公司文件管理规定范文.pdf

公司文件管理是任何组织运营中不可或缺的一环，尤其在技术领域，有效的文件管理能确保信息的准确传递，提高工作效率，并确保项目的顺利进行。本规定主要针对南非中国制衣集团(北京)CGMBJ的文件管理体系，包括技术类和其他类型的文件，涵盖了编号、命名规则和版本控制等多个方面。 1. 文件编号管理 文件编号的目的是为了便于文件的快速识别、检索和跟踪。CGMBJ的文件编号由公司名称、项目名称和日期组成，如"CGM-vnn-(AA-)BB-yyyy"。其中： - "CGM"代表项目缩写。 - "vnn"表示版本号，遵循0.1至0.10，然后晋升为1.0及其后续版本的规则。 - "(AA-)"可选，用于子项目名称。 - "BB"是工作过程名称的简称，如"ATP"代表验收测试计划。 - "yyyy"为四位年份，"mm"和"dd"分别代表两位月份和日期。 2. 版本控制 版本控制确保文件的更新和修订被妥善记录。初始版本通常为0.1，随后逐步递增。一旦文件内容得到确认，版本号将从1.0开始，并按1.1、1.2等顺序升级。根据项目需求，版本号可以进一步细化，如0.1.1、0.1.1.1等。 3. 技术文件命名规范 技术文件命名采用特定格式，如"CGM-vnn-(AA-)BB-yyyy"，结合了项目代号、版本号、子项目名和工作过程简称。对于不同种类的技术文件，如软件开发文档，有标准的缩写词，例如： - ATP: 验收测试计划 - ATR: 验收测试报告 - CL: 检查单 - CDR: 程序修改报告 - CDD: 软件构成设计文件 - DDD: 具体设计文件 - FDD: 软件功能设计文件 - FS: 软件功能说明书 - HB: 手册 - ITestPlan: 系统集成测试计划 - ITestRep: 系统集成测试报告 - ICD: 组间协作文件 - PDD: 初步设计文件 - SCM: 软件配置管理文件 - SDP: 软件开发策划文件 - SPP: 软件项目策划文件 - SQA: 软件质量保证计划 4. 文件类型和适用范围 - 技术类文件涵盖设计、生产、销售和服务环节中涉及的所有技术资料。 - 其他文件包括公司政策、管理制度、合同协议和传真等非技术性文件。 通过这一系列规定，CGMBJ能够实现对文件的有效管理和控制，确保信息的准确性、完整性和安全性。这对于技术型企业来说至关重要，因为它有助于防止信息混乱，保障项目进度，以及满足合规性和审计需求。同时，规范化的文件管理也能提高团队间的协作效率，减少误解和沟通障碍，从而提升整个公司的运营效率。