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古道视野之Outlook GTD应用教程

古道视野,Outlook,GTD,教程

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古道视野之Outlook GTD应用教程

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古道视野之

Outlook GTD

应用教程

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http://www.GudaoVision.com/

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古道视野之 Outlook GTD 应用教程

——古道的 GTD 3.0 版

原创：古道视野（http://www.GudaoVision.com/）

作者：古道

2008 年 12 月 15 日

古道视野之

Outlook GTD

应用教程

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目

目目

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录

第一课开篇介绍及 Outlook 设置

........................................................................................ 3

第二课 Project 及 Actions 设置

......................................................................................... 10

第三课 Outlook 日程表设置

............................................................................................... 14

第四课 GTD 应用流程

.......................................................................................................... 19

古道视野之 Outlook GTD 应用教程常见问题 FAQ

...................................................... 22

附录：

相关文章：巧用联系人索引同一 Project 的所有 Acitons

............................................... 24

相关文章：巧设底色

............................................................................................................. 28

相关文章：在桌面建立 Outlook 的"便签"快捷方式

........................................................ 31

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古道视野之 Outlook GTD 应用教程

第一课开篇介绍及 Outlook 设置

我曾经在古道视野上更新了一系列 GTD 的相关文章，其中最为推荐的工具

是 Outlook，因为这个软件是最方便获得的，同时 Outlook 与手机，不论是诺

基亚，还是微软操作系统的手机在同步上均属于最便利的，在更换平台时也可以

方便导入，因此强烈建议 GTD 初学者使用！

同时，之所以这样推荐，也是因为个人并不认为 GTD 原著或者任何一个思

想就是真理，就应该是每个人严格遵守的东西，每个人都应该发展出适合自己的

GTD 系统，Outlook 并不完全符合 GTD 思想，但强大的功能给我们带来了很大

的空间。

本来我已经觉得不再更新教程式的文章，具体原因前面已经提过很多次，但

是这次应 GTDLife 的邀请，实在有些却之不恭，加上近期很多朋友发来 mail，

希望有一个这方面的教程，而至少我目前并没有发现中文这方面详细的介绍，所

以，还是写几篇吧。大概会有几篇，不会很长，把基本的内容完成，争取用更多

的图片予以描述，做到简单易懂。

OK，进入正题！第一课是软件设置：

选择工具：Outlook 2007

1、Outlook 数据文件设置：

由于 Outlook 数据文件的默认位置是 C 盘，一方面可能由于系统问题而导致数

据丢失，建议更换保存位置；另一方面，据说 Outlook 的数据文件大于 5G 时

可能出现文件无法打开的情况，还是做好保存较好。

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设置方法：

文件-数据文件管理

在打开页面中选择添加

数据文件删除，

将后添加文件设置为默认

之后是做好备份工作

“文件”下出现“备份

“

其中可以

通过选项来设置备份间隔等

特殊说明：

针对习惯使用多台电脑做

据为了保持一致，

我会选择直接

应用教程

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（

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在打开页面中选择添加

，保存至非 C 盘符下

。

将后添加文件设置为默认

。

之后是做好备份工作

，从微软主页上下载“Outlook

备份工具

“

：

通过选项来设置备份间隔等

。

针对习惯使用多台电脑做

GTD 的朋友，比如我

，

我会选择直接

copy 数据文件的方式，将

Outlook

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）

。

之后将默认的

备份工具

”这时会在

，

两台电脑的数

Outlook

关闭，在 D

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盘下设置文件夹 Outlook Data，将第一个数据文件放进去，然后再其中设置一

个文件夹 Backup，将第二个备份文件制定到该位置，以后用 U 盘 copy 这个文

件夹回家即可，当然 copy 之前要确保 Outlook 关闭，另外注意，不要在没有

覆盖新版本前做任何修改，因为一旦修改就会出现数据丢失的情况……

2、设置“联系人”：

在 Outlook 中有一个很大的劣势，就是无法做“分级任务”，比如说我现

在在写 GTD Outlook 教程，这个 Project 可以做进一步的分解：

第一步：使用思维导图列清都需要写哪几个方面的内容。

第二步：注明那些内容需要重点来写，大概要完成多少篇文章，使用哪种方

式来写。

第三步：Outlook 中建立一个新的数据文件，作为写东西的抓图内容。

……

当我在 Outlook 中做这个 Project 时，我发现，我发将这些任务或者日程

联系到一起，回顾时无法将这几个独立的任务归类到某一个 Project 下。曾经我

尝试过“类别”功能，但是“类别”更多的应该作为“情景或地点”出现，若作

为 Project，可能带来很多混乱，那么如何处理？我们使用“联系人”！因为“联

系人”是唯一一个在 Outlook 中可以和所有“任务”、“日程”联系在一起的

东西！

首先，我个人习惯将左侧的邮件、任务等标签下移并变小，只留下一个“文

件夹列表”（下图下面的红框），以后操作只看这一个。

然后，在联系人下新建一个文件夹-Projects

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