某公司档案管理制度范本.docx

【某公司档案管理制度详解】 某公司的档案管理制度是规范企业内部档案管理的重要文件，旨在通过标准化、制度化的方式，提升档案管理效率，强化员工的责任感和归属感。该制度适用于西安市XX公司及其下属分公司，旨在建立健全企业档案体系，有效保护和利用档案资源。 1. **适用范围** 公司档案涵盖了企业在经营、管理等活动过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等形式的历史记录。这包括但不限于行政文书、人力资源、业务和声像四大类档案。 2. **管理职责** 公司设立专门的档案室，并指定办公室人员进行档案管理。各部门则需指定专人负责档案的收集、分类、整理、编目和装订等工作。文件应在次年的7月前归档，特殊情况需延迟的需给出合理说明。 3. **档案分类** - **行政文书档案**：包括内外部通信、通知、报告、会议记录等。 - **人力资源档案**：涵盖员工信息，如花名册、求职资料、合同、证件复印件、工作表现等。 - **业务档案**：涉及客户往来函件、商务报告、贸易单据、合同及相关记录。 - **声像档案**：包括照片、录音和录像资料。 4. **归档要求** 归档文件应完整无缺，不同年度文件分开立卷，文件材料按顺序排列，并保持紧密联系。案卷封面需清晰填写。 5. **档案调阅管理** - 内部人员借阅需填写借阅单并获得批准，重要文件需总经理批准。 - 借阅期限为两周，到期催还，丢失或损坏需报告处理。 - 保密原则，不准泄露档案内容，不得擅自修改或摘抄。 - 档案需妥善保管，不得转借，用毕及时归还。 6. **档案清洁与安全** 档案管理人员应定期清洁档案架，防止虫蛀腐朽。定期检查档案数量和保管状况，发现问题及时解决，确保档案安全。 7. **执行日期** 该制度自发布之日起实施。 此档案管理制度的制定，体现了Foonshion Design Co., Ltd对档案管理工作的重视，确保了企业信息的安全和高效利用，对于提升公司运营效率和合规性具有重要意义。