文件服务器管理规范 一、文档管理内容： 1、存储方式： A. 按照项目名称建立大的目录： 例如：10年春季/10年秋季等等。 B. 每个目录下根据文档的用途再建立子目录： 例如：\原料、辅料、配件、饰品。 C. 子目录内根据具体业务情况，采用用途＋日期的方式，分别备份： 例如：\10年秋季\西装\面料\；这样做可以多保留不同的设计版本，以便后期总 结经验教训。 D. 针对子目录内特殊的文件，有时可以根据文档产生的部门或者归属，定义设立不同 的专用管理员帐号，分头各自维护： 例如：软件需求调研、仓库物流量调研和数据分析、计划部运作流程方案。 E. 照片、影像、动画文件因为文件通常比较庞大，设立专门的目录进行分类存放： 建议将比较大的图像或者电影文件，由管理员进行无损压缩，以便节约更多的空 间，等项目结束后，一起刻盘存档。 2、存档文件分类：（以下举例，实际可以变更） A. 代理商合同范本： 项目招标、设计阶段的，包括提案书在内的相关文（不包括合同），如果存在不 同设计方案或者多个不同版本，建议分别使用不同的文件夹分别存放。 B. 软件基本规格书： 软件系统相关的：计算机配置、网络配置和结
### 文件服务器管理规范知识点解析
#### 一、文档管理内容
**1、存储方式**
- **按照项目名称建立大的目录**：
- **示例**：`10年春季`、`10年秋季`等。
- **目的**：便于区分不同项目的文档。
- **每个目录下根据文档的用途再建立子目录**：
- **示例**：`\原料`、`\辅料`、`\配件`、`\饰品`。
- **目的**：进一步细化文档分类，提高检索效率。
- **子目录内根据具体业务情况，采用用途+日期的方式，分别备份**：
- **示例**：`\10年秋季\西装\面料\`。
- **目的**：保留不同设计版本，为后续总结提供参考。
- **针对子目录内特殊的文件，根据文档产生的部门或归属，设立不同的专用管理员账号**：
- **示例**：软件需求调研、仓库物流量调研和数据分析、计划部运作流程方案。
- **目的**：实现文档管理的精细化分工。
- **照片、影像、动画文件设立专门的目录进行分类存放**：
- **示例**：建议进行无损压缩，节约空间，并在项目结束后刻盘存档。
- **目的**：节省存储资源，确保重要文件的安全保存。
**2、存档文件分类**：
- **代理商合同范本**：
- 包括项目招标、设计阶段的相关文档，如存在多个版本，建议使用不同文件夹分别存放。
- **目的**：清晰地记录不同版本的信息，方便后续比对和追溯。
- **软件基本规格书**：
- 包括计算机配置、网络配置和结构、软件功能模块等。
- **示例**：建议使用专门目录，分别存放。
- **目的**：确保技术文档的完整性和易查找性。
- **开店计划书**：
- 包括多部门联合作业的进度、要求等说明文档和相关资料。
- **目的**：确保各部门间的协作顺畅，提高工作效率。
- **公司业务和网络通讯等**：
- 包括门店、总公司等计算机之间的通讯规格书、网络拓扑架构等资料。
- **目的**：保障内部通信的顺畅与安全。
- **仓库整体布局图**：
- 包括货架、自动设备、建筑、计算机等的设计资料。
- **目的**：优化仓储管理，提高物流效率。
- **门店布置和装修图纸等**：
- 包括组件图、网络布线图、电气图纸、货架图等。
- **目的**：确保门店装修的质量与效率。
- **电器图纸**：
- 包括公司、门店等的电器原理图、控制柜外观图、计算机网络布置图等。
- **目的**：支持日常运维和技术支持工作。
- **使用说明书**：
- 软件系统说明等。
- **目的**：指导用户正确使用系统，减少错误操作。
#### 二、管理方式
- **新资料加入**：各部门整理文档，存放到相应目录中；不同阶段的文档需分开存放。
- **资料更新**：责任人负责汇总、更新文档，原则上不允许跨部门操作。
- **资料取用**：电子版文档原则上不允许跨部门传播或外借，违者将追究法律责任。
#### 三、安全和用户帐号管理
- **服务器管理员**：负责服务器安装、维护、数据备份与恢复及用户账户管理。
- **文档资料管理员**：负责文档收集、整理、更新、备份和删除工作。
- **远程访问人员**：原则上通过电子邮件或快递传递资料，特殊情况需经许可方可远程访问。
#### 四、数据提取记录和访问日志管理
- 定期查看服务器访问日志，确保没有越权访问或非法入侵行为。
#### 五、文件更新和备份
- 在特定情况下需要更新或备份文件时，应创建新的子目录，并在其中添加日志文件说明变更原因，原始资料不允许删除。
通过上述分析，我们可以看出《文件服务器管理规范》旨在通过明确的存储方式、分类体系以及严格的管理流程来确保文档的有效管理和安全使用。这对于任何需要高效处理大量文档的企业来说都是非常重要的。
