文件销毁程序.doc

文件销毁程序 1. 目的：为了使本公司各类受控文件与非受控文件经更新或换版回收的文件以及各类修改 或过期的技術资料，记录表单，以及过期或报废的外来文件，不致发生誤用，确保公 司作废文件得到有效控制，特制定本程序。 2. 范围：本程序適用于本厂與体系有关的所有作废文件的控制。 3. 职责： 1. 总经理：负责公司作废体系文件销毁申请的最终批准。 2. 管理者代表：负责公司作废体系文件销毁申请的审核。 3. 各部门主管：负责识别本部门范围之内体系文件的使用审查。 4. 文控中心：负责过期作废文件的收集与清理工作，并填写文件销毁申请表。 4 参与文件：文件保存期限一览表。 5 文控要求： 5.1文控中心是期对所保存的文件进行鉴定，并对保存期限已满的文件材料，填写文件销 毁申请表。 5.2 文件鉴定工作由行政部主管主持，有关部门参加，组成文件鑒定小組，對被鑒定的文件 進行逐件審查，提出存毀意見。 5.3 文件材料經鉴定小组審定，并经公司总经理批准后方可销毁。 5.4 销毁文件材料要由二人以上并在指定地点进行销毁，销毁人要在销毁登记表上签名 ----------------------- 文件销毁程序全文共2页，当前为第1页。 ࠀࠎࠔࠨࠬࡢࡦࡪࢨࣀࣂࣈࣦ࣊࣌࣎ࣔࣜࣤऄआईऐऒचऺूॄॐॲॶংঠঢমসৰ৲਀ਖਦਬ੪੬઀ં 짔믵 짔짉짉꿔꓉꒯꾤꾛辤蒯蒏 碄碛?ᔗ읨꽰ᘀ᭨합䌀 愀 漀Ĩᘔ塨腕㔀脈䩃 䩡 ᔗ읨꽰ᘀ塨腕䌀 愀 漀Ĩᘑ乨兡䌀 愀 漀Ĩᘔ幨 㔀脈䩃 䩡 ᔗ읨꽰ᘀ幨 䌀 愀 漀Ĩᔚ읨㝰ᘀ졨 㔀脈䩃 䩡 ᘔ졨 㔀脈䩃 䩡 ᔗ읨꽰ᘀ졨 䌀 愀 漀Ĩᘑ읨㝰䌀文件销毁程序全文共2页，当前为第2页。 文件销毁程序是组织内部管理的重要环节，主要用于处理不再适用或者过期的文件，以防止误用和保护敏感信息。此程序旨在确保公司的信息安全，避免旧版本、修改过的、过期的或是废弃的文件在错误的情况下被使用，从而影响业务运作的准确性与合法性。 1. **目的**： 文件销毁程序的主要目的是确保所有过时、废弃或不再需要的文件能够得到妥善处理，防止它们在错误的时间或场合被误用。这包括了公司内部的受控文件、非受控文件，以及与体系相关的所有文件，如技术资料、记录表单和外来文件。通过有效的文件销毁，可以维护公司的正常运行，防止信息泄露，以及符合相关法规的要求。 2. **范围**： 此程序适用于公司内部所有与管理体系相关的作废文件，不论这些文件是内部产生的还是外部来源，只要达到销毁条件，都应遵循此程序进行操作。 3. **职责**： - **总经理**：作为最高决策者，负责最终审批文件销毁的申请。 - **管理者代表**：承担文件销毁申请的审核工作，确保符合规定和标准。 - **各部门主管**：负责审查各自部门内文件的使用情况，识别哪些文件需要销毁。 - **文控中心**：是文件销毁程序的执行部门，负责收集过期文件，进行清理，并提交文件销毁申请表。 4. **参与文件**： 文件保存期限一览表是进行文件鉴定和销毁的重要参考，列明了各类文件的保存期限，以便判断是否达到销毁条件。 5. **文控要求**： - **文控中心定期对保存的文件进行鉴定**，一旦发现保存期限已满的文件，将启动销毁流程。 - **文件鉴定工作**由行政部主管负责，组织相关部门共同参与，形成文件鉴定小组，对每一份待销毁文件进行细致的审查，决定文件的存留。 - **鉴定后的文件**，在经过鉴定小组的审议，并得到总经理的批准后，才可进行销毁。 - **文件销毁过程**必须由两人或以上人员共同进行，且在指定地点完成，销毁人员需在销毁登记表上签字，以确保责任明确并可追溯。 文件销毁程序的重要性在于它为公司提供了一个系统化、规范化的流程，确保了文件的安全性和合规性。通过这个程序，组织可以有序地管理和消除不再需要的信息，保护公司资产，同时符合信息安全和数据保护的法规要求。