文件控制程序.docx

目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。 范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。 定义： 归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。 发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。 受控文件：体系文件、技术文件。 非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换 职责： QCI&EHS部（文控部门） 负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制 负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。 负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。 HR部 负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。 技术部 负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。 负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并输出到文控部门受控。 销售部 负责收集客户提供的文件和资料归档。 运营部 负责公司生产、能源、设备等方面文件控制 4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。 公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。 所有部门 负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。 负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。 负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。 负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。 工作流程 文件分类 按文件来源分：内部文件、外来文件 按性质文件分为四层 第一层为管理手册 第二层为公司级文件（程序文件及跨部门的管理制度和流程） 第三层为作业文件（各部门、各岗位的具体作业要求，如：岗位操作程序、检验程序、各部门管理规定、制度流程及技术文件等）、外来文件和资料（指本公司使用的各类国际/国家/行业标准、适用的法律/法规、上级主管部门下发的条例/通知/文件、本组织相关方送阅的文件等； 第四层为记录表格和报表（用于证明体系正常运行及数据分析，如操作记录、检验记录、设备检修记录、工作检查情况记录、生产日报表、财务报表等） 按文件状态分：受控文件、非受控文件。 按文件载体分：纸张性文件、非纸张性文件（如：软盘、硬盘、光盘、电子媒体等） 文件格式及编写要求 QCI&EHS部负责跨部门文件格式及编写要求； 技术研发部负责技术文件格式及编写要求； 运营部负责操作指导书格式及编写要求； 各类文件按照格式及编写要求建立。 文件编号及版本标识 管理手册编号 编号规则：QEMS 规则说明："QEMS"：代表质量、环境管理体系的简称，二标合一。 跨部门文件编号 编号规则： QEMS－ XX－ XXX 规则说明： 部门编号 序列号 部门作业文件 编号规则： XX / XX－ XXX 规则说明： 部门编号 类别代码 序列号 部门编号表： 部门 名称 总经办 人力资源部 财务部 研发部 技术部 销售部 公共关系部 运营部 EHS& QCI 部门 代号 MG HR FN RD TK SA PR OP EQ 类别代码：部门需要根据编制，如： ED－外来文件 　 WI－作业指导书 QS－技术规范 、GL-管理文件 记录编号 编号规则：相关文件编码后直接加- FXXX 如跨部门文件涉及的记录编号 QEMS－ XX -- XXX － FXXX 规则说明： 部门编号 文件序列号 表格序列号 版本标识 文件的版本控制体现在版本号、更改记录上。版本号由A0开始按文件发行次序顺序编排，更改记录由1开始，超过5项后版本要升级，更改为A1。 QEMS手册、程序文件、作业指导书等文件的版本标识在文件眉头里，修改状态标识在文件结尾《更改记录》栏里。 文件审批与权限 在文控部门统一受控管理的文件必须按规定履行相关审批手续。 在文控部门统一受控管理的文件审批流程为纸质文件审批流程,所有审批为手写审批，不得打印或盖章 体系手册的审批流程 纸质文件（编制人提供） 审核（管理者代表） 批准（最高管理者/总经理）； 跨部门的审批流程 纸质文件（部门编制人提供） 审核（最高管理层/部门经理） 批准（最高管理者/管理者代表）； 作业文件的审批流程 纸质文件（编制人提供） 审核（部门助理） 批准（部门经理）； 文件输出 执行纸质文件在完成审批手续后，文件编制人将纸质文件正本及对应的电子文件同步输出到文控部门。 各部门输出文件到文控部门，均须填写《受控文件清单》，办理文件输出移交登记手续。 文件归档 输出的工艺文件由文控部门填写《受控文 文件控制程序是企业管理体系中的重要组成部分，旨在确保所有与公司运营相关的文件得到有效管理和控制，防止使用过时或无效的信息。本程序适用于公司的内部文件和外来文件，涵盖了从文件的编制、审核、批准到发放、使用、保管、修改、作废和归档等一系列环节。 文件控制的目的在于保证文件的有效性，防止因文件过期或不准确导致的决策失误或操作错误。程序中定义了几个关键术语，如“归档”是指文件经过审批后交由文控部门管理的过程，“发放”是文件经过盖章并扫描成PDF版后在公司公共盘上供各部门使用的步骤，“受控文件”是那些直接影响体系运行的重要文件，而“非受控文件”则是仅供参考、无需更新的文件。 职责部分明确了不同部门在文件控制中的角色，例如QCI&EHS部（文控部门）负责管理手册的编写和控制，各部门需收集、归档相关法律、法规，技术部负责工艺文件和技术资料的管理，销售部处理客户文件，运营部则关注生产相关的文件控制。所有部门都需要管理本部门的文件，确保其正确使用和有效归档。 文件分类按照来源、性质、状态和载体进行，包括内部文件与外来文件，管理手册、公司级文件、作业文件和记录表格，受控文件与非受控文件，以及纸张和非纸张文件。文件格式和编写要求由相应部门负责，如QCI&EHS部、技术研发部和运营部分别负责跨部门、技术及操作指导书的格式和编写标准。 文件编号和版本标识具有明确的规则，如“QEMS”代表质量、环境管理体系，跨部门文件和部门作业文件都有特定的编号格式，记录编号则在相关文件编码后加上特定标识。文件版本控制通过版本号和更改记录来跟踪，版本号从A0开始，更改记录超过一定数量后会升级版本。 审批权限规定了文件必须经过审批流程，包括体系手册、跨部门文件和作业文件的审批路径，所有审批过程需手写，以保证审批的严肃性和真实性。文件输出后，需由文控部门进行统一管理，各部门需填写受控文件清单并办理相关登记手续。 文件归档是文件生命周期中的重要环节，包括将文件移交给文控部门，归档管理，以及在文控信息管理平台上存储以确保文件的安全性。 这个文件控制程序详细阐述了企业如何有效管理和控制其文件系统，确保信息的准确性和及时性，从而支持企业各项活动的顺利进行。