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2档案管理系统.docx
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2档案管理系统 神州数码档案管理系统解决方案 一、系统结构与应用结构 1 系统结构 系统采用Lotus Domino作为系统及数据库平台。 用户使用公司的Notes办公自动化平台作为客户端与管理端。 使用公司已有的办公自动化系统用户权限作为系统的权限控制。 2 应用结构 2档案管理系统全文共18页,当前为第1页。系统设置档案条目库、权限结构库、卷宗库、借阅管理库、档案目录库、系统配置、档案库等几种功能模块。 2档案管理系统全文共18页,当前为第1页。 用户在档案条目库中创建档案条目。 通过已在档案目录库中定义好的档案目录,设定档案的分级目录。 通过卷宗库选择档案放置的卷宗,如果无卷宗,则需对卷宗库进行维护。 通过设定档案的权限,从档案权限库中得到此档案的阅读者权限。 完成档案条目信息填写后,根据系统配置中指定的目标档案库,将档案的附件存放在目标档案库中。 用户借阅通过借阅管理库,进行档案借阅审批。 2档案管理系统全文共18页,当前为第2页。3 档案管理系统功能 2档案管理系统全文共18页,当前为第2页。 大类 需求描述 目录管理 目录由公司档案管理员创建 目录修改必须在无相关文档时才
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2 档案管理系统
神州数码档案管理系统解决方案
一、系统结构与应用结构
1 系统结构
系统采用 Lotus Domino 作为系统及数据库平台。
用户使用公司的 Notes 办公自动化平台作为客户端与管理端。
使用公司已有的办公自动化系统用户权限作为系统的权限控制。
2 档案管理系统
2 应用结构
系统设置档案条目库、权限结构库、卷宗库、借阅管理库、档案目录库、系统配置
档案库等几种功能模块。
用户在档案条目库中创建档案条目。
2
档
案
2 档案管理系统
通过已在档案目录库中定义好的档案目录,设定档案的分级目录。
通过卷宗库选择档案放置的卷宗,如果无卷宗,则需对卷宗库进行维护。
通过设定档案的权限,从档案权限库中得到此档案的阅读者权限。
完成档案条目信息填写后,根据系统配置中指定的目标档案库,将档案的附件存放
在目标档案库中。
用户借阅通过借阅管理库,进行档案借阅审批。
3 档案管理系统功能
大类 需求描述
目录管理 1、 目录由公司档案管理员创建
2、 目录修改必须在无相关文档时才可进行
或批量更新相关档案后才可操作(后期
做)
3、 删除必须在无相关文档时才可进行
档案类型管
理(目的由
类型决定是
否立卷)
1、 类型由公司档案管理员创建
2、 类型修改必须在无相关文档时才可进行
或批量更新相关档案后才可操作
3、 删除必须在无相关文档时才可进行
创 建 表 单 维 护 类 型 ( 类 型
名、创建年限、创建人、是
否建立卷宗
(文件)(必须创建卷宗)
/实物(音像)实物/照片/实
物证书……
实物+电子(相同)
实物+电子(不同)
电子(文件)
2
档
案
2 档案管理系统
档案录 入 及
归档
1、 档案可由各级档案管理员直接录入,也
可由员工投档或从公司知识库中投档产
生。必须选择档案类型(以便根据类型
决定是否创建卷宗)。(暂时不做)
2、 档案条目需具备关键字段描述以反映档
案的主要内容,并便于档案的查询及定
位。
3、 归档内容不能更改。
4、 投档后由所属本部级档案管理员负责审
批。并填写必要的归档字段后归档,按
三级目录+年度的方式。按类型不同决定
是否立卷,如需要立卷的文档归档时必
须已有相应卷宗,如无卷宗需新建才可
实现归档功能,并只能放入未满卷宗并
要求档案管理员具有管理权限的卷宗,
即录入时自动过滤已滿卷宗及无管理权
限的卷宗。
5、 关键字段必填才能审核通过。本部及以
上级别 档 案 管理员只 具 有 审批归档 资
格,不具有创建档案权限(此点由档案
管理规定来实现)
针对档案实现状态管理
1、 文件状态(新建)
2、 审批状态
3、 归档
4、 借 出 状 态 ( 电 子 无 基
础)
5、 销毁状态
跟踪档案的创建访问记录及
时间(按服务器时钟管理)
卷 宗 管 理
(由档 案 类
型决定 是 否
归入卷宗)
1、 档案卷宗可由各级档案管理员创建
2、 卷宗修改必须在无相关文档时才可进行
或批量更新相关档案后才可操作
3、 删除必须在无相关文档时才可进行
4、 如卷宗下文档完全销毁,则标记该卷宗
为销毁。
5、 卷宗按照三级分类+年限的规则创建
6、 卷宗权限为包含关系,即本部档案管理
员具有相应下级事业部的卷宗管理权限
权限管理 1、 档案管理员权限(公司级、本部级、事
业部级);密级为机密不能设定为公共
级。
2、 各本部及各事业部之间的档案内容、档
案条目、以及卷宗实现隔离,但是公司
档案管理员在查询或查看时可以提到公
司所有档案内容。
3、 在公司组织结构发生变化或业务调整时
时,能够调整系统的权限结构,更新相
关档案权限,并同时批量修改档案物理
位置,保证档案的利用。
4、 可以实现权限分配的批处理修改相关档
案的权限更改
2
档
案
2
档
案
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是空空呀
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