excel鲜为人知的35招秘技3.doc
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2022-11-21
07:13:53
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二十七、Excel 工作表大纲的建立
和 Word 的大纲视图一样，Excel 这个功能主要用于处理特别大的工作表时，难以将关
键条目显示在同一屏上的问题。如果在一张表格上名目繁多，但数据类型却又有一定的可比
性，那么我们完全可以先用鼠标选择数据区域，然后点击“数据”菜单的“分类汇总”选项。并
在弹出菜单的“选定汇总项”区域选择你要汇总数据的类别。最后，如图 19 所示，现在的表
格不是就小了许多吗?当然，如果你还想查看明细的话，单击表格左侧的“+”按钮即可。
二十八、插入“图示”
尽管有 14 大类 50 多种“图表”样式给 Excel 撑着腰，但对于纷繁复杂的数据关系，常规
的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本 Excel 2002 中加入了“图示”的功
能。虽然在“插入”菜单的“图示”窗口中只有区区 6 种样式，但对于说明数据之间的结构却起
到了“四两拨千斤”的效果。比如要显示数据的层次关系可以选择“组织结构图”；而要表达资
金的流通过程则可以选择“循环图”；当然，要说明各种数据的交叉重叠性可以选择“维恩
图”。你看，如图 20 所示的维恩图多么漂亮。而且你还可以右击该图示，调出“图示”工具栏。
随心所欲地设置“图示样式库”甚至还可以多添加几个圆环。
二十九、熟悉 Excel 的“从文本到语音”
这是 Excel 2002 中的一个抢眼的新功能。它就是让 Office 软件不仅能写、能算，还要
能看、能说。尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读，但微软的 Office 不论从
语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比拟的。
按照 Office 的默认安装，你可能还不能在 Excel 的菜单中找到它，在我们确认安装了“从
文本到语音”的选项后，就可以在 Excel 的“工具”菜单中看到“语音”项目了。如图 21 所示，
打开一个表格，随便选择其中的内容，然后单击“从文本到语音”工具栏上的“朗读单元格”按
钮，此时一个带有磁性的声音就开始一字一句地朗读了。值得一提的是，当碰到标点符号时，
Excel 的朗读会自动停顿一会儿，然后再接着朗读，这一点和其他软件完全不同，笔者认为
这样的处理更加自然。
还有一点需要说明的是，如果你想调整 Excel 2002 中语音朗读的速度，可以在“控制面
板”中双击“语音”图标，然后在“文字到语音”卡片上调整即可
三十、Excel 中“摄影”功能的妙用
这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入，因为它的作用
竟然是——“抓屏”!而且还不是像“PrintScreen”按钮那样“一把乱抓”，而是允许让你通过鼠标
进行选择，“指哪抓哪”。
要找到这个功能还不太容易，我们点击 Excel“工具”菜单的“自定义”选项。在“命令”卡
片的“类别”中点“工具”，再在命令栏中找到“摄影”按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。如
果我们想要对表格中的某一部分“照相”，只须先选择它们（图 23），然后按下“摄影”按钮，
这时该选定区域就被“拍”了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方（当然，也可以
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