管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、
录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。
归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部
门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员
工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。
4.1.1 确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档
案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学
历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。
4.1.2 员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。
员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事
档案类。
4.1.3 员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职
通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核
对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有
关材料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制
度》。
4.2 检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月 25 日）对
员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工
的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，
如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份
材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕
后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。
4.3 转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要
转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事
档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要
求收档单位在回执上签字盖章。
4.4 保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档
案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案
材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
4.5 统计：人事管理课每月 25 日须对员工人事档案的数量、人事档案材料
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