探索档案信息化管理的新思路.docx

### 探索档案信息化管理的新思路 #### 一、档案信息化建设的重要意义 1. **克服效率低下的弊端**：传统的档案管理模式依赖于人工管理实体档案，这种方式工作量巨大且效率低下。档案信息化通过数字化、自动化的方式实现了档案管理的一体化和共享化，大大提高了工作效率。例如，只需要一次性录入档案信息即可实现多次利用，减少了重复劳动。 2. **保护档案纸质载体**：纸质档案作为重要的原始证据，在传统管理模式下经常需要频繁查阅，这不仅耗时耗力，还会导致纸质载体因反复翻阅而受损。档案信息化后，管理人员可通过电子数据库轻松获取所需信息，极大地减少了对纸质档案的物理接触，有效保护了纸质载体。 3. **推动档案管理向更标准的方向迈进**：档案信息化不仅促进了信息共享，还能为档案管理体系的创新和完善提供动力。通过制定统一的标准和规范，可以使档案信息资源的收集、分类、整编、查阅、利用等过程更加规范化，有助于我国档案管理标准规范体系的建设。 #### 二、管理现状及存在问题 1. **思想认识不到位**：受传统档案管理模式的影响，许多档案管理人员仍然存在“重保管轻利用”的观念。缺乏对档案信息化建设重要性的正确认识，这成为档案信息化进程中的主要障碍之一。 2. **基础设施建设不完善**：档案信息化建设起步较晚，部分地区仍处于初级阶段，基础设施建设相对滞后。档案信息化需要完善的硬件设施（如计算机、服务器等）和软件设施（如数据库管理系统、信息安全防护系统等）。 3. **档案管理的标准化水平低**：目前，档案信息化管理尚未形成统一的标准体系，各地实施情况参差不齐。建立一套适应当前需求的档案管理标准体系对于提高档案管理的有效性和一致性至关重要。 4. **缺乏专业的档案管理信息化人才**：随着档案管理进入信息化时代，对管理人员的专业技能要求越来越高。然而，当前档案管理队伍中普遍缺乏具备相应信息化技能的人才，这对推进档案管理信息化构成了挑战。 #### 三、信息化管理的新思路 1. **高度重视档案的信息化管理水平**：面对新时代的需求，档案管理部门和工作人员需转变观念，加强信息化意识。可以通过举办培训、考试等活动提高员工的信息化管理水平，促使他们主动学习新技术、新方法，以适应档案管理的发展趋势。 2. **夯实档案管理的信息化根基**： - 构建全方位的信息化硬件系统，包括采购必要的硬件设备（如计算机、扫描仪等）和配套软件，为档案信息化提供坚实的基础。 - 在现有软件功能的基础上进行创新，开发符合自身需求的特色功能模块。 - 实现档案资源的共享化，通过建立专门的档案查询网站或平台，便于用户远程访问档案资源，并确保数据安全。 3. **建立档案管理信息化的统一标准**： - 制定统一的档案管理标准和格式，避免因标准不一致而导致的问题。 - 规范档案扫描的清晰度标准，确保所有电子档案的质量达到一致水平。 - 统一档案存储格式，提高不同格式间的数据互操作性和兼容性，简化档案管理和使用的流程。 档案信息化管理不仅有助于提高工作效率、保护纸质档案，还能促进档案管理标准化，但同时也面临着诸多挑战。通过加强信息化意识、完善基础设施建设、提升人员专业技能等措施，可以有效推进档案管理的信息化进程，为社会提供更多元化的档案信息服务。