版 本 号: 01 秘密等级: 秘密 知识产权管理体系程序文件 "编制 " "时间 " " "审核 " "时间 " " "批准 " "时间 " " 发布时间:2018年5月24日 实施时间:2018年5月24日 XXXXXXXXXX材料印刷有限公司 目 录 文件控制程序 1 外来文件与记录控制程序 5 法律、法规和其它要求控制程序 7 管理评审控制程序 10 知识产权信息资源控制程序 13 知识产权获取控制程序 16 知识产权维护运用控制程序 18 风险管理控制程序 20 知识产权争议控制程序 24 保密控制程序 29 内部审核控制程序 35 文件控制程序 编号:IPMS/ZJJY-CX-001-01 1 目的 通过对知识产权管理体系文件进行控制,确保各部门获得并使用有效文件。 2 适用范围 本程序适用于与知识产权管理体系有关的文件及记录的管理和控制。 3 职责和权限 3.1行政中心 (1)是公司知识产权管理体系文件的归口管理部门,负责组织公司知识产权管理体 系文件的编写,各部门负责本部门与知识产权管理体系相关的文件的编写、使用和保存 。 (2)负责公司知识产权管理体系文件的发放和统一管理。 4 工作程序 4.1文件的分类 4.1.1根据知识产权管理体系文件的内容可以分为四个层次: (1) 第一级文件:企业知识产权管理手册(包括知识产权方针、目标)。 (2) 第二级文件:程序文件。 (3) 第三级文件:与过程的策划、运行和控制有关的文件,主要有:支持性作业文件、适当 范围的外来文件等。 (4) 第四级文件:记录、表格 4.2文件的编制、审批、发布和定期评审 4.2.1文件发布前应得到审批和批准,修订后再发布前重新审核和批准 "文 件 "编 制 "审 核 "批 准 "管理部门 " "知识产权手册 "行政中心 "管理者代表"最高管理者"行政中心 " "程序文件 "行政中心、"管理者代表"最高管理者"行政中心 " " "相关部门 " " " " "与过程的策划、运行和控制"行政中心、"部门负责人"管理者代表"各归口管 " "有关的文件 "相关部门 " " "理部门 " "国际、国家、行业标准,法"/ "/ "/ "行政中心 " "规律法规等外来文件 " " " " " 4.3文件的编号方法 为了便于文件的管理、查阅和追踪,避免发放过时文件,有必要对文件实行编码管理 ,每一份文件对应唯一编号。 文件编号举例: IPMS/ZJJY– SC– 001- 01 版本号 序号 文件类别代号 湛江卷烟知识产权管理体系代号 文件类别代号:1)手册SC 2)程序文件CX 3)制度ZD 注:外来文件,沿用原编号,不重新编号。 记录编号举例: IPMS/ZJJY– JL– 001– 01 版本号 序号 文件类别号 湛江卷烟知识产权管理体系代号 4.4文件的版次 除外来文件外,企业知识产权管理体系文件均应有版本号,版本号修改依序为 01、02、03...。 4.5文件的发放、回收、更改、作废与销毁 4.5.1确定文件的发放范围 对需要发放的文件,确定文件的发放部门及份数;文件更改或换版后发放时,应重新 确定发放范围及份数。 4.5.2文件的发放 (1) 行政中心按照发放范围进行发放,发放时应填写《文件发放记录》,接收人应签字。 4.5.3文件的回收 (1) 发放新版本的同时,应按发放登记表发放的数量收回全部旧版本,并及时销毁。对因特 定目的需要保留的失效文件,应在文件首页加注"作废留存"字样后归档。 (2) 当文件破损严重影响使用时,应到行政中心办理更换手续,交回破损文件,补领新文件 。新文件的分发号不变。文件管理人员按规定将破损文件销毁。 (3) 文件持有者工作变动、离职时,应清理并交回所保管的文件,办理回收手续。 (4) 文件回收者与使用人均应在《文件回收记录》上签字确认。 4.5.4文件的更改 修订文件由使用部门提出申请,并填写《文件修改申请表》,附上修改初稿,经原审批人 审批后方能生效。 (2) 文件修改、换版时,应按照文件的编号方法变更其编码和版本号。 4.5.5文件的换版、作废与销毁 (1) 文件经修改应进行换版,原版次文件作废,换发新版本。 (2) 换版文件的发放和作废文件的回收,按4.5.2和4.5.3 进行。 (3) 作废的文件由行政中心在文件首页加注"作废留存"字样后归档,不需保留时,由行政中 心及时销毁,对于销毁的文件应填写《文件销毁记录》,销毁记录永久保存。 4.6文件的保管 4.6.1文件的存放应远离易燃、易爆物品,同时要防火、防虫、防尘、防光、防霉、 防潮、防高温、防有害气体的措施。 4.6.2文件未经文件主管部门批准不得擅自出借、转让、复制。因工作变动持有人不 再使用时,应交回所持有的文件。查阅、借阅文件时,借阅人必须在《文
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