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档案管理系统 神州数码档案管理系统解决方案 一、系统结构与应用结构 1 系统结构 系统采用Lotus Domino作为系统及数据库平台。 用户使用公司的Notes办公自动化平台作为客户端与管理端。 使用公司已有的办公自动化系统用户权限作为系统的权限控制。 2 应用结构 系统设置档案条目库、权限结构库、卷宗库、借阅管理库、档案目录库、系统配置、档案库等几种功能模块。 用户在档案条目库中创建档案条目。 通过已在档案目录库中定义好的档案目录，设定档案的分级目录。 通过卷宗库选择档案放置的卷宗，如果无卷宗，则需对卷宗库进行维护。 通过设定档案的权限，从档案权限库中得到此档案的阅读者权限。 完成档案条目信息填写后，根据系统配置中指定的目标档案库，将档案的附件存放在目标档案库中。 用户借阅通过借阅管理库，进行档案借阅审批。 档案管理系统全文共14页，当前为第1页。3 档案管理系统功能 档案管理系统全文共14页，当前为第1页。 大类 需求描述 目录管理 目录由公司档案管理员创建 目录修改必须在无相关文档时才可进行或批量更新相关档案后才可操作（后期做） 删除必须在无相关文档时才可进行 档案类型管理（ 档案管理系统是一种专用于管理和追踪企业内部各类文档的软件解决方案，主要目标是提高文档的安全性、组织性和可访问性。神州数码的档案管理系统采用Lotus Domino作为核心系统和数据库平台，结合公司的Notes办公自动化系统作为客户端，实现了高效且安全的档案管理工作。 在系统结构方面，档案管理系统分为几个关键组件： 1. **系统结构**：基于Lotus Domino的架构确保了数据的稳定性和安全性。用户通过Notes客户端与系统交互，并利用现有办公自动化系统的用户权限体系进行权限控制，确保了文档访问的合规性。 2. **应用结构**：系统包括档案条目库、权限结构库、卷宗库、借阅管理库、档案目录库、系统配置和档案库等多个功能模块。用户可以在条目库中创建新的档案，通过预设的档案目录设置分级，选择卷宗存放档案，设定档案权限，并在完成信息填写后将附件存入指定的档案库。借阅管理库则用于处理档案的借用审批流程。 3. **功能特性**： - **目录管理**：由档案管理员创建和维护，目录修改和删除需确保无相关文档关联。 - **档案类型管理**：档案类型由管理员创建，修改和删除同样需考虑文档关联情况。 - **档案录入与归档**：档案可直接录入，选择档案类型以决定是否立卷。归档内容不可更改，归档过程需经过审批，按三级目录+年度的方式存储。关键字段的完整性是审核通过的必要条件。 - **状态管理**：跟踪文件从新建到审批、归档、借出或销毁的全过程。 - **卷宗管理**：卷宗由各级管理员创建，修改和删除需谨慎，卷宗与文档销毁同步。 - **权限管理**：设立多级档案管理员权限，各本部和事业部之间隔离但公司管理员可以全局访问。权限结构随组织变动灵活调整。 - **查询管理**：提供高级搜索功能，查询结果受权限控制。 - **借阅管理**：支持跨部门和跨本部的借阅，记录借阅状态。 - **销毁功能**：实物档案可销毁，系统更新相关标识。 - **打印功能**：支持多种档案管理表格的打印。 - **系统维护**：包括权限、卷宗、目录等的维护，考虑未来扩展和数据库移植。 性能要求强调了条目与附件的独立存储，为未来平台扩展留出空间，并考虑到数据库移植的便捷性。 总而言之，神州数码档案管理系统通过整合各种管理模块，构建了一个全面、安全、易用的文档管理体系，旨在优化企业内部的文档流转和知识管理，提升工作效率。