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档案馆建筑工程城建资料报送系统用户手册范本.doc
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档案馆建筑工程城建资料报送系统用户手册范本.doc
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用 户 手 册
一. 入门.......................................................................................................................................1
1.1 档案组卷及移交...........................................................................................................1
1.2 电子目录报送及汇总...................................................................................................1
二. 用户管理...............................................................................................................................1
三. 电子报送系统.......................................................................................................................2
3.1 档案接收.......................................................................................................................5
3.2 档案著录.......................................................................................................................6
3.3 编目打印.....................................................................................................................12
3.5 移交登记.....................................................................................................................14
3.6 综合查询.....................................................................................................................15
3.7 数据备份及复原.........................................................................................................16
四. 数据管理.............................................................................................................................17
4.1 数据导出.....................................................................................................................17
4.3 数据整理与合并.........................................................................................................18
五. 如何管理多个工程.............................................................................................................21
六. 附加说明.............................................................................................................................21
- word.zl-
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一. 入门
本节主要简单阐述如何使用本系统完成一个建立工程的档案组卷以及目录报送工作。
1.1 档案组卷及移交
首先,使用用户管理为自己添加一个用户。
然后,插入 USB 加密锁,稍待片刻启动电子报送系统。用刚刚添加的用户名和密码登
录。登录时请选择您是建立单位或者是施工单位等其他类型的单位。第一次使用本系统的
话会要求你输入建立工程名称。
如果您是建立单位的话,通过档案管理模块中的档案著录功能,在工程级著录中输入
工程概况表信息;然后启动案卷级著录,录入此工程的所有案卷的信息,包括案卷内容、
编制单位、编制时间等等;然后启动文件级著录,输入指定案卷的文件级信息,包括文件
题名、责任者、图文号、编制时间等等。
如果您是其他类型的单位,那么你仅需要进展案卷级著录和文件级著录。
在所有工程级、案卷级、文件级信息输入完毕之后,在移交上级单位或者档案馆之前,
进展移交登记,然后在编目打印功能中将移交书、移交目录封面、工程概况表、案卷目录
案卷封面、卷内备考表、卷内目录打印出来进展移交。
1.2 电子目录报送及汇总
如果建立单位想把电子目录报送档案馆,那么登录数据管理系统后,通过数据导出功
能,可以将该工程的工程级、案卷级、文件级信息导出为指定文件,然后将导出的文件用
磁盘或者光盘报送便可。施工单位也可以参照上述方式向建立单位报送电子目录。
如果建立单位希望直接把施工单位整理好的电子目录与自己的目录汇总,以减少整理
的工作量,那么在接收了施工单位报送的电子目录之后,请在电子报送系统中进展档案接
收;然后通过数据管理系统的数据整理功能对汇总的目录的案卷级、文件级信息进展检查
甚至可以试打案卷目录、卷内目录等;在确认汇总后的目录没有问题之后,直接修改卷号
并合并到本单位数据库中。
二. 用户管理
用户管理功能主要是用来添加,删除用户以及修改用户信息的。
启动用户管理程序后,必须先用超级管理员身份登录,如以下图
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图 2.1
超级管理员用户名,密码。
登录成功进入如下界面进展用户管理
图 2.2
超级管理员的用户名及帐号不允许修改。除超级管理员外,所有用户的姓名、密码、、
所在部门都必须输入。
三. 电子报送系统
电子报送系统是根据?广州市城市建立档案分类大纲?及?广州市建立工程档案编制指
南?设计开发的专门的档案管理软件。
插入 USB 加密锁后,启动系统。首先要登录
- word.zl-
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图 3.1
登录的用户名和密码是您在“用户管理〞中设定的帐号和密码。登录成功后进入电子报
送系统。如果您是第一次使用本系统,那么要求输入工程名称并选择工程类型,如以下图:
图 3.2
如果您已经输入过工程名称,那么进入如下界面:
图 3.3
电子报送系统主要包括档案管理、辅助管理、系统设置、工具、数据管理、帮助几大
模块
图 3.4
档案管理模块包括档案接收、档案著录、编目打印、档案利用、档案移交、综合查询
功能。
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图 3.5
辅助管理模块主要包括标准管理、去除自动完成记录以及是否使用案卷内容、卷内文
件、分部工程标准辅助著录等功能。标准管理可以查看、编辑档案分类、案卷内容题名、
卷内文件题名等标准,这些标准都可以指定是否使用。本系统的大多数输入框都具有自动
完成功能,可以将用户输入过的文字保存,在用户下次输入时根据输入信息进展提示〔详
见“五、附加说明〞〕。去除自动完成记录功能就是将用户在使用过程中遗留的文字记录
全部去除,使得系统运行更快。
图 3.6
系统设置功能可以注销当前用户用其他用户重新登录,也可以通过“用户资料管理〞修
改当前用户的密码。
图 3.7
为了保护用户的工作,本系统还提供了备份数据库和复原数据库的手段,但是,只有
超级管理员〔sysAdmin〕才能进展复原数据库操作。此外,超级管理员还可以定期进展
压缩数据库操作,以提高运行效率、减少存储空间占用。
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