数字档案室建设指南.docx
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《数字档案室建设指南》是指导机关单位在信息化背景下,构建高效、安全的档案管理平台的重要文档。数字档案室的核心理念是运用现代信息技术,将传统档案转化为数字形式,以实现档案资源的高效管理和利用。这一转变带来了以下显著特点: 1. 档案资源“数字”化:数字档案室将各种类型的信息,如文本、图像、声音和视频,以统一的数字格式存储,降低了存储成本,优化了信息组织方式。 2. 档案实体“虚拟化”:通过数字化加工,传统载体档案如纸质文件、照片、录音录像等转化为数字形式,便于与数字档案一起管理和检索。 3. 档案管理系统化:利用专门的应用系统,将档案业务流程和标准规范内置,实现对数字档案资源的系统化、规范化管理。 4. 信息传递网络化:依赖于网络,数字档案室能够通过各种网络进行档案的收集、管理和移交,用户无需实地访问即可获取所需信息,提高了信息流通效率。 5. 档案利用知识化:数字档案室通过知识单元将不同信息载体关联,以动态方式为用户提供服务,从单纯的档案提供转变为知识服务。 数字档案室的建设遵循四大原则:资源为先,强调数字档案资源的质量和完整性;标准规范,确保系统设计和建设符合既定标准;整体推进,结合电子政务和信息化建设;确保安全,通过制度和技术手段保障数字档案的安全。 建设内容涵盖基础设施、应用系统、数字档案资源和保障体系。基础设施包括网络、硬件、软件、安全系统和终端设备,鼓励利用已有信息化设施。应用系统需功能完善、安全可靠,实现档案管理自动化和网络化。数字档案资源建设则涉及传统档案的数字化和电子文件的归档管理。同时,需修订和完善相关规章制度,培养复合型人才。 数字档案室的网络基础设施应与机关整体网络相结合,中心机房需具备多重防护措施。对于涉密资源,基础设施建设必须符合保密规定。此外,提倡使用国产自主知识产权的产品,增强系统的独立性和安全性。 总的来说,数字档案室的建设旨在提升档案管理的现代化水平,通过数字化手段实现档案资源的高效整合和安全利用,以服务于机关的日常工作和公众信息需求。这需要多部门协同,遵循科学原则,持续投入,以构建一个既先进又安全的数字档案管理体系。
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