数字档案室建设指南.pdf

【数字档案室建设指南】是指导机关单位利用现代信息技术构建高效档案信息管理平台的重要文档。数字档案室的核心概念是利用数字技术对各种档案信息进行采集、整合和管理，包括电子档案和传统载体档案的数字副本。它有以下几个关键特征： 1. **档案资源“数字”化**：所有信息以统一的数字格式存储，涵盖文本、图像、声音、视频等多种类型，这不仅节省了物理存储空间，也优化了信息组织方式。 2. **档案实体“虚拟化”**：通过数字化加工，传统载体如纸质、缩微胶片等档案转变为可在线访问的数字形式，实现虚拟化管理。 3. **档案管理系统化**：利用专门的应用系统，将业务流程和标准规范集成，确保数字档案资源的系统化、规范化管理。 4. **信息传递网络化**：依赖网络环境，档案的收集、管理和利用都可以在网络上进行，提升了信息流通速度。 5. **档案利用知识化**：通过知识单元的构建，提供动态分布的服务，从单纯提供档案转向提供知识服务。 在建设数字档案室时，应遵循以下原则： 1. **资源为先**：以资源建设为核心，确保数字档案的齐全、完整，便于管理和利用。 2. **标准规范**：遵循统一的标准和规范，实现文档一体化和馆室一体化。 3. **整体推进**：结合电子政务和信息化建设，统一考虑系统功能和技术要求。 4. **确保安全**：建立完善的安全管理制度，确保信息安全，并有应对灾难的恢复机制。 数字档案室的建设内容涵盖： 1. **基础设施建设**：包括网络、硬件、软件、安全系统和终端设备，鼓励利用现有信息化基础设施。 2. **应用系统建设**：开发或选用能够支持档案管理全流程自动化、网络化的应用系统。 3. **数字档案资源建设**：全面进行传统档案数字化，推广电子文件归档，确保资源的真实、完整、可用和安全。 4. **保障体系建设**：修订规章制度，确保管理规范，同时加强人才队伍建设。 5. **网络安全**：网络基础设施应与整体网络相结合，同时满足数字档案的安全管理和共享利用需求。 数字档案室的基础设施建设包括网络、硬件、软件、安全系统和终端设备，应尽量选择国产产品，特别是具有自主知识产权的产品。对于涉及机密的数字档案，基础设施建设必须符合国家保密规定。