文件信息控制程序.doc

" " "1 目的 " "本标准规定了文件信息控制的要求，以确保与标准相关的文件信息都得到有效控制。 " "2 范围 " "本标准适用于公司与质量、环境管理体系运行有关的规范（管理类）、技术文件、外来文件和 " "证据记录的控制。 " "3 定义 " "文件化信息 " "内部管理资料，包括管理手册、规范（制度）、证据记录、实物、标本等； " "外来文件资料，包括技术类文件、外来文件信息等 " "技术类文件 " "技术标准、检验文件、操作规程、作业指导书、技术图纸等技术性文件。 " "外来文件 " "有关的法律法规、标准和顾客提供的工程标准/规范、技术要求、图纸、更改通知等技术资料以" "及其它与管理体系有关的外来管理文件和技术文件。 " "证据记录 " "公司管理体系运行活动的相关证据、书面记录、实物等。 " "4 职责 " "由综合部负责对各类文件的统一编号、登记、发放、回收、销毁归档管理工作。 " "具体文件化信息的归口部门负责文件的编制、修订、实施、维护等工作。 " "5 程序内容 " "文件化信息的总控制流程图见附件1. " "5.1编写与审批 " "5.1.1 管理规范文件由各相关职能部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。 " "5.1.4技术标准、检验文件、操作规程、作业指导书、技术图纸等技术文件由技术部负责编制，" "部门负责人审核，管理代表批准。文件的格式以实用明确原则，不作统一规定。 " "5.1.5记录空白表格由各部门负责编制，部门负责人审核，管理者代表批准。报体系归口部门- " "综合部进行备案。 " "5.1.6文件化信息格式 " "书面、电子版本、实物等媒体形式。 " "5.2 编号方法： " "5.2.1管理手册的编号方法： " "JP QM - 2017 " " " "发布年代号 " "管理手册类文件代号，QMS " "公司代号 " "5.2.2管理程序、规范文件的编号方法： " "JP— X .X X - 2017 " " " "发布年代号 " " " "标准中对应的条款 " "公司代号 " " " "5.2.3技术（作业）规范文件编号方式： " " " "WI- - " "顺序号 " "部门代号， " "技术（作业）规范 " " " "5.2.4记录的编号形式 " "QR X X – X X " "顺序号 " "标准条款号 " "记录表格代号, QR " " " "5.3书面记录的填写要求 " "记录由相关的执行人员填写，记录内容应正确、完整，字迹要清晰，不得随意涂改；记录如因 " "笔误需要更改，应在该数据上划二条斜杠，在其上方填写正确数据，并加盖 " ""更正"章或签上更改者姓名。 " "5.4有效性标识 " "5.4.1文件发放前应按附件一的要求予以统一标识。 " "5.4.2文件分"受控"和"非受控"两种，受控文件在发放时应加盖红色"受控"章，非受控文件不盖" "章。文件形式有电子版和打印版，以打印版为主控版。 " "5.4.3如果文件涉及安全件产品或顾客有特殊特性要求，由文件编制人员在复印件相关处加盖红" "色"D"标识或红色"TT"标识后下发。涉及顾客有特殊特性要求的文件，应以顾客的特殊特性标识" "符予以标识。 " "5.5文件信息使用 " "5.5.1有效运行起重要作用各部门的工作场所，应得到并使用正确有效版本的受控文件。 " "5.5.2文件持有者必需保持文件整洁、清晰，不得在文件上涂改或作任何其他标记，并防止遗失" "或流转到外单位。 " "5.5.3受控文件一般不得复印，如确需复印，须经文件发放部门同意并做好登记。 " "5.5.4当文件严重破损影响使用时，使用部门应到综合部更换，交回旧文件，补发新文件，按原" "分发号发放，破损文件由行政人员销毁。 " "5.5.5使用部门若发生文件遗失，应写出书面补发文件报告，经文件发放部门同意后补发，补发" "文件使用原编号。 " "5.6发放、更改、换版、回收、作废、保留 " "5.6.1文件信息的发放范围由归口部门决定。行政人员按发放范围负责文件的发放，并在文件上" "注明分发号，在分发号上盖上"受控"印章，每份受控文件只有唯一的分发号，便于识别追溯， " "并做好发放记录。 " "5.6.2每年对文件应进行一次评审，如不适宜应进行更新，由文件原编写部门填写《文件制//修/" "废申请通知单》，经原文件的审批人审批后执行。 " "5.6.3文件更改批准后，由行政人员统一实施更改，并在更改的文件或附件上标明更改标记（第" "0、1、2…）。更改可采用划改签章或换页的方式。 " "5.6.4文件经多次修改或修改面大时，应及时换版，原版收回并盖"作废"章。换版文件 " "应注明标识，版序号分别为：A、B、C…。 " "5.6.5行 【文件信息控制程序详解】 文件信息控制是组织管理和运行中不可或缺的部分，确保文件信息的有效性和准确性，对于质量、环境管理体系的正常运作至关重要。本标准详细规定了如何控制和管理内部和外部的文件信息，涵盖了从文件的编写、审批、编号、发放到使用的全过程。 1. **目的**：文件信息控制的主要目的是确保所有与标准相关的文件信息得到有效控制，以支持公司的质量、环境管理体系的高效运行。 2. **范围**：适用范围包括公司内部的管理文件、技术文件、外来文件和证据记录，涵盖了从制度、技术标准到记录表格等多个方面。 3. **定义**： - **文件化信息**：包括内部的管理资料和外来文件资料，如管理手册、技术标准、检验文件、记录等。 - **技术类文件**：涉及技术标准、操作规程等技术性文档。 - **外来文件**：涵盖法律法规、顾客提供的技术要求等。 - **证据记录**：记录公司管理体系活动的证据和记录。 4. **职责**：综合部负责文件的编号、登记、发放等管理工作，而具体文件的编制、修订则由相应的业务部门负责。 5. **程序内容**： - **文件化信息的控制流程**：包括编写、审批、格式、编号等多个环节。 - **编号方法**：采用不同的编号系统对不同类型的文件进行区分，如管理手册、管理程序、技术文件和记录表格。 - **书面记录的填写**：要求正确、完整，避免涂改，并使用特定的更改方法。 - **有效性标识**：分为受控和非受控文件，受控文件带有“受控”章，安全件或特殊特性要求的文件有特别标识。 - **文件使用**：工作场所应使用正确版本的受控文件，保持文件整洁，不得随意更改。 - **发放与管理**：文件发放需记录，每年评审更新，更改、换版、回收、作废都有明确流程。 6. **文件更改与保留**：文件更改需经过审批，多处修改后应换版，作废文件回收后可能需要保存或销毁。 这个文件信息控制程序旨在建立一个严谨的文件管理体系，确保文件信息的安全、准确和有效性，从而支持公司的质量管理与环境管理目标的实现。通过标准化的流程，可以避免信息混乱，提高工作效率，同时满足法规要求和客户期望。