计算机应用基础教材
办公自动化加速了信息的流通,提高了办公效率和准确性,提高了办公人员的决策
质量,为决策人员提供更多的信息和更多的决策方案。办公自动化使办公人员的劳动智
能化、办公工具电子化和机械化、办公活动无纸化和数字化,这必将大幅度提高办公人
员的工作效率。
1.1.2 办公自动化的功能
办公自动化系统是通过寄托计算机网络,围绕群件管理这个核心,来实现收发文件
以及档案管理自动化,以提供工作效率。创造无纸化办公的优越环境的。整个系统涵盖
了收发文管理、外出人员管理、会议管理、领导活动安排、论坛管理、个人用户工作台
等多个功能子系统。每个子系统都可以独立完成某一单项办公事务,相互之间又有机结
合,真正实现了无纸化的办公自动化。办公自动化系统具有以下几个基本功能。
1.收发文管理
收发文管理主要负责公文的拟定、手法、审批、归档、查询检索和打印等工作流的
全过程。当需要送交一份公文时,先有起草人起草公文,之后通过网络发给审批人,审
批合格之后进行签发。而当收到一份公文时,应先进行收文登记,然后发送给公文拟办
人,在拟办人指定批办、承办人之后,公文将自动发送到批办、承办人处,最有由专人
将公文归档。
收发文管理能够实现内部文档从你搞、批阅、签发,最后的整理、归档这一流程的自动
化控制,达到文档手法自动化。
2. 外出人员管理
外出人员管理主要通过电子公告板方式实现对外出人员扼等级管理,外出人员利用
此公告板公布自己的外出事由、外出时的联系方法、外出时间以及外出期间指定的工作
代办人和代办事项,还可以将自己外出的消息通知给有关人员。
3. 会议管理
在传统方式下,召开会议时需要大量文件让人头疼不已,而在办公自动化系统方式
下则要轻松许多。利用办公自动化系统可以实现网络远程实时会议控制,图文、影音在
线传输,并通过浏览器安排、管理会议。
4. 领导活动安排
OA 系统可以负责对领导的工作和活动进行统一的协调和安排,包括一周活动安排和
每日活动安排,相关人员可以据此安排日程,以便进行相应的工作,而不至于发生冲突。
5. 论坛管理
所谓论坛,类似现实生活中的公告牌,用于系统内容人员在其发布相关公开信息。
论坛管理主要负责对这些信息的管理,如信息分类、更新等。公告牌可以用来发布各种
信息通知或者其他公用信息。同时,可以在内部开通电子邮局,并具备和系统外部交流
的能力。
6. 个人用户工作台
个人用户工作台用于对本人各项工作进行统一管理,如安排日程、活动,查看和处
理当日工作,存放个人的各项资料、记录等。此外,个人用户还可以通过电子邮件与其
他单位或个人交流意见、讨论问题及传送材料。
7. 电子邮件
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