溯。
4.5.2 公司内不得使用加盖“受控”章文件的复印件。
4.5.3 当使用者的文件丢失时,需办理申请补发手续,《文件发放、
回收记录表》,经批准由综合办予以补发。
4.6. 文件的更改
4.6.1. 公司职员均可提出文件的更改,申请填写《文件更改通知单》
经本部门经理审核同意后送综合办。
4.6.2. 文件更改的审核、审批与原文件的审核、审批相同。
4.6.3. 文件更改审批后,由综合办实施更改,更改的方式受用换页
方法,注明更改标记并按原发放登记进行发放,收回作废文件,
做好发放回收记录。需要作资料保留的作废文件应加盖红色“作
废”印章方可保留,其余回收的作废文件由综合办统一销毁。
4.6.4. 文件更改或修订后的状态在文件的版次和版号上加以识不:
◇文件的第一次公布时文件的版号为 A 号,版次为 00 次。即为
A/00
◇文件进行小的更改,不阻碍原文件的差不多结构时,只修改文
件的版次,不修改文件的版号,修改一次版次增加 1 ,如在 A/00
基础上进行小的修改,即变成 A/01。
◇假如修改的方面专门多或文件的结构发生较大的变化时,即按
英文字母的顺序修改文件的版号,如文件从 A/05,修改结构
后变成 B/00。
4.7 文件的治理
4.7.1 文件编写后经审批,原稿由综合办统一保存,不得使用。
4.7.2 文件受控状态分为受控文件和非受控文件,受控文件加盖红色
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