合 同 档 案 管 理 制 度
为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合
同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项
目为中心的资料总和,其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文
本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料(清单见附表 2)等。
二、合同档案管理原则
1 、合同档案实行网络管理体系,由公司合同管理组集中统一管理,以
确保档案的完整、完全和有效利用。
2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,
并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。
3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整
理、归档工作体系,并确定一名网络人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交
1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。
2 、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料(交接
清单参见附表 3)向合同管理组移交。
3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成册,经
分公司业务经理鉴定,具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。
4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分
明,符合其形成规律。