程序文件培训.pdf

1 程序文件培训 培训资料 办公室 程序文件培训目的目标： 了解公司程序文件概况、大致内容； 熟悉程序流程和接口； 清楚与部门岗位相关的流程和程序内容。 公司文件的概况： 手册 作业指导 记录 程序文件 规章 制度 申请 报告 文件 外 来 文 件 1、公司体系的体系文件 1、公司的手册有2本:环境管理手册\质量管理手册。 2、公司程序文件共有38份：IM 20份；QM15份； EM3份。 3、作业指导、表格正在整理中，6月份的工作重点。 4、外来标准、客户要求、法律法规等作为外来文件 进行管理。 5、公司的规章制度、集团文件、报告指示不作为质 量/环境管理体系文件，由总经理室/行政部管理。 文件的保密要求： 手册、程序文件为一般公开文件；由体系部进行受控 和非受控管理。可提供书面或电子版非受控文件给客 户或相关方。 作业指导、产品质量标准、操作规程作为一般机密文 件；由体系部进行受控和非受控管理。全公司人员可 看。不可提供电子版给公司以外的人员，经副总经理 授权后可书面版提供给公司以外人员。 产品报价、客户带价格的订单、技术文件等作为重点 机密文件，由财务或研发部进行管理。公司指定范围 有资格人员才能参阅。第三方只能在有人陪同的情况 下查阅。 程序文件培训和学习的重点： 清楚程序文件控制的目的和范围； 清楚各自部门的职责和工作内容； 清楚工作流程、与各部门的接口； 清楚要形成的记录。 2 《记录控制程序》培训 文件管理注意事项 不能私自复印受控文件（文件上不能出现黑色 "受控文件"印） 需要使用文件的场合，都能得到并使用相应的 有效文件（相关人员不知道文件、生产现场没 有文件是不行的）;作业指导书张贴在现场。 文件不能随便涂改，修改走更改流程 要有最新文件清单，现场不能使用过期作废文 件。 记录管理要求 文件与记录的区别 表格文件 从完成时间上 先 从作用上 指导作业 从修改性上 可进行修改 从保存期上 原稿长期 从保密性上 一般不保密 记录 后 提供证据 不可进行修改 根据需要确定 有保密要求 2.1 文件管理的目的 在使用现场得到正确、有效的文件 防止因文件的差错，对质量产生不利影 响 2.2 文件的管理范围 这里的文件管理的范围主要是指与质量、 环境体系有关的所有文件，包括组织内部 形成的文件以及外部获得的文件。 对直接影响质量、环安体系运行的文件进 行管理。 3 2.3 文件管理的要求 文件发布前得到批准，以确保文件是充分和适 宜的； 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准； 确保文件的更改和现行修订状态得到识别； 确保文件保持清晰、易于识别和检索； 确保外来文件得到识别，并控制其分发； 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因保 留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。 2.3.1 新文件的编制 调用统一固定格式（网上） 对文件进行编号（可向品质文控员索取） 按文件编制要求进行 2.3.2 文件编制的要求 使用统一的固定格式； 正文使用小四号宋体字，1.5倍行距； 多使用流程和图片，清晰易懂易操作； 文件编制好后：程序文件要相关部门会 签，管理者代表批准；作业指导要主管 负责人审批 2.3.3 文件的审批 文件发布前，由授权人员对文件的适宜 性进行审查和批准。 审查是保证文件的正确性、适宜性 批准是从行政上赞同文件的实施 2.3.4 文件受控和分发回收 填写《文件申请表》注明新增原因、文件分发 的部门 由部门负责人审核，体系部批准 将申请表、书面文件和电子版文件交体系部文 控员进行受控和分发 文控员收到书面文件进行登记，复印要分发数 量，在复印文件正面盖绿色"受控文件"，分发 给部门文员让文员在文件分发记录上签名。 文控文员将电子版文件放入内部网 liaojf的F 盘加上"受控文件"水印。在文件清单上增加文 件编号、名称、受控和分发情况等 受控文件与非受控文件 受控文件：控制文件的修改、文件修改 后回收旧版文件 非受控文件：不控制更改，非受控文件 不回收 4 2.3.5 文件的识别的检索 文件保持清晰、易于识别和检索 建立文件清单或一览表标明文件的修订状 态、编制日期； 对文件的分发、回收进行控制。记录文件 发放日期、分发编号、分发部门等 2.3.6 文件的更改 更改的原因：环境、运作发生变化 持续改进 申请：在申请表中写明更改原因 修改：在修改履历中注明修改内容 重新受控分发并收回旧文件 2.3.7 文件的修订状态 文件的更改和现行修订状态 文件的修订状态用版本号、修订号来标识 原始新文件修订状态为A0，修改1次为A1， 修改2次为A2，。。。 修改第5次换版为B，接下来为B1、B2、 B3、B4、C1、C2。。。 2.3.8 文件定期评审 对使用中的文件适时评审，以保持文件 的适宜性 对使用文件的评审一般定期（一