文件控制程序(含表格)(3).doc

文件控制程序 （IATF16949/ISO9001-2015/ISO14001） 1.0目的 1.1为了规范公司的文件管理体系，确保与产品或服务有关的管理体系文件或资料的符合 性、适宜性和有效性，防止作废文件或资料的非预期使用，特拟制本程序。 2.0适用范围 2.1 公司所有与产品或服务有关的管理体系文件、资料、图纸、电子文档等，包括外来文件 。 3.0定义 3.1 一级文件：手册类文件。该类文件是针对某项管理而制订的纲领性、根本性文件。 3.2 二级文件：程序类文件。该类文件是针对某项管理和作业而规定的工作过程和顺序，它 是对手册类文件的支持。 3.3三级文件：分技术文件、管理规定、外来文件三类。技术文件含工位作业指导书、工 艺参数、检验标准、操作规程、图纸、材料清单等；管理规定含二级程序文件引出的作 业指引、各部门制订的规章、规定、制度类。外来文件含各类公司批准采用的国际、国 家、部级、行业、地方的标准、法律法规和客户或供应商提供的文件等。 3.4 四级文件：记录、表格、联络单等。 3.5外发文件：指公司向客户、供应商或者其他单位发放的公司内部使用的文件。 4.0主要职责与权限 4.1 总经理：负责质量手册的审核和批准。 4.2 管理者代表：负责手册编制、程序文件、外来文件和外发管理类文件的批准。 4.3 行政部：负责公司文件的统一管理，并进行编码、保管、分发、回收、控制等工作，对 各部门的文件管理工作进行稽核与监督。 4.4各职能部门：负责各部门程序文件的编制，及三级、四级文件的编制和审批。 4.5各部门文员负责本部门的文件管理，文件管理应根据本部门的文件特点对其进行定期 整理和归档，归档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管，以便于查阅 。 5.0作业流程图（参考附件） "序号"文件控制运作流程 "责任部门 "流程说明 "相关记录 " " " "总经办； "一级文件总经办编写 "《文件、表 " " " "相关部门；"，二、三级文件相关 "格发放/修 " " " " "部门编写。 "改申》文件 " " " " " "编写模板 " " " "总经理 "一级文件总经理审核 "相关文件 " " " "总经办 "，二级文件管理者代 " " " " "相关部门 "表审核，三级文件部 " " " " " "门主管副审核。 " " " " "行政部 "各部门编写的文件在 "《（）文件 " " " " "正式审核和批准前， "总览表》 " " " " "须先将文件电子档提 " " " " " "交给行政部中心，行 " " " " " "政部文员确认文件的 " " " " " "格式后编号。 " " " " "总经理 "一级文件总经理批准 "《文件总览 " " " "总经办 "，二级文件管理者代 "表》 " " " "相关部门 "表批准，三级文件部 " " " " " "门主管副批准。 " " " " "行政部 "行政部文员根据《文件"《（）文件 " " " " "、表格发放/修改申请"总览表》 " " " " "单》，首先录入《（） " " " " " "文件总览表》。 " " " " "行政部 "行政部文员下发文件 "《文件发放 " " " " "时，应填写《文件发放"回收登记表" " " " "回收登记表》。 "》 " " " "行政部 "文件下发时，行政部 " " " " "需求部门 "文员需要求收文人签 "《文件发放 " " " " "名。如更换版本需先 "回收登记表" " " " "回收旧版本文件在发 "》 " " " " "新版本文件。 " " " " "需求部门 "文件使用部门应将文 "《（）文件 " " " " "件放置在固定的保管 "总览表》 " " " " "场所(设置专门的文件" " " " " "柜)并妥善保存、防止" " " " " "遗失和损坏，保管场 " " " " " "所环境条件要合理、 " " " " " "适宜。 " " " " "总经办； "当使用部门(或内审) "《文件、表 " " " "相关部门 "发现文件有不适用之 "格发放/修 " " " " "处时，由原编制部门 "改申》 " " " " "提出更改或作废，并 " " " " " "应该有修改内容备注 " " " " " "信息。 " " " " " " " " " " " " " " " " "文件接收部"文件接收部门保管好 "《（）文件 " " " "门 "接收文件，保证使用 "总览表》 " " " " "最新版本文件。 " " 6.0流程内容 6.1 文件的拟制、会签、审核与核准 6.1.1 文件编写要求。 6.1.1.1受控文件的格式不作统一规定，但必须包含以下内容：文件名、文件编号、文件 版本、生效日期、制订人、审核人 文件控制程序是组织内部管理的重要组成部分，特别是在IATF16949、ISO9001-2015和ISO14001等国际标准框架下，旨在确保文件的有效性和一致性。该程序的目的在于规范公司的文件管理体系，防止无效或过期文件的误用，确保与产品或服务相关的管理体系文件、资料、图纸、电子文档等的合规性、适宜性和有效性。 文件分为五个等级：一级文件为手册类，作为纲领性的指导文件；二级文件为程序类，详细规定工作流程和顺序；三级文件包括技术文件、管理规定和外来文件，如作业指导书、检验标准和法规；四级文件涉及记录和表格等；五级文件即外发文件，是发给外部客户的内部文件。 文件管理的主要职责由总经理、管理者代表、行政部和其他部门共同承担。总经理负责质量手册的审核和批准，管理者代表负责其他各类文件的批准，行政部则负责文件的统一管理，包括编码、保管、分发、回收和控制。各部门则负责本部门文件的编制和审批，同时，各部门文员需定期整理和归档文件。 文件控制运作流程包括文件的编写、会签、审核、核准以及分发。文件在正式批准前需先提交给行政部确认格式并编号，然后经过不同级别的审批，最后由行政部分发。文件的分发过程中，需求部门需签收文件，旧版本文件在更新时需回收，确保使用的是最新版本。文件使用部门应妥善保管，防止遗失和损坏，并在发现问题时及时提出更改或作废。 文件的编写要求包括文件名、编号、版本、生效日期、制订人、审核人和批准人的信息。文件编号通常按照特定的格式进行，如质量手册、程序文件和作业指导书都有各自的代号系统。 有效的文件控制程序不仅有助于提高工作效率，还能确保组织遵循标准和法规，保持质量和服务的稳定性。通过明确的职责分配、严格的审批流程和妥善的文件管理，可以避免信息错误和混乱，从而促进企业运营的顺畅。