Outlook2007创建GTD工具栏

### Outlook 2007 创建 GTD 工具栏详细教程 #### 引言 GTD（Getting Things Done）是由大卫·艾伦提出的一种高效工作方法论，它提供了一种实用的工作流程来处理我们邮箱中接收到的各种信息。尽管本文档所介绍的定制方式可能并非最理想的选择，但它为高效处理电子邮件提供了很好的支持。最重要的是，这个工具是免费的，并且用户可以根据自己的需求进行个性化调整。 #### 处理概念回顾 在 GTD 方法中，你需要定期处理收件箱中的信息，并将它们放入适当的“容器”——可能是归档、日历或行动列表。当你处理收件箱时，实际上是在分析和分类这些信息，而不是立即执行它们。唯一的例外是遵循“两分钟规则”。 你收到的信息可以分为可行动与不可行动两大类。对于不可行动的信息，你需要判断它是否属于垃圾邮件、无法承诺的事项、需要存档的资料或者希望日后考虑的任务。大多数人在 Outlook 2007 中会通过子文件夹结构来建立“归档”和“参考材料”档案。本文档建议使用“将来某天/也许”列表来管理这类信息，这可以是一个邮件文件夹或是在 Outlook 任务列表中使用的类别。 接下来要考虑的问题是：该信息是否与现有的目标有关，还是需要在“项目列表”中注册一个新的项目。这个列表可以是一个 Outlook 邮件文件夹，也可以是一个特殊类别的任务列表，例如“!项目”。本文同样推荐使用后者。 即使创建了新项目，也需要继续处理信息以确定“下一步行动”。 需要判断所需采取的行动是否能在两分钟内完成（遵循“两分钟规则”），是否可以委托他人完成，是否有特定的时间限制，或者是否可以基于情境分配到不同的行动列表或容器中。 #### GTD 工具栏 在深入了解细节之前，让我们先看看最终效果。下面展示的是 GTD 工具栏的一个示例。这个工具栏并不会为你做任何键盘快捷键或鼠标操作不能做的事情，但确实可以让操作变得更加便捷，特别是在笔记本电脑上。下面是一些关键组件： 1. **收件箱处理按钮**：点击此按钮可以快速打开收件箱，开始处理新邮件。 2. **归档按钮**：将选定邮件快速归档至预先设定的“归档”文件夹。 3. **参考材料按钮**：将选定邮件移动到“参考材料”文件夹。 4. **将来某天/也许列表按钮**：将选定邮件标记并移动到“将来某天/也许”列表中。 5. **项目列表按钮**：将选定邮件与特定项目关联，例如添加到任务列表中的“!项目”类别下。 6. **下一步行动按钮**：将选定邮件标记为下一步行动项。 7. **两分钟规则按钮**：对于那些能在两分钟内完成的任务，使用此按钮进行标记。 8. **委派按钮**：将选定邮件标记为需要委派的任务。 9. **时间敏感按钮**：标记那些有时间限制的行动项。 10. **情境列表按钮**：根据情境（如家庭、办公室等）将任务分门别类。 #### 实现步骤 为了在 Outlook 2007 中创建 GTD 工具栏，你可以按照以下步骤进行操作： 1. **打开自定义工具栏**： - 进入“工具”>“自定义”。 - 在弹出窗口中选择“命令”选项卡。 2. **添加按钮**： - 从“类别”列表中选择相应的功能类别，例如“邮件”。 - 从“命令”列表中找到需要的功能，比如“归档”、“标记为下一步行动”等。 - 将其拖拽到工具栏上。 3. **调整布局**： - 按照个人喜好对工具栏进行布局，确保所有按钮都易于访问。 4. **保存更改**： - 完成定制后，关闭“自定义”窗口，确认更改。 #### 结语 通过以上步骤，你可以在 Outlook 2007 中轻松地实现 GTD 工作法的核心理念。GTD 工具栏不仅可以帮助你更高效地处理收件箱中的邮件，还能让你更好地组织工作和个人事务，从而提高生产力。此外，由于 GTD 方法鼓励对工作和生活进行持续改进，因此这个工具栏也完全可以根据个人的需求进行进一步定制和完善。