办公室管理简答题.doc

办公室管理是确保企业日常运作顺畅的关键环节，涵盖了各种任务，如计划制定、信息提示、沟通协调、会议组织、文件管理等。以下是对给定文件中提到的一些知识点的详细解释： 1. **计划制定**：文员在处理工作时，应充分理解任务内容，考虑最有效的执行方法，并对多项任务进行优先级排序。这有助于提高工作效率，避免紧急情况下的混乱。 2. **提示系统**：分为电子和人工两种。电子提示系统利用电脑软件，如日程表、提醒系统等，保持更新以适应变化。人工提示系统则依赖于纸质日程表、备忘录、约会表等，以确保不遗漏任何重要事项。 3. **文员进言**：文员不仅是执行者，也是顾问，他们可以向上司提出意见、建议甚至批评。进言需适时、适地、适度，以发挥参谋和补缺作用，同时也有助于改善工作关系。 4. **会议记录**：完整的会议记录应包括会议名称、时间、地点、议题、主持人、出席者、会议经过和结论、相关资料以及下次会议日期。这些信息是传达会议决策和行动项的关键。 5. **会议纪要**：会议纪要是会议情况的正式记录，用于传达决策和行动点，具有沟通、交流和指导作用。通常分为议决性和周知性，前者强调决定，后者用于信息分享。 6. **旅行后的管理工作**：文员需整理旅行费用，编写工作汇报，恢复日常工作，记录新接触的联系人，并对提供帮助的人表达感谢。 7. **办公室事务管理服务性特征**：包括为上司、组织和公众提供服务，确保高效工作环境，维持信息流通，并建立良好的外部关系。 8. **挡驾**：文员有时需要代表上司拒绝不必要的访问、邀请或电话，需礼貌而委婉地处理，避免直接告知原因。 9. **文件用印**：用印需以签发的原稿为依据，印章要清晰，位置恰当，与文件发出机构相符，且严格控制用印数量。 10. **请示注意事项**：请示应针对正确的人，遵循对口原则，一次只请示一件事，避免多头或越级请示，并在涉及多方面工作时，同步信息给相关上司。 11. **核稿**：核稿是对初稿的审核，包括查事实、查政策、查文字、查格式、查数字和查签名，确保文件内容准确无误，符合规定。 以上知识点展示了办公室管理中的核心要素，它们是提升办公室效率和专业性的关键所在。