文件和资料控制程序(9个记录表格).doc
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文件和资料控制程序是企业质量管理中的关键环节,旨在确保所有涉及质量管理体系的文件都是最新、最有效的版本。这个程序适用于质量手册、程序文件、作业指导书、表单、外来文件、外发文件和技术文件等各类文件的管理。通过一套系统的控制方法,可以有效地追踪文件的生命周期,包括编制、修订、审核、审批、分发、回收和销毁。 在文件控制中,文件被分为受控文件和非受控文件两类。受控文件包括正本和副本,正本通常由文控中心统一管理,盖有“受控正本”印章,副本则由使用部门保管,盖有“受控副本”印章。非受控文件一般不需再次分发新版本,废止后也无需收回销毁。 质量手册是公司按照ISO9001:2000标准建立质量管理框架的纲领性文件,它包含了公司的质量方针和目标。程序文件是质量手册的延伸,描述了跨部门的工作流程,而作业指导书则是对特定部门或岗位复杂工作的详细说明。表单则包括各种记录格式和图表,外来文件是指来自外部如客户、供应商或法规要求的文件。外发文件是公司向供应商、客户或第三方发送的信息资料。 文件的编制、修订和审批职责明确,质量手册由人事行政部负责编制,副管理者代表审核,总经理批准。程序文件由责任部门主管/经理编制,副管理者代表审核,管理者代表批准。作业指导书同样由责任部门负责编制和审批,最终由总经理批准。 文件控制的流程包括文件的登录、分发、回收和旧版/废止文件的销毁。文控中心负责这些核心工作,确保所有使用的文件都是有效版本。各文件使用部门需建立文件一览表,配合文控中心进行文件管理。文件的变更需填写《文件制修订申请表》,废止则需填写《文件废止申请表》。此外,还有《封面标准格式》、《发放范围与修改记录标准格式》、《正文标准格式》等记录表格,用于跟踪文件的状态。 文件编号和版次号的设定是为了方便管理和识别。质量手册、程序文件和作业指导书都有各自独特的编号规则,包含公司编号和文件类型的代号,以及流水号。表单编号则包括部门编号、表单流水号和表单版次。 文件和资料控制程序对于保证企业的质量管理活动顺利进行,确保信息准确无误地传递,以及符合法规和标准要求至关重要。有效的文件控制能够提高工作效率,防止因使用过时或错误信息导致的潜在问题,进而提升企业的整体运营质量。
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