文件控制程序(2).docx

文件控制程序(2)全文共5页，当前为第1页。文件控制程序(2)全文共5页，当前为第1页。文件控制程序 文件控制程序(2)全文共5页，当前为第1页。 文件控制程序(2)全文共5页，当前为第1页。 目的 对质量管理体系有关文件进行控制，确保与质量活动有关的场所和人员使用的文件均为充分有效版本。 2. 范围 适用于质量管理体系活动有关的所有文件。也包括适用的外来文件。 3. 职责 3.1 总经理负责批准发布《质保手册》； 质量保证工程师负责审核、批准《程序文件》及其相关文件； 质管部负责质量管理体系文件编写和控制； 技术部负责产品技术文件编写和控制； 3.5 各职能部门负责本部门职能范围文件和资料的控制。 4.工作程序 4.1文件资料控制程序图 审核审核更改修订更改修订使用使用发放发放批准批准编制编制 审核 审核 更改修订 更改修订 使用 使用 发放 发放 批准 批准 编制 编制 销毁销毁保管保管作废回收作废回收 销毁 销毁 保管 保管 作废回收 作废回收 4.2受控文件范围 质量管理体系受控文件按其具体内容包括以下五个方面： .质保手册（包括形成文件的质量方针和质量目标）； .程序文件； .工艺守则（作业指导书）、技术文件等； .质量管理体系和产品质量相关质量记录及表格； .适用的外来法规、标准、顾客提供的图样和文件等。 文件控制程序(2)全文共5页，当前为第2页。文件控制程序(2)全文共5页，当前为第2页。4.3文件提出和编制 文件控制程序(2)全文共5页，当前为第2页。 文件控制程序(2)全文共5页，当前为第2页。 质量方针和质量目标由总经理提出编制要求，质管部负责组织编制文件； 《质保手册》由总经理提出编制要求，质保工程师负责组织相关职能部门编制； 《程序文件》由质量保正工程师提出编制要求，相关职能部门编制; 《技术文件》由相关职能部门提出及编制； .质量管理体系有效运行及产品符合性所需要的质量记录表格，在程序文件中提出并编制。 4.4文件审批及会签 4.4.1文件编制后由编制人提供文件清样并提交审批，文件经批准后方可进行发放。以确保文件是充分的、适宜的。 质量方针、质量目标由总经理批准； 《质保手册》由质保工程师审核，总经理批准； 《程序文件》由质保工程师批准； 《技术文件》由编写部门主管领导审批及需要会签的文件或资料须经会签后，报质保工程师批准。 4.4.2其他部门业务文件由各主管部门领导审批、必要时经质保工程师批准。 4.4.3文件批准人在批准文件时，明确文件发放范围。 4.4.4批准后的文件由质管部负责印刷、复制、装订并管理。 4.5文件的分类 本公司文件分为"受控"和"非受控"两大类。 4.5.1受控文件 本章4.2条文规定的文件均为受控文件。 所有管理性受控文件（包括各部门编制的受控文件）均由质管部控制、管理，统一编号、发放。所有技术性受控文件均由技术部门控制、管理，统一编号、发放。 公司所有受控文件应填写《受控文件清单》，"受控"文件加盖红色"受控"印章，供本公司内部和认证机构使用，质管部控制更改和使用状态，按规定的发放范围发放。 4.5.2非受控文件 不需要跟踪管理的文件为非受控文件，如为宣传而向外部提供的质量手文件控制程序(2)全文共5页，当前为第3页。文件控制程序(2)全文共5页，当前为第3页。册。 文件控制程序(2)全文共5页，当前为第3页。 文件控制程序(2)全文共5页，当前为第3页。 "非受控"文件加盖红色"非受控"印章，可向本公司外部提供，不控制更改和使 用状态，领用非受控文件需经质保工程师批准。 4.6文件编号、发放、使用和回收 为识别不同类别的质量管理体系文件，规定了文件代码和编号。 4.6.1文件和各部门代码 见表1。 表1 文件和各部门代码 文 件 代码 部 门 代码 质保手册 ZS 程序文件 CX 质管部 ZGB 记录 JL 技术部 JSB 管理文件 GL 经营部 JYB 技术文件 JS 保障部 BZB 外来文件 WL 生产部 SCB 工艺规程 GY 财务部 CWB 制度 ZD 4.6.2文件编号及说明 .质量方针和质量目标按行政文件编号发布。 .质保手册 XTWY／ZS-XXXX 其中： XTWY—— 企业名称代号（）； ZS——文件名称代号（压力容器制造质保手册）； XXXX——质保手册年号。 例："XTWY／ZS- 2010"公司，2010（年）版本的压力容器制造质保手册。 程序文件 XTWY／CX-XX—XXXX其中： XTWY—— 企业名称代号； CX——文件名称代号（压力容器制造程序文件）； 文件控制程序(2)全文共5页，当前为第4页。文件控制程序(2)全文共5页，当前为第4页。XX—— 程序文件序号（01，02，…） 文件控制程序(2)全文共5页，当前为第4页。 文件控制 文件控制程序是质量管理体系中的关键环节，旨在确保所有与质量活动相关的场所和人员使用的文件都是最新且有效的。本文档详细阐述了如何管理和控制文件，以达到这一目的。 文件控制程序的目的在于确保质量管理体系文件的充分性和有效性，保证所有相关人员能够使用到最新的指导材料。这包括对质量方针、质量目标、程序文件、工艺守则、技术文件、质量记录以及外来文件（如法规、标准和客户提供的文件）的有效控制。 文件控制涉及多个部门的职责。总经理负责批准《质保手册》的发布，质量保证工程师则负责审核和批准《程序文件》。质量管理部门负责整个质量管理体系文件的编写和控制，而技术部门则负责技术文件的编写和控制。各部门需对其职能范围内的文件和资料实施控制。 在工作程序中，文件的编制、审批、发放和使用都有一套严格的流程。文件的编制完成后，由编制人提供文件清样，经过审批后才可发放。审批人需确保文件的充分性和适宜性。不同类型的文件由不同层级的管理者批准，如质量方针和目标由总经理批准，程序文件由质保工程师批准。 文件分为“受控”和“非受控”两类。“受控”文件，如质保手册、程序文件和质量记录等，由质管部或技术部门统一编号、发放，并加印“受控”印章，用于内部和认证机构，其更改和使用状态受到严格控制。而“非受控”文件，如对外宣传的资料，不进行跟踪管理，但领用仍需质保工程师批准。 文件编号、发放、使用和回收也有明确规定。文件编码系统包括文件类别代码和部门代码，以便于识别和管理。例如，质保手册的编号格式包含企业名称代号、文件名称代号和年号。文件的发放由质管部根据批准的范围执行，使用者需在发放记录上签字，受控文件会加盖“受控”印章。 此外，文件每年都会进行评审，以确保其持续适应性和有效性。若文件需要更新或修订，会有一个相应的更改和回收流程，以确保旧版本的正确销毁或保管。 文件控制程序是企业确保质量管理体系有效运行的重要工具，通过规范化的流程管理，保证了信息的准确性和一致性，从而提高整体的工作质量和效率。