文件控制程序(32).doc

"文件名称 "文件控制程序 "版本/修订次数 "D " "文件编号 " "发布日期 "2012-7-21 " "编制 " "审核 " "批准 " " 1．目的：对本公司的文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到并使用现行有效的文 件版本。 2．适用范围：适用于与质量管理体系有关的文件和资料的控制。 3．职责： 3.1 管理部负责公司管理类文件的受控管理，开发部负责技术类文件的受控管理。 3.2 管理者代表负责文件发放范围及程序文件的批准。 3.3 各部门负责相关文件的编制和使用保管。 3.4 总经理负责质量手册的批准。 4．程序： 4.1 文件和资料的分类与编号 "文件类别 "编号规则 " "质量手册 "ELE-QM " "（包括：质量方针、质量目标） " " "程序文件 "ELE-QP- " " "（顺序号） " "工作文件 "ELE-WI- - " "（包括：规章制度、管理办法、操作规程等） "（部门代号） （顺序号） " "； " " "技术文件 "见"技术文件的编号和审签管理规定" " "（包括：产品图纸、工艺文件、检验标准）； " " "质量记录 "ELE-QR- " " "（顺序号） " "外来文件 "采用标准的原编号； " "（包括：标准、法律法规、顾客的图纸及标准 "或QE- （顺序号） " "等） " " 4.1.2 文件和资料的版本号和公司代号、部门代号及受控号 版本 / 修订次数 版本以A、B、C……依此类推；修订次数用0，1，2……9表示；A/0版表示原版未经修改，A/ 1表示A版第一次修改，A/2表示A版第二次修改，依此类推，如修改涉及篇幅较大则可换 版，即由A版升级为B版。+ 表单格式的版本以01版，02版……表示。 公司领导/部门代号分配： "总经理 "ZL "管理者代表 "GD "常务副总 "CF "副总经理 "FZ " "营业部 "YY "开发部 "KF "财务部 "CW "管理部 "XZ " "采购课 "CG "生产课 "SC "电机部 "DJ "品保课 "PG " "仓管课 "CB "管理层 "GL "厂务部 "CC "电线课 "DX " 4.1.3 受控文件要编制受控号，当文件需要更改或作废时能全部追溯到使用者，受控文件的批 准、发放、使用、变更、报废、回收等均应受到控制。 4．2 文件和资料的编写与审批 4.2.1 质量手册、程序文件、工作文件的编写、审核、会签、批准规定。 " "QM（质量手册"QP（程序文件"WI（三级文件"外来文件 "备注 " " "） "） "） " " " "编 制 "推行小组 "相关部门人员"文件起草人 "相关部门收集 " " "审 核 "管理者代表 "部门负责人 "部门负责人 "相关负责人员 " " "批 准 "总经理 "管理者代表 "管理者代表 "--------------" " 4.2.2由开发部负责编制"技术文件的编号和审签管理规定"并按文件要求执行技术图样和 文件的审签、工艺和质量会签、标准化检查，以确保图样、技术文件协调一致、现行有 效。 4.2.4质量记录的表格样式由相关部门设计，报相关部门负责人审批，管理部负责统一编 号。 4．3 文件和资料的发放 4.3.1 受控文件和资料的发放： a. 管理部负责公司管理类文件的受控管理，开发部负责技术类文件的受控管理。 b. 发放前，由管理部/开发部填写"文件发放申请单"，管理类文件交管理者代表批准，技 术类文件由开发部负责人批准；文件发放人员按照批准的申请单复印相应份数，加盖 "受控文件"印章，并在发放的文件上注明受控号，进行统一发放，文件领用人应在"文 件发放/回收登记表" 上签收。 4.3.2 非受控文件的发放：客户或其他外界组织等，如需要本公司文件和资料，必须经管理者 代表批准后方可发给其所需文件，这些文件属非受控文件，加盖"非受控文件"印章，即 本公司不负责其更改、更新与换版，但必须做好发放记录。 4．4 文件和资料的更改 4.4.1当文件须更改时，管理性文件应由文件编制部门填写"文件更改申请单"；技术性文 件由开发部填写"设计（工艺）更改记录"，经评审同意后方可进行更改，并将更改后的 定稿及相应的"文件更改申请单"/"设计（工艺）更改记录"交至开发部，文件发放人员按 申请单批准的范围进行发放或更改，同时收回相应作废文件，并在"文件发放/回收登记 表"上作好相应记录。技术性文件更改的控制详见"产品设计开发程序"中设计更改的有关 要求。 4.4.2 本公司文件的更改采用换版、换页或者"划改"的方式，如需采用"划改"的方式修改，需 在"文件更改申请单"中特别注明，及在文件上作出更改标记，并签名或盖章、注上日期 。 4．5 文件和资料的申领 当因为文件和资料被丢失，严重破损或其他情况而需申请领用时 文件控制程序是企业质量管理体系中的核心环节，它确保了所有相关文件的有效性和一致性。这个程序主要涉及文件的分类、编号、版本控制、编写审批、发放、更改、申领以及保存和销毁等多个方面。 文件按照类型被分为质量手册、程序文件、工作文件、技术文件和质量记录五类，每类都有特定的编号规则，如质量手册以"ELE-QM"开头，程序文件以"ELE-QP-"加上顺序号，便于识别和管理。文件的版本号用字母A、B等表示，修订次数用数字0、1等表示，A/0代表原始未修改版本，A/1、A/2等代表后续的修订版。此外，公司内部各部门有不同的代号，便于文件的追踪和责任分配。 文件的编写与审批过程严谨有序，质量手册、程序文件和工作文件的编制、审核、会签和批准都有明确的责任部门和人员。例如，质量手册由总经理批准，程序文件和工作文件由相关部门负责人审核，管理者代表批准。技术文件的审签管理由开发部负责，确保技术文件的一致性和有效性。 文件的发放分为受控文件和非受控文件。受控文件的发放需经过管理部或开发部的申请单审批，发放时需注明受控号，并由接收人签收。非受控文件（如发给客户或其他外部组织的文件）不承担更新和更改的责任，但发放记录必须完整。 文件的更改需要通过“文件更改申请单”或“设计（工艺）更改记录”进行，经评审同意后才能执行。更改方式可以是换版、换页或划改，若采用划改，需在文件上做标记并签字确认。文件的申领通常发生在文件丢失或损坏时，由申请者填写申请单，经过批准后由管理部/开发部发放。 文件的保存由管理部/开发部负责，包括原稿和发放申请单的保存，以及编制受控文件一览表以跟踪文件状态。作废文件在保留一定期限后可能需要销毁，但需妥善处理，防止误用。 通过这样的文件控制程序，企业能够保证所有相关人员都能使用到最新且有效的文件，同时确保质量管理体系的正常运行和持续改进。