### David Allen GTD Outlook 2007：高效工作与生活之道
#### 一、引言
《Getting Things Done》（简称GTD）是大卫·艾伦（David Allen）提出的一种工作生活管理方法，旨在帮助人们摆脱混乱无序的状态，实现压力更小的工作效率提升。该方法论的核心在于建立一个全面而及时的任务清单系统，让所有任务得到妥善管理。本文档针对Outlook 2007版本进行了特别定制，指导用户如何通过这一流行的应用程序来实践GTD理念。
#### 二、将Outlook 2007作为行动清单管理器
**新定义的“类别”和“任务”**：为了更好地适应GTD的要求，文档首先介绍了如何在Outlook 2007中重新定义“类别”和“任务”，使其成为有效的行动管理工具。这些自定义设置不仅有助于用户快速识别和处理任务，还能够支持多维度的分类，例如按项目、上下文或优先级等进行划分。
**任务视图的自定义指令**：文档提供了详细的步骤来指导用户如何根据个人偏好和需求定制任务视图，确保用户可以快速访问到自己最常用的功能。通过这种方式，用户能够提高工作效率，减少不必要的操作步骤。
**自定义类别以作为列表**：接下来，文档介绍了一些最佳的初始类别，如“电话”、“电子邮件”、“家庭”等，并解释了如何利用这些类别来组织自己的行动列表，从而更加高效地管理个人事务。
**项目与行动之间的关联**：此外，文档还讲解了如何在Outlook 2007中将项目与具体的行动联系起来。这有助于用户追踪项目的进展，并确保所有必要的步骤都得到了妥善处理。
**私密条目的标记**：对于某些可能包含敏感信息的条目，文档提供了指导用户如何将其标记为私密的方法，从而保护个人隐私不受侵犯。
**创建任务的快捷键**：为了进一步提高效率，文档还列举了一系列用于创建任务的快捷键，让用户能够快速地添加新的待办事项。
**完成任务的处理方式**：此外，文档还提供了一些建议，如如何管理和归档已完成的任务，以及如何利用这些历史记录来进行回顾和分析。
#### 三、日历功能的使用
**时间特定行动**：在GTD中，区分“日程安排”的行动和“随时可做”的行动是非常重要的。文档详细解释了如何利用Outlook的日历功能来安排具体时间的任务，以及如何管理那些没有固定时间限制的行动。
**基于日期的行动**：同时，文档还介绍了如何在Outlook中创建基于日期的提醒，以确保不会错过任何重要的事件或截止日期。
**基于日期的信息**：文档还提到了如何利用Outlook的日历功能来存储与日期相关的各种信息，如会议纪要、活动详情等，方便随时查阅。
**创建日历条目的快捷键**：类似于任务的创建，文档同样提供了一套快捷键来帮助用户快速创建日历条目。
**审查行动选择**：文档强调了定期审查行动列表的重要性，并提供了具体的步骤来指导用户如何进行这样的审查。
#### 四、邮件管理
**邮件清零策略**：在GTD中，保持收件箱为空是一种理想状态。文档详细阐述了如何利用Outlook 2007来实现这一目标，包括如何快速处理邮件、归档邮件以及将邮件转化为任务或笔记等。
**行动性邮件的组织**：文档还提供了一些技巧，如如何对行动性邮件进行标记和归类，以便于后续处理。
**通过Outlook委派任务**：此外，文档还介绍了如何利用Outlook来委派任务给其他人，并确保这些任务得到有效跟踪。
**邮件分类选项**：文档提到了一些有用的邮件分类技巧，如使用颜色编码或者创建特定文件夹来整理邮件。
#### 五、其他有用的列表
**列表管理功能**：文档介绍了Outlook 2007中的一些额外功能，如如何利用它来管理多种类型的列表，包括项目列表、购物清单等。
**实用的类别和列表**：文档还列出了一些非常实用的类别和列表示例，帮助用户更好地组织自己的信息。
**随身携带信息**：此外，文档还提供了一些关于如何在外出时捕捉信息的建议，例如如何利用手机或其他移动设备与Outlook同步数据。
#### 六、联系人管理
**创建新联系人的技巧**：文档提供了关于如何快速创建新联系人的建议，包括使用快捷键和模板等。
**创意搜索功能**：文档还介绍了一些创意性的搜索技巧，使用户能够更高效地查找所需的联系人信息。
**额外资源**：文档推荐了一些额外的学习资源，包括网站、书籍等，以帮助用户更深入地了解GTD方法论及其在Outlook中的应用。
《David Allen GTD Outlook 2007》是一份详尽的指南，不仅提供了如何在Outlook 2007中实施GTD的基本步骤，而且还深入探讨了如何最大化利用Outlook的各项功能来提高工作效率和个人生产力。通过遵循文档中的建议，用户将能够更好地管理自己的任务、日程和信息，最终实现更加有序和高效的工作生活方式。
