文件化信息控制程序.docx

1.目的： 通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司管理体系有关的文件、记录的编写、修改、发行、废除和管制等文件化信息得到有效控制。 2.范围： 本程序适用于与管理体系有关的所有文件化信息的控制。 3.职责： 3.1文件编制（修订）、审核、批准权限 文件类型 编制（修订） 审 核 批 准 手册文件 质量部 管理代表 总经理 程序文件 主管部门 管理代表 总经理 作业标准/办法 主管部门 主管部门经理 管理代表 表单记录 主管部门 主管部门经理 管理代表 3.2文件编制单位代号为： 单位 代号 单位 代号 质量部 Q 物料部 M 人力资源部 H 财务部 F 工程部 E 商务部 S 生产部 P 3.3质量部是管理体系文件控制的归口管理部门，负责批准后的文件分发、收回、销毁及管制，负责检查监督各单位管理体系文件的管理实施情况。其它管理性文件由各相关职能部门归口管理。 3.4公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，批准【质量手册】和第二层次程序文件的发布。 3.5管理代表负责公司内使用的第三层次文件的批准发布。 3.6管理代表负责组织有关人员对现有文件进行评审。 3.7管理代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文件。 3.8各单位一把手负责本部门内的文件、作业标准的审核。 3.9 工程部负责技术性文件的归口管理，负责检查监督各单位技术性文件的管理实施情况，适时安排文件修改的评审。 3.10各单位负责建立本单位使用的与管理性有关的体系文件清单，并进行管制。 文件化信息控制程序全文共6页，当前为第1页。 文件化信息控制程序全文共6页，当前为第1页。 4.有关术语和定义： 4.1 技术性文件：特指顾客工程标准/规范及其更改、产品图样及设计文件、工艺文件、检验作业指导书、技术标准、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。 4.2管理体系文件：除技术性文件以外的与管理有关的体系文件，如各种工作程序、工作规范等。 4.3系统文件：【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文件形式作系统的规定。 4.4程序文件：将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。 4.5指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图面、说明其作业方法的文件。 4.6表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项 以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。凡具有下列条件者称为正式表单： a．使用期及保存期超过三个月以上。 b．正式附属于质量手册、程序文件、作业标准内并赋予编号列管。 4.7 外来文件 : 国际标准、国家标准、行业标准、客户提供之文件数据等非本公司内部所发行的文件数据均属之。 5.文件控制工作流程： 文件化信息控制程序全文共6页，当前为第2页。5.1 文件控制工作流程标准 文件化信息控制程序全文共6页，当前为第2页。 序号 流程块 工作内容或标准 一 文件需求 各单位根据质量管理和体系标准要求，确定所需的文件清单。 二 文件编写/修订 文件编写 1、质量手册——由管理代表组织编写。 2、程序文件——根据质量管理体系要求策划，由管理者代表组织编制【程序文件】； 3、三阶文件——由各部门主管组织编制各作业标准／作业办法文件、表单。 文件修订 1.文件运行中，发现文件需要修订时，由原文件编写单位提出，并填写【文件制/修/废申请通知单】，对其作出相应修订； 2、文件经多次更改（修改状态从0到9时）或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换成新版和新版次，新版次从0次开始。 三 审 核 1.质量手册和程序文件由管理代表审核. 2.各部门内作业标准/办法 表单由各单位一把手审核。 3.【文件分发/回收表】的审核与相应文件审核程序相同。 四 批 准 1.编制单位将质量手册、程序文件及其【文件分发/回收表】送总经理批准。 2.各部门内作业标准/办法 表单，由编制单位将文件原稿及审批发放表一起报管理代表批准。 3.【文件分发/回收表】批准与相应的文件批准程序相同。 五 外来文件接收 1.对于一般外来文件，如国家、国际标准等统一由职能部门接收、登记、编号、转发，发放时加盖"外来文件"印章。 2.对于顾客提供的技术资料，按工程规范变更程序进行管理。 六 文件归档管理 1、文件编号：程序文件的编号由质量部在编制程序文件汇编时按编号方法一编写。其它三阶文件的编号由编制单位按编号方法二编写。（技术资料的编号格式不包含在内）。编制人员应确保文件编号和发放号其唯一性。表单记录的编号办法由编制单位按编号方法三编写。 编号方法一：质量手册的编号方法为： QEM 编写年份 序列号 质量环境管理手册 编号方法二：程序、制度规范文件的编号方法为： QEP 编写年份 序列号 标准条款 程序、制度、规范、指导书 编号方法三：表单记录编号为： QER — 序列号 在现代企业管理中，文件化信息控制程序是确保企业运营效率和质量合规性的基石。它涉及到对公司管理体系相关的所有文件和记录的规范化管理，从文件的编写、修改、发行、废除到最终的管制，每一个环节都至关重要。本文将结合“文件化信息控制程序.docx”文件所提供的详细信息，深入分析该程序的核心要素，以及其在企业管理体系中的重要作用。 文件化信息控制程序明确了其目的，即通过划分职责、明确工作程序及要求，确保所有管理体系文件得到有效控制。这包括但不限于质量手册、程序文件、作业标准/办法、表单记录以及技术性文件等。这些文件构成了企业管理的骨架，它们确保了企业按照既定的质量标准和流程进行运营。 在职责划分方面，文件化信息控制程序详细规定了各部门和岗位的职责。例如，质量部负责管理体系文件的归口管理，包括文件的分发、收回、销毁和管制。而公司的总经理则承担着更为宏观的职责，例如批准发布质量手册和第二层次程序文件。管理代表的职责则涵盖对第三层次文件的批准发布、组织文件评审以及编制和审核质量手册和程序文件等。此外，各单位负责人需要对本部门内的文件和作业标准进行审核，确保文件内容的准确性和适用性。 为了确保文件控制的高效性和一致性，程序规定了文件的编制、审核和批准流程。例如，质量手册由管理代表组织编写，并经过审核和总经理批准。程序文件由主管部门编制，同样需要经过审核和总经理的批准。作业标准/办法和表单记录则由主管部门编制，部门经理审核，管理代表批准。这样的流程设计既保证了文件的专业性，又确保了文件决策的权威性。 在文件类型上，文件化信息控制程序区分了技术性文件和管理体系文件。技术性文件包括顾客标准、设计文件、工艺文件等，它们直接关联产品的技术规范和质量要求。管理体系文件则涵盖工作程序、工作规范等，它们确保了企业管理体系的有效运行。此外，程序还对系统文件、程序文件、指导文件和表单记录等进行了解释和定义，为不同类型的文件提供了明确的框架。 文件控制工作流程则是文件化信息控制程序的核心部分，它包括文件需求识别、编写/修订、审核、批准、外来文件接收和文件归档管理等环节。每个环节都有详细的标准和要求，确保文件在每个生命周期阶段都能得到妥善管理。文件的编号也有专门的规则，如程序文件、作业标准/办法文件和表单记录，以保证文件的唯一性和可追溯性。 外来文件的接收和管理也是程序的重要组成部分。外来文件，如国际标准、国家标准等，由相应职能部门负责接收、登记、编号和转发，以确保这些文件在企业中的有效利用和合规性。 文件化信息控制程序为企业提供了一个全面、系统的文件管理框架，有助于保证企业管理体系的有效执行，提升企业的管理效率和产品质量。通过明确的职责划分、严格的文件控制流程和专业的文件类型定义，企业能够确保其文件的权威性、准确性和时效性，从而在竞争激烈的市场环境中保持稳定和持续的发展。