乐清市衍惠电子有限公司
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文件控制程序
版本号/修订次：B/0
4.4 文件受控与非受控
4.4.1 受控文本——指对文本的每一次修订、换版，负责进行修订的部门，需通知文本的持
有者，并同时对其特有的文本进行相应的修改、换版，旧版同时回收的文本。受控文本一般
用于公司内部管理。
4.4.2 非受控文本——指对文本一切修订、换版，负责进行修订的部门不需通知文本持有者，
也不需进行相应的修改、换版和回收的文本。非受控文本一般用于学习和交流。
4.4.3 受控文本盖“受控”章。
4.4.4 受控的管理体系相关文件有手册、程序文件和三层文件.
4.5 体系文件的评审
4.5.1 体系文件在运行过程中或在内审和外审发现的不符合，由提出部门填写《文件更改申
请
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通知单》， 交 办 公 室 对修改内容文件组织原编制审核批准人员进行会签后发放各部门进行
其他受控文件相关内容的修改。
4.5.2 每年的管理评审会议，对体系文件的适用性、充分性及有效性进行评审。
4.6 文件的更改和修订
4.6.1 当文件在运行过程中或在内审管理评审和审核认证过程中，发现不符合时应及时改正。
4.6.2 对文件有异议的部门，应填写《内部信息沟通处理表》， 交 办 公 室，如需评审，由办公
室组织相关部门进行审议。文件的更改和修订需经原审批部门的同意。
4.7 文件换版和作废
4.7.1 当体系文件经多次更改或进行大幅度修改时，体系文件应进行换版，版本号 4.2.5 条
款进行变化。
4.7.2 作废文件，盖“作废”章，如为积累知识或其它用途予以保留，则应加盖“作废保留”
章，作废的管理体系文件，各部门整理后，交档案室归档。
4.8 外来文件和资料的控制
4.8.1 办公室负责及时识别、获取和更新和本公司所执行的有关国家和地方质量环境法律、
法规，并及时列入《法律法规和其他要求清单》
4.8.2 技质部负责及时收集、更新与产品有关的国际、国家、行业标准的有效性，并列入《外
来标准清单》。
4.8.3 供销部及时检查和确定顾客提供的有关文件和资料的有效性。
4.8.4 对外来文件和资料的控制和发放按本程序中相关适用条款执行。
4.9 文件的借阅、保管、保管期限及销毁
4.9.1 文件的借阅
文件的借阅需填写《借阅文件登记表》， 经 管 理 者代表批准方可借阅。借阅者应在指定日
期归还文件，到期不归还者由办公室收回。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。
4.9.2 管理手册、程序文件、管理性文件原件(包括每次修订的原件)由办公室保管，技术文
件原件(包括每次修订的原件)由技质部保管，各 部 门负责现行有效管理体系文件的保管工作。
应对文件适当的的防护并不得在文件上涂划和私自更改，确保文件清晰易于识别。
4.9.3 文件原件的保管期限为三年，过期后由档案室登入《作废文件保留/销毁申请单》， 不定
期组织销毁。受控的文件经修改、换版作废及到期资料上交办公室处理，不受控的文件及资
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