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公司档案管理制度(15篇).pdf
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公司档案管理制度(15 篇)
公司档案管理制度 1
1.目的
规范全公司的档案管理。
2.适用范围
本制度适用于公司及所属各部门档案管理。
3.管理原则
分类分部门管理,行政部统一监管。
4.职责与权限
4.1 各部门必须设兼职的档案管理员,规范部门档案管理。
4.2 行政部不定期对各部门档案管理工作进行监督和检查(每月至少抽查一
次),对违反本制度的部门有权进行处罚。
5.档案的分类
(1)证照类:如营业执照及各类证照。
(2)文件类:分外来文件和内部文件。
(3)制度类。
(4)合同类。
(5)计划总结和会议纪要类。
(6)财务类。
(7)图纸类:工艺文件、图纸、说明书等。
(8)人事管理类:人事档案、培训记录、健康档案、安全、消防等等。
6.档案的归口存放部门
(1)公司级档案存放在行政部。
(2)其它档案由归口部门负责存放。
7.档案建档要求
建立档案时要有档案编号和档案目录。
8.档案装订
档案须装订成册保存,某些特殊珍贵的手稿、照片等,采用卷盒、相册等
保管。
9.保存年限
原则上公司重要档案永久保存,进行档案销毁时经公司领导批准。
10 档案日常管理
10.1 借阅
10.1.1 借阅手续
(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应出示经公司领导批准的《档
案资料借阅登记表》,经办人在公司借阅登记表上签字后方可借阅。
(2)档案归还时,档案管理员填写归还日期。
10.1.2 档案借阅审批权限
(1)证照类:由公司总经理或者其授权人审批。
(2)文件类:由行政部审批,财务、技术类等重要文件借阅须由总经理或者
其授权人批准。
(3)制度类:由行政部审批。
(4)合同类:由公司总经理或者其授权人审批。
(5)计划总结和会议纪要类:由行政部审批。
(6)财务类:由总经理或者其授权人审批。
(7)图纸类:由总经理或者其授权人审批。
(8)人事管理类:人力资源部审批。
10.1.3 借阅人不得转借、拆卸、调换、损坏、复印所借档案。
10.1.4 借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料。借用档案原则上当日
必须归还,特殊情况不得超过七天。
10.1.5 若人为丢失或损坏档案,给公司造成经济损失的,行政部对相关责
任人进行内部行政或经济处罚。
10.2 销毁
10.2.1 公司任何个人或部门非经公司批准,不得销毁公司档案。
10.2.2 销毁前按照清册清点,销毁时由行政部监督销毁,销毁后相关人员
在清册上签名,并将监销情况存档。《档案销毁审批表》由行政部永久保存。
10.3 移交
10.3.1 需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》,报公
司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。
10.3.2 移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》
一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。
11.如有违反本制度规定的,公司对其进行行政、经济处罚,严重时移交司
法机关。
12.附则
本制度解释权归人力资源部,经总经理审批后执行。
Nothing will be long in the future. In this world, people wave their hands and let the tea cool.
公司档案管理制度 2
一、目的
为了对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。维护人事档案材料完
整,防止材料损坏,规范人事档案的管理,特制定本制度。
二、范围
本制度适用于对公司人事档案的执行管理。
三、职责
3.1 人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核
对、转递、保密、统计等工作。
3.2 人事档案管理:集团公司人事管理课(宁波地区)负责本地区所有分公
司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人
事管理部门负责管理工作。
3.3 集团公司人力资源部为本制度的归口部门,负责指导监督各部门、分公
司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。
3.4 集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核,总裁负责本
制度的批准执行。
四、人事档案管理的内容
4.1 员工人事档案归档及管理:新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关
证件(毕业证书、身份证、各类技术认证证书)复印件提交人事管理课,人事
管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案(内容包括:该员工的应聘、
录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料)并及时归档。
归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别,其次按新员工的所在部
门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员
工人事档案材料的名称及有关内容,最后将新员工的人事档案材料归档。
4.1.1 确立两级档案管理制度:一级员工人事档案为员工入司随转的人事档
案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学
历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。
4.1.2 员工人事档案自员工到岗之日建立,每人一份,按部门、职务归类。
员工终止/解除劳动关系时,应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事
档案类。
4.1.3 员工合法终止/解除劳动合同时,由各相关部门负责人在《员工离职
通知单》上签字,确认无遗留问题;员工相关档案调入单位时,人力资源部核
对档案材料,密封该员工人事档案,连同开具的《档案材料转移单》及其它有
关材料,转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制
度》。
4.2 检查核对:人力资源部人事管理课档案管理员要定期(每月 25 日)对
员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字,确保员工
的人事档案的完整、安全。但是下列情况下,也要进行检查核对:突发事件后,
如被盗、遗失、或水灾火灾之后;对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份
材料是否丢失;发现某些损失之后,如发现材料变酶、发现虫蛀等;检查完毕
后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。
4.3 转递(员工异动):档案转递过程如下,人事管理课档案管理员取出要
转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事
档案通知单》,按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要
求收档单位在回执上签字盖章。
4.4 保密制度:由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档
案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案
材料内容,一概不得加以删除或销毁,并且必须严格保密,不得擅自向外扩散。
4.5 统计:人事管理课每月 25 日须对员工人事档案的数量、人事档案材料
收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员
工人事档案统计表》。
4.5.1 人事档案统计分类:履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及
奖惩材料、其他可供公司参考资料。
4.5.2 人事档案统计信息要及时更新,人力资源部根据人员流动情况每月
25 日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》,提
报人力资源部总监审核。
五、员工人事档案管理,应严格执行国家和公司有关规定。
查阅员工人事档案应经人力资源部总监(或总裁)批准,并办理登记手续。
档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
六、相关支持文件及记录
员工应聘申请表
转递人事档案通知单
员工离职通知单
员工人事档案统计表
公司员工人事档案管理制度
第一条、为确保人事档案的机密性,完整性和准确性,为人事决策提供信
息和依据,特制定本制度。
第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。
第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。
第四条、新员工第一次建档后,日后所有有关个人人事资料都随时归档,
包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、
奖励等,以保证档案的完整性、保密性及可查性。
第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档,目录如下:
1、招聘登记表
2、聘用通知书
3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。
4、身份证复印件
5、照片
6、员工转正申请表
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