围
本指导意见适用于贵阳市直各立档机关单位、团体、其他组
织、机构可参照执行。
本指导意见涉及的电子公文、电子邮件、录音录像、数码照
片等各类电子文件的技术规范和管理要求均按照中华人民共和
国有关标准和档案行业标准执行,如遇本指导意见与国家相关标
准和要求不一致的,以国家相关标准和要求为准。
本指导意见引用的技术标准、规范或规定,如有新的修订版,
或发布新的地方标准等,则按新的标准、规范或规定执行。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的,凡是注日期的引
用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文
件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范
GB/T 33476.1-2016 党政机关电子公文格式规范 第 1 部分:
公文结构
GB/T 33476.2-2016 党政机关电子公文格式规范 第 2 部分:
显现
GB/T 33476.3-2016 党政机关电子公文格式规范 第 3 部分:
实施指南
GB/T 33477-2016 党政机关电子公文格式
GB/T 33480-2016 党政机关电子公文元数据规范
DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案
DA/T 47-2009 版式电子文件长期保存格式需求
DA/T 50-2014 数码照片归档与管理规范
DA/T 54-2014 照片类电子档案元数据方案
DA/T 58-2014 电子档案管理基本术语
DA/T 62-2017 录音录像档案数字化规范
DA/T 63-2017 录音录像类电子档案元数据方案
DA/T 80-2019 政府网站网页归档指南
3 术语和定义
3.1 电子文件 electronicrecords 是国家机关、 社会组织
或个人在履行其法定职责或处理事务过程中, 通过计算机等电
子设备形成、办理、 传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件是“文件”和“数字信息”两个概念的交集,它是具有
文件功能的数字信息,又是以数字信息为技术特征的文件。电子
文件由内容、背景和结构构成。
3.2 电子档案 electronic records 具有凭证、考查和保存价值
并归档保存的电子文件
3.3 元数据 metadata 描述电子文件和电子档案的内容、背
景、结构及其管理过程的数据。
3.4 电 子 档 案 管 理 系 统 electronic records management
system 对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算
机信息系统。
3.5 采集 capture 对电子文件、电子档案及其元数据进行存
储的方法与过程。
3.6 归档 archiving 对具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、
经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案部门提交的
过程。
3.7 移交 transfer 按照国家规定将电子档案的保管权交给国
家档案馆的过程。
3.8 登记 registration 电子档案进入电子档案管理系统时赋
予电子档案唯一标识符的行为。
3.9 转换 conversion 在维护真实性、完整性和可用性前提下,
将电子档案从一种载体转换到另一种载体或从一种格式转换成
另一种格式的过程。
3.10 迁移 migration 在维护真实性、完整性和可用性前提下,
将电子档案从一个系统转移到另一个系统的过程。
3.11 组件 component 构成电子文件、电子档案且独立存在
的一个比特流。
3.12 单组件文件 将一个组件作为一份文件来捕获。如一张
照片、一份票据扫描件、一段录音等。
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