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Word2003邮件合并功能使用方法.doc
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Word2003邮件合并功能使用方法.doc
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Word2003 合并功能使用方法〔成绩单的制作〕一、建立数据源 1、启
动 Excel,建立含有学生月考考试成绩表〔4 月份〕的工作簿——“月考成绩〞
文件,〔如下列图〕。
说明:数据源是一个文件,该文件包含了合并文档各个副本中的数据。把
数据源看作一维表格,那么其中的每一列对应一类信息,在合并中称为合并域,
如成绩表〔4 月份〕中的学生;其中的每一行对应合并文档某副本中需要修改
的信息,如成绩表中某学生的、语文成绩、数学成绩等信息。完成合并后,该
信息被映射到主文档对应的域名处。
小提示:工作表的第一行一般是标题记录,第二行起为数据记录。
2、用 Excel 提供的函数 Average、Max 求出班各门考试科目的平均分和
最高分,并记录在案。
二、创立合并主文档,并设置主文档类型 1、启动 Word2003 ,建立
“月考成绩单〞主文档,并录入各科班最高分和平均分,〔如下列图所示〕。
- . word.zl-
- -
小提示:此时设置的主文档格式也将决定各个副本的显示和打印效果;为
了节约用纸,也可将页面分为两栏或者多栏。
2、单击菜单栏中的“视图〞选项,在弹出的下拉菜单中指向“工具栏〞,然
后再单击“合并〞选项,那么在窗口上显示“合并工具栏〞。或者,也可以单击
菜单栏上的“工具〞选项,然后在其弹出的下拉菜单中指向“信函和〞选项,再
单击“显示合并工具栏〞选项。
3、单击合并工具栏上的“设置文档类型〞按钮,选择“目录〞型主文档并单
击“确定〞按钮,〔如下列图〕。
- . word.zl-
- -
三、连接到数据源文件并选择工作表
单击合并工具栏上的“翻开数据源〞按钮,然后选择以上创立的数据源文件
——月考成绩,再选择此次合并数据所在的工作表〔4 月份〕并单击“确定〞按
钮,〔如下列图所示〕。
四、向主文档插入合并域
先将光标定位在需要插入合并域的位置上,然后单击合并工具栏上的“插入
域〞按钮,选择需要插入的合并域,并按“插入〞按钮,再单击“关闭〞按钮,
这样就完成了一个合并域的插入。重复以上操作,直至将所需插入的合并域全
部插入为止,〔如下列图所示〕。
- . word.zl-
- -
注意:此时可先将主文档保存,以防意外发生。
五、合并数据源到新文档 1、单击合并工具栏上的“合并至新文档〞按
钮,在弹出的对话框中选择“全部〞记录,并按“确定〞按钮,〔如下列图所
示〕,那么可以生成数据源中所有学生个人的成绩单新文档。
2、检查新文档的合并效果,如果在页面出现的学生个人成绩单有不完整
的,那么可以在主文档中增加空行、调整行间距或主文档的页边距。
3、重复以上 1、2 操作,直至在合并的新文档每页中出现的学生个人成绩
单都是完整的,〔如下列图所示〕,然后保存主文档。
- . word.zl-
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pyhm63
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