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采购付款循环控制必备办法
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采购付款循环控制必备办法
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目 录
1.采购付款循环操纵目标及关键风险操纵环节...............................4
1.1
释义及范围
.....................................................................4
1.2
操纵目标
........................................................................4
1.3
关键风险操纵环节
............................................................4
1.4
不相容岗位
.....................................................................5
2.采购付款循环组织职能...........................................................5
2.1
采购付款循环的组织构成
...................................................5
2.2
采购付款循环各组织职能
...................................................5
3.采购付款循环子流程划分........................................................9
4.采购付款循环各子流程操纵制度及操纵文件记录........................9
4.1
材料物资采购流程操纵制度
...............................................9
4.1.1 采购与验收流程操纵制度.............................................9
4.1.2 合格供应商评定及信息维护流程操纵............................13
4.1.3 采购合同评审与治理流程操纵制度...............................16
4.1.4 付款与对账流程操纵制度...........................................17
4.1.5 退货流程操纵制度.....................................................19
4.1.6 采购预算流程操纵制度...............................................20
4.2
劳务外包采购流程操纵制度
.............................................21
4.2.1 安装分包合同签订与变更流程操纵制度........................21
4.2.2 安装分包付款流程操纵制度........................................23
4.2.3 外协外包合同签订流程操纵制度..................................23
4.2.4 外协资金审批、付款流程操纵制度...............................25
4.3
费用类采购流程操纵制度
.................................................26
4.3.1 费用采购流程-费用采购流程操纵制度...........................26
4.3.2 费用采购流程-费用报销流程操纵制度...........................27
4.3.3 费用采购流程-核价流程操纵制度.................................27
2 / 44
4.3.4 运费结算流程操纵制度..............................................29
5.采购付款循环各子流程流程图及流程图讲明...........................31
5.1
材料物资采购流程
..........................................................31
5.1.1 采购与验收流程图及流程图讲明..................................31
5.1.2 合格供应商评定及信息维护流程图及流程图讲明............33
5.1.3 采购合同评审与治理流程图及流程图讲明.....................34
5.1.4 付款与对账流程图及流程图讲明..................................34
5.1.5 退货流程图及流程图讲明...........................................36
5.1.6 采购预算流程图及流程图讲明.....................................36
5.2
劳务外包采购流程
..........................................................37
5.2.1 安装分包合同签订与变更流程流程图及流程图讲明.........37
5.2.2 安装分包付款流程图及流程图讲明...............................39
5.2.3 外协外包合同签订流程图及流程图讲明.........................39
5.2.4 外协资金审批、付款流程图及流程图讲明......................39
5.3
费用采购流程流程图及流程图讲明
....................................40
5.3.1 费用采购流程流程图及流程图讲明...............................41
5.3.2 费用报销流程流程图及流程图讲明...............................41
5.3.3 核价流程流程图及流程图讲明.....................................42
5.3.4 运费结算流程流程图及流程图讲明...............................42
6.采购付款循环支持性文件及制度.............................................43
3 / 44
1.采购付款循环操纵目标及关键风险操纵环节
1.1释义及范围
1.1.1 采购付款循环是指规范公司进行生产经营活动而进行的材料
物资、劳务、费用有关的采购、验收、付款的行为,确保采购对象满足
公司规定的要求,有效操纵采购成本,并保证采购所需资金合理使用的
操纵活动集合。
1.1.2 材料物资指:生产用原辅材料、外购型钢等生产物资资料,
其中原辅材料包括生产用各种钢材、包装物、燃料、油漆、螺栓电缆等
物资。
1.1.3 劳务是指安装专项施工或劳务分包及制作外协、托付加工劳
务。
1.1.4 本手册规范的费用是指公司在日常生产经营活动中发生的不
能直接归属于某个特定产品成本的费用。要紧包括行政治理部门为组
织和治理生产经营活动所发生的治理费用,销售产品和提供劳务等过
程中发生的费用。与特定产品(工程项目)的成本费用、与筹资活动
相关的支出费用,不在本手册规范。
1.1.5 有效操纵采购成本是指公司明确采购价格形成机制,通过询
价、比价或招标方式合理确定采购价格,操纵采购成本。
1.1.6 本手册适用于公司非长期资产采购、付款的操纵。固定资产、
其他长期资产的采购、付款操纵制度详见“业务操纵手册第六册—资产
治理循环操纵手册”,与特定产品(工程项目)的成本费用操纵详见“财
务治理手册第四册成本核算与治理操纵手册”、与筹资活动相关的支出
费用操纵详见“财务治理手册、第二册、筹资治理操纵手册”,付款流程
涉及的具体结算出纳事务操纵详见“财务治理手册第三册、货币资金治
理操纵手册”。
1.2操纵目标
1.2.1 规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错和舞弊。
1.2.2 明确供应治理部门的职责,确保各种外购材料、商品、劳务
等各项生产物资、劳务的采购按打算进行。
1.2.3 促进形成合理的采购价格机制和质量监控机制,有效降低采
购成本。
1.3关键风险操纵环节
1.3.1 权责分配和职责分工应当明确,机构设置和人员配备应当科
学合理。
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1.3.2 请购依据应当充分适当,请购事项和审批程序应当明确。
1.3.3 采购与验收的治理流程及有关操纵措施应当清晰,对供应商
的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明
确规定。
1.3.4 付款方式、程序、审批权限和与供应商的对账方法应当明确。
1.4不相容岗位
1.4.1 请购(业务外包申请)与审批。
1.4.2 供应商的选择与审批。
1.4.3 采购合同协议(业务外包合同)的拟订、审核与审批。
1.4.4 采购、验收与相关记录、业务外包的执行与相关会计记录。
1.4.5 付款的申请、审批与执行。
2.采购付款循环组织职能
2.1采购付款循环的组织构成
采购付款循环的操纵组织机构由公司决策部门、综合打算部门、采
购治理部门、质量治理部门、审计决算部门、财务部门、仓储治理部门、
工程治理部门、行政治理部门构成。
2.2采购付款循环各组织职能
2.2.1 股东大会、董事会是重大采购付款事项决策部门,公司章程
中规定需要提交股东大会审议的事项,由董事会审议通过后提交股东大
会审议。股东大会授权董事会审议通过的采购付款事项,由董事会审议
通过。
2.2.2采购付款的一般决策部门的要紧职责是:
2.2.1.1 当材料核价结果有争议时,由生产副总判定。
2.2.1.2 “采购合同签订后, 资金审批单”由财务部门负责人审核,
公司决策部门或授权部门批准。
2.2.1.3 超过预算的材料款由公司决策部门或授权部门批准。
2.2.1.4当发生不合格品让步接收时,由总工程师作最终裁决处
理。
2.2.3 综合打算部门是制作外协合同的归口治理部门,其要紧职责
是:
2.2.3.1 指定制作项目经理,在 ERP 系统下达材料需求打算,留
出适当的采购周期,并进行综合协调。
2.2.3.2 负责制作外包外协分供方(不含门、窗、防火涂料、土
建、设备)、运输分包商的评价、选择、签约和治理。
2.2.3.3 组织合同评审,跟踪备料清单的编制、材料清单编制和
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