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时间:2021 年 x 月 x 日
书山有路勤为径,学海无涯苦作舟
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Excel 综合应用之标准化表格设计
设计标准化规范化的 Excel 基础表格,是高效数据分析的第一步,因为
数据分析的源头就是基础表格数据。
设计基础表格的总体原则是:
结构的科学性
数据的易读性
汇总的便宜性
分析的灵活性
外观的美观性
结构的科学性,就是要按照工作的性质,管理的内容,数据的
种类,分别设计基础管理表格,分别保存不同数据。基础表格要越简单
越好,那些把所有数据都装在一 个工作表中的做法是绝对不可取的。
比如,要做入库出库管理,你会如何设计这样的基础表格呢?要用几个
表格来反映入库出库数据?每个表格要怎么保存数据?
数据的易读性包含两个方面:利用函数读数(取数)方便,叫
函数读数;眼睛查看数据容易,叫人工读数。一个杂而乱的表格,是很
难实现这两种高效读数的。数据易读性差的主要原因有:表格结构设计
不合理;数据保存不合理;残缺不全的表格数据结构。
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时间:2021 年 x 月 x 日
书山有路勤为径,学海无涯苦作舟
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汇总的便宜性是指不论多大的数量,汇总要简单方便容易。你
可以问自己:我设计的工作表内据汇总方便吗?大量表格数据之间的汇
总方便吗?如果不方便,或者做 起来非常吃力,Excel 很好用的工具也
用不上,那唯一的原因就是基础表格设计有问题,不要发牢骚说 Excel
太难了,总是学不会,尤其是函数太难掌握 了!
分析的灵活性,是指不论做何种分析,要讲究数据分析的灵活
多变。因为我们对数据进行分析的目的,是要针对企业的数据进行深度
挖掘,从不同方面找问题、找原 因、找对策,这就要求基础数据必须
能够精准反映企业的管理流程,制作的分析报告也必须具有灵活性,能
够在几分钟内通过转换分析角度而得到另外一份分析报 告。
外观的美观性。不论是基础表还是报告,都尽量要求把表格进
行美化。基础表的美化以容易管理数据标准,而报告的美化以分析结果
清楚为标准。特别强调的是,不 论是基础表还是报告,很多人喜欢把
数据区域加上边框,并保持工作表默认的网格线。其实,我们可以取消
网格线,而把数据区域设置为非常简练的线条表格,并把 单元格字体、
颜色、边框等进行合理的设置。
下面我们以人力资源管理中一个简单的员工信息表为例,来说明标准化
表格的设计方法和技巧。这个表格的基本要求如下:
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时间:2021 年 x 月 x 日
书山有路勤为径,学海无涯苦作舟
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·员工工号从“G0001”开始编号,中间不能断号,新入职员工依
次分配连续的工号
·员工姓名中不允许输入空格
·所属部门必须快速准确输入企业存在的部门,要名称统一
·学历必须快速规范输入
·婚姻状况要快速规范输入
·身份证号码必须是 18 位的文本,不允许重复
·出生日期、年龄、性别从身份证号码中自动提取
·入职时间必须是合法的日期
·本公司工龄自动计算得出
·为便于分析流动性,工作表要有离职时间和离职原因两列数据,
离职原因是固定的几种类型
·新员工输入后,该员工的工号、生日、年龄、工龄等等计算公式
自动往下复制
·表格自动美化
1、表格结构设计
根据人力资源中对员工信息管理和分析的需要,创建一个工作表,
命名为“员工信息”,数据列标题如下图。
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时间:2021 年 x 月 x 日
书山有路勤为径,学海无涯苦作舟
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2、工号的自动连续填充
在单元格 A2 输入公式“="G"&TEXT(ROW(A1),"0000")”,就得到能
够往下连续填充工号的计算公式。这里,ROW 函数是获取指定单元格的
行号(ROW(A1)的结果就是 1,ROW(A2)的结果就是 2,以此类推),TEXT
函数是把一个数字按照指定的格式转换为文本。那么这个公式的结果就
是 G0001。如果把该公式复制到单元格 A3,该公式就变成了
“="G"&TEXT(ROW(A2),"0000")”,结果就是 G0002。
3、规范姓名的输入,不允许在姓名文字中输入空格
选中单元格 B2,设置有效性,其有效性的自定义公式为
“=SUBSTITUTE(B2," ","")=B2”,如下图。这里,先使用 SUBSTITUTE
函数把输入的姓名中的所有空格替换掉,然后再跟输入的姓名进行比较,
如果两者相等,表明输入的姓名中没有空格,否则就是有空格,就不允
许输入到单元格。
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时间:2021 年 x 月 x 日
书山有路勤为径,学海无涯苦作舟
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4、规范快速输入部门名称
公司部门是确定的,在一定时期是不会变化的,因此可以使用数据
有效性来快速规范输入部门名称。假如企业的部门有:总经办、财务部、
人力资源部、贸易部、后勤部、技术部、生产部、销售部、信息部、质
检部、市场部,那么选择单元格 C2,设置数据有效性,即选择“序
列”,来源为“总经办,财务部,人力资源部,贸易部,后勤部,技术部,生
产部,销售部,信息部,质检部,市场部”,如下图。这样,就为单元格设
置了一个下拉列表,从下拉列表里快速选择输入某个部门名称。
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