员工档案管理制度.docx

《员工档案管理制度》是永泰房地产（北京）公司制定的一项规定，旨在规范公司内部员工档案的管理和维护。该制度强调了员工档案管理的重要性，作为人力资源工作的重要组成部分，它旨在实现档案管理的科学化、统一化和标准化。 1. **适用范围**：本制度覆盖永泰房地产（北京）公司及其下属项目部的所有正式员工，包括试用期、在职和离职员工，自入职起就需要建立员工档案。 2. **归档范围**：涵盖员工的个人信息、证书、申请表、体检报告、背景调查、担保书、入职通知、异动记录、薪资调整、奖励证明、调查表、转正材料、劳动合同和离职通知等。其中，涉及副总及以上领导的档案被列为绝密，其余员工档案通常为机密。 3. **职责分工**：人力资源部负责整个档案管理工作，指定专人（兼职）负责收集、整理、保管、统计和借阅档案。所有员工有责任提供档案建立所需的资料。 4. **归档时间**：员工应聘申请表审批结束后7个工作日内建立档案，工作过程中的相关文件应在完成后7个工作日内存入档案。 5. **归档要求**： - 文件材料齐全完整。 - 正文与附件、过程文件与定稿、请示与批复等应合并立卷。 - 副总及以上领导的绝密文件归入个人档案，其他员工的绝密文件单独立卷。 - 每名员工一个档案，每个部门或项目部一个档。 - 文件材料按顺序编号，填写卷内文件目录和备考表。 - 案卷封面书写工整，装订前去除金属物，破损文件修复或复制。 6. **档案存放**：档案按照特定顺序排列，档案柜与墙壁保持距离，利于通风降温。文件材料根据其性质和形成规律系统排列。 7. **档案借阅制度**： - 借阅者需说明理由，仅限本人工作范围内查阅。 - 外单位查阅需公函和领导批准。 - 归还时需查清注销，损坏和丢失需追责。 - 借阅密级档案需主管领导同意并严格保密。 8. **档案保密制度**：管理员负责保密，借阅者须遵守保密协议，任何损坏、遗失或失密行为都将受到处理。 通过这些细致的规定，永泰房地产（北京）公司确保了员工档案的安全、完整和有效利用，同时维护了公司内部信息的安全。这样的制度对于保护员工权益、规范人力资源管理、保障公司运营具有重要意义。